Điều hành xe

Với đặc thù của doanh nghiệp sở hữu hệ thống xe vận chuyển phục vụ cho khách hàng du lịch của mình và cho thuê (hệ thống chỉ tích hợp với doanh nghiệp có tích hợp phân hệ này)

1. Menu > Điều hành > Điều hành dịch vụ > Tab: Công việc

a. Nhiệm vụ: Thực hiện Book/Đặt dịch vụ với nhà cung cấp, chuẩn hóa, giao dịch và giải quyết phát sinh dịch vụ trong tour đối với sales và các bộ phận liên quan với nhà cung cấp.

  • Ngày sử dụng: dịch vụ được sử dụng cho tour vào ngày cụ thể;
  • Loại dịch vụ: đối với mỗi dịch vụ trong hệ thống đều được phân loại cụ thể dựa trên nhóm Nhà cung cấp;
  • Tên dịch vụ: tên dịch vụ sẽ cung cấp cho khách hàng;
  • Nhà cung cấp: tên nhà cung cấp liên quan dịch vụ;
  • Số lượng: thực tế sẽ được đặt mua với nhà cung cấp;

b. Thực hiện Booking/order dịch vụ với NCC (Menu > Điều hành > Điều hành dịch vụ > Tab Công việc)

Bước 1: Click chức năng bên trái của bảng Công việc như hình dưới:

Bước 2: Chuột trái vào ô vuông đầu dòng của mỗi OP dịch vụ

Bước 3: Nhấn nút một cửa sổ mở ra yêu cầu chọn Booking để thêm vào xe với thông tin như dưới đây

a. Click chọn bkk bên trái màn hình

b. Click chọn 01 xe phù hợp ở màn hình bên phải, bạn có thể chọn nhiều bkk cho 01 xe để đảm bảo đủ chỗ cho booking

c. Nhấn nút để điều hành xong các bkk vào 01 xe.

Hình ảnh: Danh sách booking với số lượng khách, thêm vào xe

Trong trường hợp xe được xếp có số chỗ còn lại ít hơn số khách hiện có, hệ thống sẽ có thông báo hỏi bạn có muốn Thêm xe hay Xếp tràn.

+ Thêm xe: Thêm một xe khác với số chỗ khác

+ Xếp tràn: sử dụng đúng xe này cho tất cả số khách trong tour thực hiện (thường áp dụng đối với tour nửa ngày, một xe đi 2 tour sáng- chiều)

Hình ảnh: Xếp chỗ điều hành xe

Sau khi xếp tràn, bạn có thể đến Tab "Điều hành xe" để điền thêm: Điểm đón, thời gian đón Thứ tự đón đoàn nào trước.

Lưu ý: Đối với S.I.C Tour, trong trường hợp các booking cùng sử dụng chung 1 NCC Xe ô tô, hệ thống sẽ linh hoạt ghép các booking vào 1 xe có số chỗ phù hợp nhất dựa trên tổng số khách của tất cả booking.

Cụ thể như sau:

- Đặt BKK1 có 4 khách, sử dụng xe ô tô 7 chỗ

Hình ảnh: Bảng chiết tính sale hiển thi xe 7 chỗ cho booking 4 khách

- Đặt BKK2 có 15 khách, sử dụng xe ô tô 16 chỗ

Hình ảnh: Bảng chiết tính sale hiển thi xe 7 chỗ cho booking 15 khách

- Như vậy, số khách của 2 booking này là: 04 + 15 = 19 (khách). Sau khi chuyển thực hiện, hệ thống sẽ ghép số khách của 2 booking này vào một xe và check số chỗ của xe gần nhất trong bàng chiết tính tour

Hình ảnh: Bảng chiết tính tour với số chỗ của xe theo từng khoảng khách

Sau khi chuyển thực hiện BKK1 BKK2 thì dịch vụ Xe ô tô đã ghép số khách vào 1 xe 29 chỗ

Hình ảnh: Hệ thống linh hoạt trong việc ghép các booking vào một xe có số chỗ phù hợp hơn

Bước 4: Kết quả ĐIỀU HÀNH dịch vụ Xe ôto trong danh sách CÔNG VIỆC như dưới đây.

Một số lưu ý:

  • Bạn có thể click vào cột S.L(số lượng), biểu thị số lượng xe để biết thông tin: Số lượng xe, biển xe, thông tin tài xế đã được xếp cho Tour thực hiện tương ứng.
  • Sử dụng các tác vụ để xem, sửa, xóa, để book/đặt dịch vụ với nhà cung cấp, lịch sử thực hiện Công việc

Xem (view task): với chức năng này bạn có thể sử dụng để thay đổi Tình trạng đặt hoặc Thêm các báo cáo liên quan đến Công việc mình đang thực hiện (lưu ý: người giao việc, nhận việc, liên quan, quản lý hệ thống có quyền view, xem, thao tác liên quan đến phần việc mà mình liên quan)

Hình ảnh Tình trạng đặt dịch vụ tự động Confirm

Trong màn hình bên dưới, bạn có thể dễ dàng nhận thấy thông tin Chi tiết của booking với nhà cung cấp, Lịch sử công việc

2. Truy câp: Menu > Điều hành > Điều hành xe

Khi bạn có quá nhiều xe để điều hành, bạn sẽ cần sử dụng chức năng lọc. Tại đây bạn sẽ review lại được hoạt động của xe đang được điều hành.

Hình ảnh: Danh sách các xe được điều hành trong ngày

- Ý nghĩa các trường dữ liệu trong ô Lọc

  • Lọc theo Ngày đi, ngày đến
  • Theo Biển số xe
  • Theo tên Tài xế
  • Theo loại xe

- Ý nghĩa các trường dữ liệu trong danh sách xe điều hành

  • Mã xe: Biển số xe
  • Ngày đi: Ngày khởi hành của tour
  • Số chỗ: Số chỗ của xe
  • Đã xếp: Số khách đã được xếp lên xe (số chỗ đã xếp có thể lớn hơn số chỗ của xe trong trường hợp tour nửa ngày, 1 xe đi 2 tour,.)
  • Còn lại: Số chỗ còn lại của xe trong ngày tương ứng (Số chỗ còn lại có thể là kết quả âm (-1, -2, -3,..) trong trường hợp số chỗ đã xếp lớn hơn số chỗ mà xe có, áp dụng cho tour nửa ngày, 1 xe đi 2 tour trong ngày,..)
  • Nhân viên phụ trách: Tên lái xe
  • Thông tin: Thông tin tài xế/lái xe
  • Tour/Dịch vụ: Mã booking (đối với tour Private và tour ngoài), Tên tour thực hiện sử dụng xe này trong ngày tương ứng.

Hình ảnh: Thông tin chi tiết của 1 xe trong bảng

Thao tác: + Khi click vào 1 xe sẽ hiển thị thông tin về Tài xế, Biển số xe, Loại xe, Ngày đi, Ngày về, Số chỗ đã xếp, Mã booking, Số lượng khách, Tên khách hàng đặt booking, Quốc tịch, Số điện thoại, Nhân viên Sales.

+ Cột Điểm đón/Thời gian: Nhấn [Thêm Thời gian] để thay đổi Thời gian khới hành, thời gian đón của tour trong trường hợp có sự thay đổi.

+ Nhấn để xem thông tin Khách hàng đặt booking đó.

+ Nhấn để chuyển xe đã được xếp sang một xe khác. Một cửa sổ sẽ hiện lên cho phép chọn các xe thay thế cho xe hiện tại. Nhấn để hoàn tất thao tác.