Đề nghị Thanh toán

Kế toán

Người điều hành tạo Đề nghị Thanh toán đối với Quản lý (Giám đốc) nhằm đề nghị thanh toán cho Nhà cung cấp với dịch vụ điều hành

Dưới đây là các thao tác Cấu hình, Tạo phiếu, Duyệt phiếu, bạn cần làm theo từng bước để có tác vụ này.

1. Cấu hình Vai trò & Quyền hạn

Truy cập: Menu > Hệ thống > Vai trò & Quyền hạn , tại cột Tên, tìm tới Quyền hạn mà bạn muốn Phân quyền (hình dưới chọn Giám đốc/Toàn quyền)

(Hình: Truy cập chức năng phân quyền cho Vai trò & Quyền hạn)

Tìm đến 2 chức năng như hình dưới đây dưới đây

1. Báo cáo > Đề nghị Thanh toán, tại cột Xem tích chọn như hình dưới

2. Báo cáo tổng hợp > Kế toán > Đề nghị thanh toán tích chọn như hình dưới, với chức năng: Toàn quyền, Xem, Thêm, Sửa, Xóa, In, Xuất khẩu, Duyệt chi

(Hình tick chức năng phân quyền cho Vai trò Duyệt thanh toán)

2. Cấu hình người dùng

Truy cập: Menu >Hệ thống > Q.Lý người dùng, tại cuối mỗi người dùng click vào hình 3 chấm như hình dưới đây và chọn Sửa

(Hình: Truy cập vào 01 người dùng để cấu hình)

Chọn tab Vai trò & Phòng ban, chọn Vai trò ở MỤC 1 (chọn Giám đốc/Toàn quyền) mà bạn đã cấu hình chức năng Đề nghị Thanh toán, người dùng này sẽ có vai trò truy cập vào Phiếu Đề nghị Thanh toán để Duyệt

(Hình: Chọn Vai trò Giám đốc/Toàn quyền có chức năng Duyệt Thanh toán)

3. Lập phiếu Đề nghị thanh toán

Bước 1: Truy cập: Menu > Điều hành > Điều hành dịch vụ> Tab Chi phí ước tính (hình dưới)

Người điều hành, trong công ty Lữ hành thường có Vai trò lập phiếu Đề nghị Thanh toán đối với các khoản chi thanh toán dịch vu cho Nhà cung cấp.

Tại màn hình dưới chọn mũi tên bên trái trong khoan đỏ để tạo phiếu

(Hình: Tạo phiếu Đề nghị thanh toán với điều kiện dịch vụ được Xác thực)

Lưu ý:

Điều kiện để lập phiếu Đề nghị thanh toán là dịch vụ đã được Xác thực bởi nhà Cung cấp

Bước 2: Sau khi click mũi tên tạo phiếu chi, hệ thống POP Up hình dưới đây

(Hình ảnh: Thông tin trên một phiếu Đề nghị Thanh toán)

Bạn cần nhập các thông tin tại dấu khoanh đỏ có dấu (*) hình dưới đây

(Hình: thông tin chung trong Phiếu Đề Nghị Thanh toán)

Trong đó

Người nhận: Nhập tên người nhận, thường là tên nhà cung cấp mà bạn muốn Tạo phiếu Đề nghị thanh toán,
Loại thanh toán: Chọn Tạm ứng / Thanh toán hết / Khác
Thanh toán: Chuyển khoản / Tiền mặt / Thẻ Credit Card

(Hình: Ngày/Tháng/Năm đề nghị Thanh toán)

Trong đó:

Ngày hạch toán: Đây là ngày phát sinh các nghiệp vụ về kế toán
Ngày thanh toán: Ngày cần thanh toán đối với Nhà cung cấp, thông báo về thời gian cần thanh toán từ bộ phận Điều hành cho bộ phận Kế toán
Số chứng từ: tự động (không nên thay đổi mã này)
Tiền tệ: Đơn vị tiền tệ thanh toán. Nếu Đơn vị tiền tệ trùng với Đơn vị tiền tệ mặc định của hệ thống thì Tỷ giá bằng 1. Nếu không trùng với Đơn vị tiền tệ mặc định của hệ thống, nếu muốn thay đổi tỷ giá, nhấn để hệ thống tự động cập nhật tỷ giá.

(Hình: Nội dung thanh toán + tổng tiền lập phiếu đề nghị thanh toán)

Trong đó:

Nội dung hạch toán: Sẽ bao gồm nội dung, TK Nợ, TK Có, số tiền, đối tượng và mã hợp đồng.
Ghi chú: Để sale, điều hành, kế toán có thể ghi chú các thông tin liên quan đến khách hàng và tour sử dụng (Thông tin tài khoản, thông tin khách hàng và các thông tin khác...)

Ghi chú Chức năng

Có chức năng Tạo phiếu đề nghị thanh toán và tự động Lưu

Có chức năng tương tự nút Đề nghị thanh toán và bổ sung thêm chức năng In (Sử dụng khi cần trình ký hoặc lưu chứng từ)

Sau khi sử dụng 1 trong 2 chức năng trên, hệ thống sẽ tự động tạo 01 phiếu Đề nghị thanh toán tại phân hệ của Người (User) có vai trò Duyệt phiếu Đề nghị thanh toán

4. Duyệt Đề nghị thanh toán

Truy cập tại Menu: Báo cáo > Đề nghị Thanh toán

Người có vai trò Duyệt sẽ thấy phiếu Đề nghị Thanh toán như màn hình dưới đây