Nhập/Xuất dữ liệu

Một trong những việc cần làm đầu tiên khi sử dụng phần mềm đó là thiết lập và số hóa dữ liệu ban đầu bao gồm: Thông tin nhà cung cấp, hệ thống dịch vụ, hệ thống khách hàng......

Đối với các doanh nghiệp mới bắt đầu, dữ liệu chưa nhiều thì có thể nhập trực tiếp trên phần mềm trong từng mục. Nhưng đối với các doanh nghiệp lớn, lâu năm đã có quá nhiều thông tin, dữ liệu thì việc thiết lập từng danh mục như trên sẽ mất rất nhiều thời gian. Hiểu được vấn đề này, TravelMaster tạo tính năng Import dữ liệu từ file excel. Bạn có thể thiết lập sẵn dữ liệu từ Excel mẫu mà TravelMaster cung cấp, sau đó import vào phần mềm tại từng vùng tương ứng.

Tại bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn thao tác và hầu hết các ghi chú về dữ liệu khi sử dụng file mẫu.

Bạn cần tham khảo và đọc kỹ để tránh gặp khó khăn trong quá trình import dữ liệu khi triển khai.

I. Nhập danh sách Nhà cung cấp

Thao tác import danh sách NCC danh mục Nhà cung cấp, loại hình khách sạn.

Bạn truy cập vùng dữ liệu: Menu > Nhà cung cấp

Bước 1: Tại Loại nhà cung cấp cần thêm. Nhấn biểu tượng Setting tại góc phải màn hình và chọn Import

Bước 2: Tại giao diện mở ra, Click để tải file mẫu từ hệ thống

Bước 3: Nhập dữ liệu cần import theo file mẫu vừa tải. Một số dữ liệu bắt buộc bao gồm:

  • Tên nhà cung cấp
  • Email
  • Số điện thoại
  • Quốc gia
  • Thành phố

Lưu ý: Một số dữ liệu dưới dạng chọn cần phải lấy từ danh sách, không nhập dữ liệu khác do chưa tồn tại trên hệ thống dẫn đến Import lỗi (toàn bộ file hoặc dòng dữ liệu)

Bước 4: Click vào Chọn tệp... để hiển thị hộp thoại của trình duyệt. Tìm và chọn tới file Danh sách Thông tin Nhà Cung Cấp vừa nhập liệu.

* Cho phép ghi đè lên các dữ liệu đã tồn tại: Nếu bạn chọn tích tại đây, hệ thống sẽ thực hiện ghi đè các dữ liệu trùng lặp giữa hệ thống và file bạn đang nhập. Các dữ liệu không trùng lặp tiếp tục được tải lên như 1 bản ghi mới. Việc này cần lưu ý để chắc chắn trước khi sử dụng.

Bước 5: Nhấn để hoàn tất việc nhập 01 danh sách NCC

II. Nhập Bảng giá dịch vụ:

- Bước 1: Chọn Tab Giá phòng, sau đó click vào nút Import

- Bước 2: Nhấn để tải file mẫu.

- Bước 3: Nhập dữ liệu vào file và quay lại giao diện tại Bước 2 nhấn Chọn tệp.... để chọn tới file vừa nhập

- Bước 4: Nhấn để hoàn thành thao tác tải file lên

Lưu ý định dạng dữ liệu

  • Với thao tác Import bắt buộc phải tải file mẫu từ phần mềm để sử dụng.
  • File mẫu tải về sau nhập liệu cần lưu dưới dạng: .xls hoặc .xlsx
  • Tên file cần viết liền, không dấu và không bao gồm các ký tự đặc biệt như: -, . / ....
  • Dữ liệu ngày tháng dạng dd/mm/yyyy cần nhập là 01/02/2017 thay vì nhập là 1/2/2017
  • Dữ liệu dạng email, bạn cần nhập chính xác là user@domain.com
  • Dữ liệu giá tiền cần nhập liền dạng 5000000

III. Các thao tác chuyển đổi định dạng

Để Import thành công dữ liệu trên file mẫu cần ở định dạng TEXT trước khi đưa lên hệ thống. Sau đây, VietISO hướng dẫn bạn thao tác chuyển đổi định dạng trên file Excel

a. Click chuột vào hình tam giác góc trái giữa Cột A, Dòng 1, để bôi đen toàn màn hình

b. Chuột phải lên màn hình, chọn chức năng Format Cell như hình dưới đây

c. Tại tab Number, vui lòng chọn Text (1) và nhấn OK (2) như hình dưới đây

Chúc bạn thành công!

Update 06/2021