Booking bảo hiểm du lịch

Bảo hiểm là một nhà cung cấp quan trọng đối với mỗi một công ty lữ hành.

Hệ thống nhà cung cấp Bảo hiểm cho phép quản lý các đơn vị cung cấp Bảo hiểm.

Hiện nay, công ty VietISOCông ty Bảo hiểm Bảo Việt hợp tác cung cấp dịch vụ bảo hiểm du lịch Bảo Việt tích hợp trong hệ thống TravelMaster. Với khả năng tự động cập nhật giá, dịch vụ Bảo hiểm Bảo Việt hỗ trợ hiệu quả cho công ty lữ hành trong quá trình tính giá và tiết kiệm thời gian điều hành.

2. Đặt phiếu dịch vụ Bảo hiểm du lịch

Tạo Booking dịch vụ Bảo hiểm Bảo Việt

B1: Thao tác Booking trên thanh điều hướng chọn Booking hoặc taCRM > Booking > Thêm

Hình ảnh: Tạo dịch vụ Bảo hiểm du lịch

Sau khi nhấn Thêm, màn hình sẽ hiển thị ra 1 cửa sổ pop-up, trong đó:

- ID Booking: Hệ thống tự động điền

- Tên Booking

- Loại: Đại lý/Khách hàng/Nhà cung cấp

- Khách hàng: Có thể chọn khách hàng trong danh sách dữ liệu Khách hàng đã số hóa trên hệ thống, hoặc thêm mới nhanh một khách hàng, nhấn sau đó nhập thông tin khách hàng

- Địa chỉ/ Email / Điện thoại

- Quốc tịch

- Không đi tour: Chọn không đi tour khi khách hàng đặt dịch vụ không tham gia đi tour.

- Hạn thanh toán

- Thanh toán: Tiền mặt/Chuyển khoản/Thẻ visa/Bù trừ công nợ

- Tiền tệ: Tùy chọn phù hợp

Lưu ý: Những trường chứa dấu * là những trường thông tin bắt buộc, nếu không nhập không thể tạo được phiếu đặt dịch vụ

Hình ảnh: Phiếu đặt dịch vụ Bảo hiểm

B2: Dịch vụ yêu cầu > Bảo hiểm

- Dịch vụ lẻ > Bảo hiểm Bảo Việt, hệ thống hiển thị cửa sổ pop-up thông tin, trong đó:

+ Nhà cung cấp: Hệ thống khóa Bảo hiểm Bảo Việt

+ Dịch vụ: Không thể chọn, khóa dịch vụ tự động là Bảo hiểm

+ Ngày bắt đầu

+ Bảo hiểm dành cho: Đối tượng sử dụng dịch vụ Bảo hiểm. Lựa chọn 1 trong 3 đối tượng Cá nhân/Gia đình/Khách đoàn

Gói bảo hiểm cho gia đình thì mục quan hệ phải thể hiện mối quan hệ trong gia đình Bố/Mẹ, Vợ/Chồng, Con. Nếu không đúng các quan hệ này khi xảy ra tổn thất Bảo Việt sẽ từ chối giải quyết bồi thường theo quy định.

Đối tượng bảo hiểm

Người Việt Nam hoặc nước ngoài cư trú tại Việt Nam, trong độ tuổi từ 6 tháng tuổi tới 85 tuổi:

- Người lớn được quy định là người từ 17 đến 85 tuổi

- Trẻ em từ 12 đến 16 tuổi không đi cùng bố mẹ có thể được đăng ký mua bảo hiểm với mức phí áp dụng cho người lớn, nhưng chỉ được hưởng quyền lợi bảo hiểm theo mức áp dụng cho trẻ em.

- Trẻ em từ 11 tuổi trở xuống phải có người lớn đi kèm và được bảo hiểm cùng với Người được bảo hiểm là người lớn.

Nơi khởi hành

Nơi khởi hành phải từ Việt Nam.

Lưu ý:

+ Bảo hiểm cá nhân, số người bằng 1, nhiều hơn 1 không hợp lệ

+ Bảo hiểm gia đình, số người từ 2-5, ít hơn 2 không hợp lệ

+ Bảo hiểm khách đoàn, số người luôn lớn hơn 1

+ Bảng phí bảo hiểm: Click here

Lưu ý:

- Vùng 2 (ASEAN) bao gồm: Brunei, Campuchia, Indonesia, Lào, Malaysia, Myanma (Miến Điện), Philippin, Singapore và Thái Lan.

- Vùng 3 (Châu Á - Thái Bình Dương) bao gồm: Các nước ở vùng 2, Australia, Trung Quốc đại lục, đảo Guam, Hồng Kông, Nhật Bản, Hàn Quốc, Macao, New Zealand, đảo Saipan, Đài Loan và đảo Tinian.

- Vùng 4 (Toàn thế giới): trừ Việt Nam

* Không nhận và không chi trả quyền lợi bảo hiểm đối với mọi rủi ro phát sinh khi xảy ra trên lãnh thổ các quốc gia bị cấm vận, cụ thể như sau: Afghanistan, Cuba, Democratic Republic of Congo, Iran, Iraq, Syria, Belarus, Nicaragua, North Korea, Lebanon, Liberia, Libya, Somalia, Sudan, South Sudan, Venezuela, Crimea và Zimbabwe.

** Nếu một chuyến đi qua nhiều hơn một vùng, điểm đến xa nhất sẽ được áp dụng để tính phí bảo hiểm. Ví dụ: Nếu chuyến đi đến 2 địa điểm là Trung Quốc (Vùng 3) và Mỹ (vùng 4) thì sẽ áp dụng mức phí cho Vùng 4.

+ Quy tắc Bảo hiểm: Click here

+ Quyền lợi Bảo hiểm: Click here

- Tiền tệ: Trường đã khóa từ B1 khi chọn đơn vị tiền tệ

- Ngày kết thúc

- Điểm đến

- Chương trình bảo hiểm: Phân loại theo hạng Đồng/Bạc/Vàng/Kim cương. Với điểm đến là Việt Nam, chương trình bảo hiểm chỉ chọn được gói Đồng.

Sau khi hoàn tất thông tin nhấn . Hệ thống sẽ trả về giá dịch vụ cuối cùng.

Hình ảnh: Thông tin chi tiết dịch vụ Bảo hiểm du lịch

B3: Tại phần Danh sách đoàn: Thống kê danh sách khách đi tour.

** Có 3 cách thêm Danh sách đoàn
1. NHẬP EXCEL: Tải file excel mẫu danh sách đoàn

Hình ảnh: Thêm mới một hay nhiều khách trong đoàn

Nhấn điều hướng theo mẫu, chọn nhập Excel sẽ hiển thị ra bảng pop-up như ảnh dưới đây:

- Nhấn để tải file mẫu về

- Nhập dữ liệu vào file sau đó upload ngược lại lên hệ thống

- Nhấn Chọn tệp sau khi quá trình tải lên hoàn tất, nhấn Tải lên để hoàn tất.

Lưu ý:

- Nút tick Cho phép ghi đè lên các dữ liệu đã tồn tại: Ghi đè toàn bộ dữ liệu phòng cũ có chức năng ghi đè lên dữ liệu đã tồn tại trong hệ thống tại NCC tương ứng. Hệ thống sẽ check theo mã dịch vụ để ghi đè.

- Khi nhập dữ liệu vào file Excel cần chú ý, xem tại đây

Ví dụ: Dịch vụ A có mã dịch vụ là 123 thì hệ thống sẽ check đúng mã dịch vụ 123 để ghi đè dữ liệu lên dịch vụ A đó. Tất cả dịch vụ còn lại sẽ không bị ảnh hưởng gì.

Để thêm mới một khách nhấn Thêm dòng trực tiếp hoặc chọn thanh điều hướng sau đó lựa chọn tiện ích phù hợp theo mục đích (Thêm một, thêm nhiều, nhập Excel, xuất excel). Sau khi nhập đủ thông tin nhấn Lưu và đóng lại để hoàn tất.

2. THÊM MỘT:

Thao tác: Điều hướng > Thêm một > Nhập thông tin

Lưu ý: Những trường có chứa dấu * là những trường bắt buộc phải điền, nếu không điền không thể lưu được thông tin khách hàng

3. THÊM DÒNG: Thêm nhanh trực tiếp một khách trong danh sách đoàn

- (2): Xóa thông tin khách hàng

- Trong những thông tin khách hàng cần nhập : Ngày sinh, căn cước công dân/hộ chiếu là cột bắt buộc điền.

Lưu ý:

Những khách hàng nằm trong danh sách đoàn mà chưa từng đặt dịch vụ với công ty lữ hành của bạn, sẽ được chuyển vào dữ liệu khách hàng tiềm năng trong taCRM phục vụ cho re-Makerting.

Hình ảnh: Hệ thống tự động tính giá theo số lượng người đã nhập trong phiếu dịch vụ

B4: Chuyển Booking từ trạng thái đặt dịch vụ > Điều hành. Nhấn chọn Chuyển điều hành

Hình ảnh: Chuyển phiếu đặt dịch vụ Bảo hiểm từ Booking sang Điều hành

Hoặc chuột phải lên dịch vụ > Tiện ích > Chuyển điều hành

- Chọn chi nhánh và người điều hành dịch vụ (Bảo hiểm du lịch) trong cửa sổ pop-up rồi nhấn Chuyển điều hành để hoàn thành. Có thể có 1 hoặc nhiều người điều hành.

Hình ảnh: Chọn điều hành dịch vụ Bảo hiểm

3. Điều hành dịch vụ Bảo hiểm

B1: Thao tác: Menu > Điều hành > Điều hành dịch vụ

B2: Chọn chuột trái vào booking > Đặt dịch vụ > > Đặt dịch vụ để đặt dịch vụ

Lưu ý:

Nhấn chuột phải vào booking:

+ Nhấn vào Xem để xem lại thông tin đặt dịch vụ Bảo hiểm.

+ Nhấn Thay đổi dịch vụ để thêm dịch vụ cung cấp ngoài dịch vụ Bảo hiểm

+ Nhấn Quyết toán sau khi đã hoàn tất công việc tổ chức tour du lịch. Hệ thống tự động tính lợi nhuận thuần của tour. Điều kiện để có thể chuyển Quyết toán khi tất cả các dịch vụ trong tour đã được đặt với nhà cung cấp và được xác thực/không xách thực. Dịch vụ ở trạng thái Chờ phản hồi, tour sẽ không thể chuyển Quyết toán.

- Kiếm tra và sửa đổi thông tin trong cửa sổ pop-up, trong đó:

+ Thông tin người mua bảo hiểm: Tên/ Ngày sinh/ CMT của doanh nghiệp sử dụng TravelMaster.

+ Thông tin người nhận bảo hiểm: Hệ thống chỉ định là người thao tác đặt dịch vụ trên hệ thống

+ Thông tin GTGT: Thông tin nhân viên được thiết lập nhận hóa đơn trong doanh nghiệp sử dụng TravelMaster

Lưu ý: Các trường dấu * là các trường bắt buộc cần nhập để lưu thông tin.

B3: Danh sách người được bảo hiểm > Lựa chọn

- Cửa sổ pop-up hiện ra danh sách người đã mua bảo hiểm, tick chọn số người rồi nhấn Lựa chọn > Tiếp tục thanh toán. Số người tick chọn phải khớp với số lượng đã chọn ban đầu nếu không không thể Lựa chọn

- Sau khi nhấn Tiếp tục thanh toán, hệ thống tự động mở thêm một cửa sổ thanh toán mới trong trình duyệt bao gồm:

+ Thông tin thanh toán: Mã đơn hàng, tổng tiền

+ Phương thức thanh toán: Nội địa/Quốc tế

+ Chính sách dịch vụ: Dịch vụ Bảo hiểm sau khi thanh toán không hoàn hủy vì bất cứ lí do nào.

- Tick chọn Trong mọi trường hợp, dịch vụ sẽ không thể thay đổi thông tin hoặc hoàn phí dịch vụ sau khi đã thanh toán > Thanh toán

- Điều hướng trên trình duyệt chuyển sang thanh toán sau khi nhấn chọn Thanh toán

- Có 3 hình thức thanh toán : Thẻ ghi nợ/ Thẻ nội địa/Quét mã QR

+ Thẻ ghi nợ (Credit/Debit Card: Visa, JCB, Onepay,...) :

Chọn Thẻ ghi nợ > Nhập Số thẻ (Card Number), Hạn sử dung (Expiration Date), Mã số thẻ (CSC) > Thanh toán ngay (Pay Now)

+ Thẻ nội địa (ATM Card/ Bank Account):

Chọn ngân hàng > Card Number> Nhập thông tin : Số thẻ (Card Number), Tên chủ thẻ (Card Holdername)> Thanh toán ngay (Pay Now)

Hoặc chọn ngân hàng > Account Number > Nhập thông tin: Account Number (Số tài khoản), Fullname (Tên đầy đủ chủ tài khoản) > Thanh toán ngay (Pay Now)

+ Thanh toán quét QR bằng app điện thoại:

Chọn ngân hàng/ Ví điện tử > Cửa sổ pop-up hiện ra mã QR> Dùng tiện ích QR trong ứng dụng SmartBanking quét QR tiến hành thanh toán

Lưu ý: Thời gian để thanh toán dịch vụ tối đa là 30 phút

- Sau khi xác thực và thanh toán thành công, cửa sổ hiển thị Thành công và tự động đóng sau 5s.

- Cửa sổ đóng lại, Tab đặt dịch vụ hệ thống cột Thanh toán chuyển sang tình trạng Thanh toán hết.

- Sau khi hoàn thành thanh toán có thể Hủy với thao tác chọn > Hủy nhưng không được hoàn tiền đã thanh toán.

4. Quyết toán dịch vụ Bảo hiểm

Khi đoàn đã đi về, nhận đủ giấy tờ hóa đơn từ HDV, người điều hành nhấn Quyết toán, hệ thống khóa toàn bộ thao tác của người điều hành.

Thao tác: Menu > Báo cáo

- Phiếu thu: Khi đặt dịch vụ hệ thống ghi nhận tổng giá trị công nợ của khách hàng và sinh ra phiếu thu tương ứng với tổng giá trị dịch vụ Bảo hiểm tại đây. Khi khách hàng thanh toán thì người kế toán sẽ vào phiếu thu, chuột phải và chọn Sửa. Khách hàng chỉ tạm ứng thì chúng ta chọn tạm ứng sau đó nhập các dữ liệu. Tab này cho phép chúng ta xem được tổng thu tính tới thời điểm hiện tại.

- Phiếu chi: Phiếu chi tương đương với các phiếu đề nghị thanh toán do người điều hành lập. Tuy nhiên chưa thể chi vì chưa được giám đốc duyệt, sau khi được duyệt thì kế toán có thể tiến hành thanh toán cho NCC Bảo hiểm Bảo Việt. Sau khi xác nhận vào lại, chuột phải chọn Sửa để xác nhận. Hệ thống sẽ khóa phiếu đã thanh toán. Tab này cho phép chúng ta xem được tổng chi tính tới thời điểm hiện tại.

- Quyết toán: Khu vực Điều hành có tab Dự toán, khi người điều hành chuyển trạng thái dịch vụ Bảo hiểm sang quyết toán. Tất cả các dịch vụ được thống kê ở đây, chúng ta sẽ xem được tổng thu, tổng chi, lợi nhuận thuần.
Update: 26/08/2022