Hướng dẫn viên
Lưu ý:
- Định dạng dữ liệu & những lưu ý khi nhập dữ liệu và tải lên hệ thống, xem tại đây
- Nếu nhập trùng: Tên nhà cung cấp, Tên viết tắt, Mã Số Thuế (Hoặc Giấy phép kinh doanh) đã có sẵn trong hệ thống thì sau khi Upload file Import thì hệ thống không thể Import được (ngoại trừ trường hợp tick ô Cho phép ghi đè lên các supplier đã tồn tại)
- Để Import danh sách dịch vụ chi tiết trong 1 nhà cung cấp, xem chi tiết tại đây
để thêm mới 01 nhà cung cấp Khách sạn, nhập dữ liệu theo yêu cầu * là tối thiểu. Sau đó nhấn nút 
để lưu các thông tin cơ bản của 01 nhà cung cấp HDV
1. Tab Thông tin
Trong đó:
+ Mã: để phân biệt với các nhà cung cấp khác, mã này được tự động tạo khi thêm mới, có thể thay đổi cho phù hợp. Mã NCC không được trùng nhau
+ Tình trạng: Tình trạng của NCC trong mối liên hệ với doanh nghiệp
+ Tên: Tên của NCC
+ Địa chỉ: Địa chỉ của NCC, bao gồm 3 trường Quốc gia - Thành phố - Địa chỉ
+ Email: Email liên hệ của NCC (Khi Điều hành viên đặt dịch vụ với NCC, hệ thống sẽ tự động sử dụng email này)
+ Số điện thoại/Fax/Hotline: Điện thoại liên hệ
+ Website: Website của NCC
+ Dịch vụ cung cấp: Các loại dịch vụ mà NCC này cung cấp ngoài dịch vụ HDV (Vé thắng cảnh, nhà hàng, cruise,..)
+ Mô tả khách sạn: Mô tả, giới thiệu chung về NCC
+ File: Đính kèm file liên quan đến NCC như hợp đồng, giấy phép kinh doanh,...
Lưu ý:
New: Nhà cung cấp mới hợp tác với doanh nghiệp
Active: Nhà cung cấp đã hợp tác với doanh nghiệp 1 khoảng thời gian nhất định
Failed: Ngừng hợp tác
Urgent: Nhà cung cấp được ưu tiên, thân thiết
Closed: Nhà cung cấp đã ngừng hoạt động
+ COD Before: Thanh toán NCC trước ngày sử dụng dịch vụ
+ COD After: Thanh toán NCC sau ngày sử dụng dịch vụ
Trong đó:
+ Phút, giờ: Thời gian gửi thông báo nhắc thanh toán đến email kế toán và email admin
+ Ngày trong tháng, Tháng, Ngày trong tuần, Command, Loại: để mặc định theo hệ thống
+ Ngày thông báo công nợ nhà cung cấp: Số ngày thông báo gửi về email trước ngày hạn thanh toán COD
+ Hoạt động: Bật/ Tắt chức năng gửi email thông báo
Ví dụ:
Ngày sử dụng dịch vụ là ngày 24/08/2022.
COD Before: 3 ngày > Ngày thanh toán là 21/08/2022.
Ngày thông báo công nợ NCC: trước 7 ngày > Hệ thống sẽ gửi email nhắc nhở thanh toán công nợ NCC vào ngày 14 - 20/08/2022
Hệ thống sẽ gửi email nhắc nhở tới hòm thư của Kế toán trong khoảng thời gian đã setup cho đến khi Kế toán hoàn tất thanh toán cho NCC này.
2. Tab Liên hệ: Quản lý Danh sách Hướng dẫn viên
tại góc trái màn hình Nhà cung cấp HDV bạn đang mở.
Trong đó:
+ Mã: Mã hướng dẫn viên
+ Họ và tên đệm - Tên: Tên Hướng dẫn viên
+ Ngày sinh
+ Giới tính
+ Số Mobile
+ Số thẻ HDV
+ Kinh nghiệm: số năm kinh nghiệm
+ Nói các ngôn ngữ: Những ngôn ngữ mà hướng dẫn viên này có thể sử dụng. Phần mềm sẽ sử dụng trường này để hiển thị tên Hướng dẫn viên phù hợp với ngôn ngữ yêu cầu trong tour
+ Ngôn ngữ chính: Ngôn ngữ chuyên nhất của Hướng dẫn viên. Phần mềm sẽ sử dụng trường này để hiển thị tên Hướng dẫn viên phù hợp với ngôn ngữ yêu cầu trong tour
Cách 2: Import danh sách Hướng dẫn viên . Nhấn nút 
để để hiển thị popup như dưới đây
Bước 1: Nhấn 
để tải file mẫu Excel về máy. Điều thông tin yêu cầu, sau đó Lưu file
Bước 2: Quay trở lại phần mềm. Nhấn Chọn tệp và lựa chọn file Excel vừa điền thông tin. Nhấn 
để hoàn tất thao tác.
Lưu ý:
Khi tick nút Giữ lại dữ liệu cũ, hệ thống sẽ bổ sung dữ liệu mới vào danh sách đã có trên phần mềm. Khi tick nút Cho phép ghi đè và xóa toàn bộ dữ liệu cũ, hệ thống sẽ xóa toàn bộ danh sách HDV hiện tại và ghi đè danh sách mới.
Một số lưu ý khi nhập dữ liệu vào file Excel, xem tại đây
3. Tab Dịch vụ cung cấp
Quản lý danh sách các dịch vụ Hướng dẫn viên theo Ngôn ngữ, gói dịch vụ,...
Hình ảnh: Danh sách dịch vụ Hướng dẫn viên
- Nhấn để thêm mới dịch vụ, các thông tin cần nhập bao gồm:
+ Mã: Mã dịch vụ. Mỗi dịch vụ sẽ sở hữu một mã riêng biệt và không được trùng mã với các dịch vụ khác
+ Tên dịch vụ: Tên dịch vụ hướng dẫn viên
+ Ngôn ngữ: Ngôn ngữ sử dụng cho dịch vụ đang thao tác. Để thêm/sửa/xóa các tùy chọn ngôn ngữ, truy cập: Menu > Danh mục > Hướng dẫn viên > Ngôn ngữ
+ Thời gian áp dụng: Thời gian áp dụng bảng giá của nhà cung cấp theo hợp đồng đã ký kết
+ Đơn vị tiền tệ: Lựa chọn đơn vị tiền tệ của dịch vụ
+ Giá Nett: Giá mà Nhà cung cấp đồng ý cung cấp dịch vụ (giá mua dịch vụ)
+ Giá bán: Giá bán dịch vụ, áp dụng cho khách du lịch
+ Ghi chú
+ Thuế VAT 10%: Nếu giá Nett đã bao gồm VAT, hãy tick vào ô này
- Nhấn 
để sửa dịch vụ trong danh sách. Sau khi sửa, nhấn 
để hoàn tất.
- Nhấn 
để xóa dịch vụ khỏi danh sách
để xem lại dịch vụ Lưu ý:
+ Biểu tượng
sẽ xuất hiện với ngôn ngữ nào đã hết hạn khoảng thời gian áp dụng ở cột STT. Giá Nett sẽ được sử dụng để Chiết tính tour Sản phẩm
+ Giá dich vụ có thể lựa chọn nhiều đơn vị tiền tệ khác nhau trong danh sách
+ Để xem lịch sử cập nhật giá dịch vụ nhằm mục đích nắm bắt giá tăng hay giảm sau mỗi lần thay đổi, click 
, hệ thống sẽ hiển thị Lịch sử thay đổi giá.
Hình ảnh: Xem lịch sử cập nhật giá dịch vụ
4. Tab Booking
Thống kê các Tour sử dụng dịch vụ của Nhà cung cấp
Trong đó:
+ Số 
hiển thị tổng số lượng booking/tour sử dụng dịch vụ của Nhà cung cấp
+ Lựa chọn khoảng thời gian từ... đến... rồi nhấn 
để tìm kiếm các booking/tour trong khoảng thời gian đã lọc
+ Nhấn 
để in danh sách booking/tour trong khoảng thời gian đã lọc
+ Nhấn 
để tải file danh sách tour/booking trong khoảng thời gian đã lọc (Định dạng file: Excel)
+ Nhấn tại mỗi dịch vụ để xem thông tin chi tiết của dịch vụ đó
5. Tab Quotes
- Ký hiệu 
là số lượng Báo giá đã tạo cho Nhà cung cấp
- Nhấn để thêm mới Báo giá
- Nhấn tại Báo giá muốn sửa sau đó thay đổi các thông tin cần thiết.
6. Tab Tài khoản ngân hàng
- Nhấn để thêm mới Tài khoản ngân hàng. Các thông tin cần nhập bao gồm:
+ Số tài khoản: Số tài khoản ngân hàng
+ Tên tài khoản: Tên tài khoản ngân hàng
+ Tên ngân hàng: Tên ngân hàng đăng ký mở tài khoản
+ Mở tại chi nhánh: Chi nhánh mở ngân hàng
+ Swift code: mã riêng của từng ngân hàng được sử dụng trong các giao dịch liên ngân hàng trên toàn cầu.Thông thường, mã Swift Code cần được cung cấp khi thực hiện giao dịch nước ngoài.
Lưu ý: Các trường thông tin khi thêm mới tài khoản là bắt buộc cần điền, không thể bỏ trống nếu không không thể thêm mới tài khoản.
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin nhấn để lưu thông tin vừa nhập.
- Nhấn tại Tài khoản ngân hàng muốn sửa sau đó thay đổi các thông tin cần thiết.
- Nhấn tại Tài khoản ngân hàng muốn xóa để xóa Tài khoản ngân hàng trong danh sách.
7. Tab Hợp đồng
để thêm mới Hợp đồng. Điền các thông tin cần thiết về Hợp đồng, đính kèm file nếu cần, sau đó nhấn để hoàn tất. Trường dữ liệu nào không cần thiết có thể bỏ qua.
- Nhấn tại Hợp đồng muốn thay đổi thông tin.
- Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất
- Nhấn tại Hợp đồng muốn xóa để xóa Hợp đồng
- Nhấn để xem Hợp đồng
8. Tab Công việc
- Nhấn để thêm mới công việc. Thông tin nhập bao gồm:
+ Tên công việc: Tiêu đề công việc cần giao
+ Thời gian dự kiến: Thời gian đề xuất thực hiện công việc, deadline công việc
+ Thực hiện bởi: Lựa chọn người nhận việc, hệ thống sẽ hiển thị danh sách tất cả tài khoản người dùng trong hệ thống. Có thể lựa chọn nhiều người cùng lúc. Khi nhấn Lưu công việc, người nhận việc sẽ được thông báo qua Email
+ Nhiệm vụ: Phân loại công việc
+ Mức ưu tiên: Mức độ quan trọng của công việc để người nhận việc có thể sắp xếp thời gian hoàn thành công việc hợp lý
+ Diễn giải/đã ghi chú: Nội dung chi tiết của công việc, những lưu ý hoặc nhắn nhủ của Người giao việc đối với Người nhận việc
+ Đính kèm: Đính kèm file liên quan đến công việc được giao. Sau khi nhập xong các thông tin nhấn để hoàn tất.
- Nhấn tại Công việc muốn thay đổi thông tin. Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất.
- Nhấn tại Công việc muốn xóa để xóa Công việc.
- Nhấn để xem Công việc.
9. Tab Lịch hẹn
- Nhấn để thêm mới lịch hẹn, các thông tin cần nhập bao gồm:
+ Nội dung: Nội dung cuộc hẹn. Đây là trường bắt buộc cần điền.
+ Địa điểm: Địa điểm làm việc, trao đổi công việc
+ Loại công việc: Phân loại công việc.
+ Ngày bắt đầu - Ngày kết thúc: Ngày diễn ra cuộc hẹn
+ Diễn giải: Diễn giải nội dung, phác thảo qua nội dung, mục đích cuộc hẹn
- Nhấn tại Lịch hẹn muốn thay đổi thông tin. Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất
- Nhấn tại Lịch hẹn muốn xóa để xóa Lịch hẹn
- Nhấn để xem Lịch hẹn
10. Ta Email
- Nút sẽ xóa email đã đặt với Nhà cung cấp, do đó không nên thao tác nút này nếu bạn không thực sự hiểu
- Nhấn để xem nội dung email đã đặt dịch vụ với Nhà cung cấp. Để gửi lại email cho Nhà cung cấp, nhấn 
11. Tab Quản lý trả trước (Credit)
- Nhấn 
để nạp thêm các khoản tiền trả trước cho Nhà cung cấp. Trong đó:
+ Diễn giải: Diễn giải lý do nạp tiền
+ Số tiền: Số tiền nap bổ sung
+ Đơn vị tiền tệ: Lựa chọn đơn vị tiền tệ phù hợp.
- Nhấn để Sửa khoản tiền đã nạp bổ sung.
- Nhấn để Xóa khoản tiền đã nạp bổ sung.
Lưu ý:
Những khoản tiền trong dấu ngoặc đơn () là những khoản đã được sử dụng, khi đó hệ thống sẽ trừ đi trên tổng số tiền đã nạp và hiển thị tại mục Còn lại. Nếu mục Còn lại hiển thị số tiền trong ngoặc đơn đồng nghĩa với việc số tiền nạp vào đang bị âm và doanh nghiệp cần nạp thêm để có thể sử dụng tiếp cho các khoản chi dịch vụ tiếp theo cho Nhà cung cấp.
B1: Menu > Hệ thống > Cấu hình chung > Cấu hình nhà cung cấp
B2: Tại mục NCC Hướng dẫn viên, bạn cần lựa chọn công ty của bạn như hình dưới đây:
