Khách sạn

Cách 1: Import

Tải file excel mẫu phía bên góc phải màn hình

Nhập liệu theo yêu cầu dữ liệu tối thiểu dưới đây:

Lưu ý:

Định dạng dữ liệu & những lưu ý khi nhập dữ liệu và tải lên hệ thống, xem tại đây

Nếu nhập trùng: Tên nhà cung cấp (Supplier Name), Tên viết tắt (Short Supplier name), Tên quốc gia (country name), Tên tỉnh/Thành phố (city) Địa chỉ (Address), Hạng Sao (Star), Email, Điện thoại (phone) đã có sẵn trong hệ thống thì sau khi Upload file Import hệ thống không thể được Import (ngoại trừ trường hợp tick ô Cho phép ghi đè lên các supplier đã tồn tại)

Cách 2: Thêm mới

Thêm trực tiếp trên phần mềm 01 nhà cung cấp khách sạn

Bước 1: Nhấn nút để thêm mới 01 nhà cung cấp Khách sạn, nhập dữ liệu theo yêu cầu * là tối thiểu. Sau đó nhấn nút để lưu các thông tin cơ bản của 01 khách sạn

Hình ảnh: nhập thông tin cơ bản cho 01 khách sạn

Bước 2: Tại danh sách nhà cung cấp Khách sạn, click vào tên NCC Khách sạn hoặc bấm chuột trái vào thanh điều hướng rồi chọn Sửa để tiếp tục bổ sung dữ liệu theo các Tab hình dưới đây:

Các trường dữ liệu trong Tab Thông tin của 1 nhà cung cấp Khách sạn

Trong đó:

• Mã: để phân biệt với các nhà cung cấp khác, mã này được tự động tạo khi thêm mới, có thể thay đổi cho phù hợp. Mã NCC không được trùng nhau

• Tình trạng: Tình trạng của khách sạn trong mối liên hệ với doanh nghiệp

• Tên khách sạn: Tên của khách sạn

• Dòng khách sạn: Lựa chọn dòng khách sạn (boutique, bungalow, cottage,..)

• Số sao: Cấp hạng sao của khách sạn (có thể thay đổi số sao khách sạn tại Menu > Danh mục > Dịch vụ > Khách sạn > Hạng khách sạn)

• ClassHotel: Hạng khách sạn (có thể thay đổi các hạng khách sạn tại Menu > Danh mục > Dịch vụ > Khách sạn > Loại khách sạn)

• Địa chỉ: Địa chỉ của khách sạn, bao gồm 3 trường Quốc gia - Thành phố - Địa chỉ

• Email: Email liên hệ của khách sạn (Khi Điều hành viên đặt dịch vụ với NCC, hệ thống sẽ tự động sử dụng email này)

• Số điện thoại/Fax/Hotline: Điện thoại liên hệ

• Website: Website của khách sạn

• Dịch vụ cung cấp: Các loại dịch vụ mà NCC này cung cấp ngoài dịch vụ khách sạn (Vé thắng cảnh, nhà hàng, cruise,..)

• Mô tả khách sạn: Mô tả, giới thiệu chung về khách sạn

• File: Đính kèm file liên quan đến khách sạn như hợp đồng, giấy phép kinh doanh,...

a) Tình trạng Nhà cung cấp có 5 tình trạng, các tình trạng này thể hiện bằng ô vuông màu ở trước tên nhà cung cấp:

New: Nhà cung cấp mới hợp tác với doanh nghiệp

Active: Nhà cung cấp đã hợp tác với doanh nghiệp 1 khoảng thời gian nhất định

Failed: Ngừng hợp tác

Urgent: Nhà cung cấp được ưu tiên, thân thiết

Closed: Nhà cung cấp đã ngừng hoạt động

Nếu nhập trùng 1 trong 4 trường: Tên nhà cung cấp, Tên viết tắt, Giấy phép KD (Hoặc Mã số thuế) với các Nhà cung cấp khác trong hệ thống thì hệ thống sẽ cảnh báo "Lỗi trùng lặp dữ liệu" như ảnh dưới đây. Hệ thống cho phép bạn lựa chọn Tiếp tục lưu hoặc Cancel

Hình ảnh: Cảnh báo khi nhập trùng dữ liệu với Nhà cung cấp khác trong hệ thống

b) COD: Là chức năng cài đặt lịch thanh toán giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp căn cứ theo ngày sử dụng dịch vụ

- COD After: Thanh toán NCC sau ngày sử dụng dịch vụ

Thời gian email gửi thông báo nhắc thanh toán sẽ căn cứ vào thời gian COD được cài đặt ở đây và thời gian bắt đầu nhắc thanh toán được cài đặt ở Cronjobs (Công việc định kỳ)

Ví dụ về phương thức hoạt động:

• Ngày sử dụng dịch vụ là ngày 24/08/2022.
• COD Before: 3 ngày => Ngày thanh toán là 21/08/2022.
• Ngày thông báo công nợ NCC: trước 7 ngày => Hệ thống sẽ gửi email nhắc nhở thanh toán công nợ NCC từ ngày 14 - 20/08/2022.
• Hệ thống sẽ gửi email nhắc nhở tới hòm thư của Kế toán trong khoảng thời gian đã setup cho đến khi Kế toán hoàn tất thanh toán cho NCC này

c) Ngày cuối tuần: Là chức năng cài đặt ngày cuối tuần theo chính sách của từng nhà cung cấp Khách sạn khác nhau quy định và phục vụ cho việc tính giá phòng Khách sạn dễ dàng hơn.

Khi chiết tính giá tour hệ thống vẫn mặc định sử dụng giá ngày thường vì lúc này chưa biết thời gian khách sẽ đi. Khi chuyển sang booking và báo giá ( đã biết CHÍNH XÁC thời gian khách sẽ đi) hệ thống vẫn mặc định hiện giá ngày thường để tránh sai sót trong trường hợp khách đặt khách sạn vào cả ngày thường lẫn ngày cuối tuần; lúc này người sale cần nhập lại giá ngày cuối tuần theo đúng giá theo giá của khách sạn dựa vào dữ liệu NCC khách sạn đã thêm vào trước đó. Để xem lại giá khách sạn, chọn để xem lại bảng giá.

Quản lý danh sách các liên hệ của NCC vừa tạo như thông tin Giám đốc, Sales, Kế toán,...

- Nhấn để thêm mới liên hệ, sau đó điền các thông tin cần thiết

- Nhấn tại liên hệ muốn thay đổi thông tin. Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất.

- Nhấn tại liên hệ muốn xóa để xóa liên hệ

- Nhấn để xem liên hệ

Hình ảnh: Thêm mới/Sửa 1 liên hệ

Các loại phòng cũng như số lượng phòng mà khách sạn cung cấp

Hình ảnh: Tên các phòng, Số lượng phòng của từng loại phòng, Số người tối đa/phòng

Nhấn để thao tác Thêm thông tin về Loại phòng. Hệ thống mở giao diện Popup cho phép điền dữ liệu theo mẫu:

Trong đó:

• Tên phòng: Chọn tên loại phòng mà bạn đã thêm ở Menu Danh mục > Dịch vụ > Khách sạn > Kiểu phòng

• Số lượng phòng: Số lượng phòng/ loại phòng trong toàn khách sạn

• Số người/phòng: Số người tối đa có thể ở được / phòng / loại phòng đó. (Hệ thống luôn mặc định 02/phòng)

• FOC (Free Of Charge): là chính sách miễn phí dịch vụ khi khách đặt phòng đáp ứng số lượng phòng cụ thể đã đề ra trước đó. Ví dụ: Hạng phòng Deluxe: 10 Phòng + 01 FOC nghĩa là khi khách đặt 10 phòng loại Deluxe được cộng 01 phòng miễn phí.

• Kích thước phòng, Ghi chú (Nếu có), Tiện ích phòng: Tích chọn các dịch vụ tiện ích phòng theo dữ liệu đã thêm tại: Danh mục

Giá của từng hạng phòng có trong khách sạn.

Hình ảnh: Bảng giá phòng dịch vụ khách sạn

Hệ thống quản lý các dữ liệu chi tiết của mỗi hạng phòng gồm:

• Loại phòng/tên phòng

• Kiểu phòng. Ví dụ Single / Double / Twin

• Thời gian áp dụng (từ ngày... đến ngày...): Thời gian áp dụng giá theo hợp đồng đã thống nhất / ký hợp đồng với NCC.

• Giá Nett: FIT, GIT, ROH, Extra Bed và Giá Sale: FIT, GIT, ROH, Extra Bed. Có 2 cột "Giá ngày thường" và "Giá cuối tuần".

Trong đó:

• Giá Net là giá ký kết giữa Doanh nghiệp Lữ hành và Nhà cung cấp.

• Giá bán là giá doanh nghiệp lữ hành cung cấp cho khách hàng.

• Hệ thống sử dụng giá Nett FIT và Extra Bed (nếu có) trong chiết tính tour sản phẩm, các loại giá GIT và ROH chỉ mang tính chất tham khảo nên có thể nhập hoặc không.

• Tiền tệ áp dụng: Có thể lựa chọn nhiều đơn vị tiền tệ khác nhau trong danh sách.

Cách 1: Thêm mới giá phòng bằng file Import

Tải file excel mẫu dịch vụ phòng khách sạn

- Nhấn sẽ hiển thị ra bảng pop-up như ảnh dưới đây:

Hình ảnh: Cập nhật dữ liệu phòng khách sạn bằng cách tải file lên hệ thống

Bước 1: Nhấn để tải file mẫu về

Bước 2: Nhập dữ liệu vào file sau đó upload ngược lại lên hệ thống

Bước 3: Nhấn để hoàn thành thao tác tải file lên

Lưu ý:

• Nút tick Important: Ghi đè toàn bộ dữ liệu phòng cũ có chức năng ghi đè lên dữ liệu đã tồn tại trong hệ thống tại NCC tương ứng. Hệ thống sẽ check theo mã dịch vụ để ghi đè.

• Khi nhập dữ liệu vào file Excel cần chú ý, xem tại đây

Ví dụ: Dịch vụ A có mã dịch vụ là 123 thì hệ thống sẽ check đúng mã dịch vụ 123 để ghi đè dữ liệu lên dịch vụ A đó. Tất cả dịch vụ còn lại sẽ không bị ảnh hưởng gì.

Cách 2: Thêm mới trực tiếp trên TravelMaster

Nhấn để thêm mới giá phòng cho từng loại phòng

Hình ảnh: Thêm mới giá phòng khách sạn

Nhập các thông tin yêu cầu trong bảng, sau đó nhấn để hoàn tất thao tác

Lưu ý:

• Những trường dấu * là những trường bắt buộc, không thể bỏ trống nếu không không thể lưu được thông tin.
• Để xem lịch sử cập nhật giá dịch vụ nhằm mục đích nắm bắt giá tăng hay giảm sau mỗi lần thay đổi, click , hệ thống sẽ hiển thị Lịch sử thay đổi giá.
• Để tùy chỉnh xem danh sách giá phòng (Đối với từng user), chọn sau đó bỏ tick những trường muốn ẩn.

Những dịch vụ khác ngoài dịch vụ phòng Khách sạn (xe ô tô, nhà hàng, vé thắng cảnh...) mà Nhà cung cấp đó cung cấp

Để bổ sung thêm các loại dịch vụ ngoài Khách sạn cho nhà cung cấp Khách sạn, nhấn , sau đó click chọn dịch vụ mong muốn và bấm để lưu lại dịch vụ đã chọn.

Hình ảnh: Tab Booking trong chi tiết Nhà cung cấp Khách sạn

• Số hiển thị tổng số lượng booking/tour sử dụng dịch vụ của Nhà cung cấp

• Lựa chọn khoảng thời gian từ... đến... rồi nhấn để tìm kiếm các booking/tour trong khoảng thời gian đã lọc

• Nhấn để in danh sách booking/tour trong khoảng thời gian đã lọc

• Nhấn để tải file danh sách tour/booking trong khoảng thời gian đã lọc (Định dạng file: Excel)

• Nhấn tại mỗi dịch vụ để xem thông tin chi tiết của dịch vụ đó

Thống kê các Báo giá có liên quan đến nhà cung cấp đó trong trường hợp Nhà cung cấp đó đóng vai trò là khách hàng muốn mua tour bên mình, tab hiển thị số lượng báo giá cho Nhà cung cấp về tour theo yêu cầu.

Hình ảnh: Tab Quotes trong chi tiết Nhà cung cấp Khách sạn

• Ký hiệu là số lượng Báo giá đã tạo cho Nhà cung cấp

• Nhấn để thêm mới Báo giá

• Nhấn tại Báo giá muốn sửa sau đó thay đổi các thông tin cần thiết.

Thống kê các Tài khoản ngân hàng mà Nhà cung cấp Khách sạn sử dụng để thực hiện giao dịch.

Hình ảnh: Thêm mới Tài khoản ngân hàng

• Sau khi nhập đầy đủ thông tin nhấn để lưu thông tin vừa nhập.

• Nhấn tại Tài khoản ngân hàng muốn sửa sau đó thay đổi các thông tin cần thiết.

• Nhấn tại Tài khoản ngân hàng muốn xóa để xóa Tài khoản ngân hàng trong danh sách.

Quản lý danh sách các Hợp đồng đã ký kết giữa doanh nghiệp và Nhà cung cấp Khách sạn

Hình ảnh: Tab Hợp đồng trong chi tiết Nhà cung cấp Khách sạn

Nhấn để thêm mới Hợp đồng. Điền các thông tin cần thiết về Hợp đồng, đính kèm file nếu cần, sau đó nhấn để hoàn tất. Trường dữ liệu nào không cần thiết có thể bỏ qua.

Hình ảnh: Thêm mới Hợp đồng

• Nhấn tại Hợp đồng muốn thay đổi thông tin.

• Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất

• Nhấn tại Hợp đồng muốn xóa để xóa Hợp đồng

• Nhấn để xem Hợp đồng

Quản lý danh sách các công việc giao nội bộ liên quan đến Nhà cung cấp Khách sạn

Hình ảnh: Tab Công việc trong chi tiết Nhà cung cấp Khách sạn

Hình ảnh: Thêm mới công việc

• Nhấn tại Công việc muốn thay đổi thông tin. Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất.

• Nhấn tại Công việc muốn xóa để xóa Công việc.

• Nhấn để xem Công việc.

Quản lý danh sách các lịch hẹn đã sắp xếp với Nhà cung cấp Khách sạn.

Hình ảnh: Tab Lịch hẹn trong chi tiết Nhà cung cấp Khách sạn

Hình ảnh: Thêm mới Lịch hẹn

• Nhấn tại Lịch hẹn muốn thay đổi thông tin. Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất

• Nhấn tại Lịch hẹn muốn xóa để xóa Lịch hẹn

• Nhấn để xem Lịch hẹn

Thống kê tất cả email đã đặt với Nhà cung cấp Khách sạn. Thao tác Đặt dịch vụ với Nhà cung cấp được thực hiện tại khu vực Điều hành.

Hình ảnh: Tab Email trong chi tiết Nhà cung cấp Khách sạn

Nhấn để xem hoặc xóa nội dung email đã đặt dịch vụ với Nhà cung cấp.

Để gửi lại email cho Nhà cung cấp, nhấn

Hình ảnh: Nhấn xem nội dung Email đã gửi Nhà cung cấp