Nhập/Xuất dữ liệu từ Excel
Nội dung chính
Một trong những việc cần làm đầu tiên khi sử dụng phần mềm đó là thiết lập và số hóa dữ liệu ban đầu bao gồm: Thông tin nhà cung cấp, hệ thống dịch vụ, hệ thống khách hàng......
Đối với các doanh nghiệp mới bắt đầu, dữ liệu chưa nhiều thì có thể nhập trực tiếp trên phần mềm trong từng mục. Nhưng đối với các doanh nghiệp lớn, lâu năm đã có quá nhiều thông tin, dữ liệu thì việc thiết lập từng danh mục như trên sẽ mất rất nhiều thời gian. Hiểu được vấn đề này, TravelMaster tạo tính năng Import dữ liệu từ file excel. Bạn có thể thiết lập sẵn dữ liệu từ Excel mẫu mà TravelMaster cung cấp, sau đó import vào phần mềm tại từng vùng tương ứng.
Tại bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn thao tác và hầu hết các ghi chú về dữ liệu khi sử dụng file mẫu.
Bạn cần tham khảo và đọc kỹ để tránh gặp khó khăn trong quá trình import dữ liệu khi triển khai.
Thông tin thêm
Để nhập thành công dữ liệu trên file mẫu cần phải ở định dạng TEXT trước khi tải lên hệ thống.
Nhập danh sách Nhà cung cấp từ file Excel
Truy cập: Menu > Nhà cung cấp
Tại màn hình nhà cung cấp, cần chọn 01 loại nhà cung cấp mà bạn muốn import dữ liệu (hình dưới)
Hình: Chọn một loại nhà cung cấp cần import dữ liệu
Bước 1: Tại Nhà cung cấp Loại cần thêm. Click vào góc phải màn hình chọn Import
Bước 2: Click tải file mẫu từ hệ thống
Bước 3: Nhập dữ liệu cần nhập theo file mẫu đã tải về. Một số dữ liệu cần thiết bao gồm:
- Tên đệm
- Số điện thoại
- Quốc gia
- Thành phố
Lưu ý:
Một số dữ liệu ở dạng chọn lọc cần lấy từ danh sách, không nhập dữ liệu khác vì không tồn tại trên hệ thống dẫn đến lỗi import (toàn bộ file hoặc dòng dữ liệu)
Bước 4: Click vào Select File to Upload để hiển thị hộp thoại của trình duyệt. Tìm và chọn tệp Danh sách thông tin nhà cung cấp đã nhập.
* Cho phép ghi đè dữ liệu hiện có: Nếu bạn đánh dấu vào ô này, hệ thống sẽ ghi đè lên dữ liệu trùng lặp giữa hệ thống và file bạn đang nhập. Dữ liệu không trùng lặp tiếp tục được tải lên dưới dạng bản ghi mới. Điều này cần lưu ý để chắc chắn trước khi sử dụng.
Bước 5: Click để hoàn tất.
Update 01/2024
Một số lưu ý về định dạng file dữ liệu
Để nhập thành công dữ liệu trên file mẫu cần phải ở định dạng TEXT trước khi tải lên hệ thống.
Nhập danh sách khách hàng
Truy cập: Menu > Khách hàng
Bước 1: tại góc phải trên, nhấn vào 
và chọn Import
Bước 2: Click tải file mẫu từ hệ thống
Bước 3: Nhập dữ liệu cần nhập theo file mẫu đã tải về. Một số dữ liệu cần thiết bao gồm:
- Tên đệm
- Số điện thoại
- Quốc gia
- Thành phố
Lưu ý: Một số dữ liệu ở dạng chọn lọc cần lấy từ danh sách, không nhập dữ liệu khác vì không tồn tại trên hệ thống dẫn đến lỗi import (toàn bộ file hoặc dòng dữ liệu)
Bước 4: Click vào Select File to Upload để hiển thị hộp thoại của trình duyệt. Tìm và chọn tệp Danh sách thông tin nhà cung cấp đã nhập.
* Cho phép ghi đè dữ liệu hiện có: Nếu bạn đánh dấu vào ô này, hệ thống sẽ ghi đè lên dữ liệu trùng lặp giữa hệ thống và file bạn đang nhập. Dữ liệu không trùng lặp tiếp tục được tải lên dưới dạng bản ghi mới. Điều này cần lưu ý để chắc chắn trước khi sử dụng.
Bước 5: Click để hoàn tất.
Cập nhật: 01/2024
Nhập Bảng Giá Dịch Vụ từ file Excle:
Đối với mỗi loại nhà cung cấp đều có cấu trúc file mẫu Import - Export khác nhau, bạn cần truy cập đúng tab Dịch vụ/ Sản phẩm/ Giá phòng để có mẫu chính xác theo nhà cung cấp đó
Menu > Nhà cung cấp > Chọn 01 nhà cung cấp để Import - Export bảng giá dịch vụ
Bước 1: Chọn Tab Giá Phòng rồi nhấn vào nút 
Bước 2: Click tải file mẫu từ hệ thống
Bước 3: Nhập dữ liệu vào file và quay lại giao diện ở Bước 2, nhấn Choose file.... để chọn file đã nhập
Bước 4: Click để hoàn tất.
Lưu ý định dạng dữ liệu:
- Với thao tác Import bắt buộc phải tải file mẫu từ phần mềm về để sử dụng.
- File mẫu tải về sau khi nhập cần lưu dưới dạng: .xls hoặc .xlsx
- Tên file phải viết liền, không dấu và không có ký tự đặc biệt như: -, . / ....
- Dữ liệu ngày ở định dạng dd/mm/yyyy cần nhập là 02/01/2017 thay vì 02/01/2017
- Dữ liệu email, bạn cần nhập chính xác là user@domain.com
- Dữ liệu giá cần nhập theo dạng 5000000 VNĐ
Cập nhật: 01/2024
