Cấu hình chung

Truy cập: Menu > Hệ thống > Cấu hình chung
1. THÔNG TIN CHUNG
1.1. Doanh nghiệp
Bạn cần nhập đầy đủ thông tin trong khu vực này, bởi dữ liệu này sẽ sử dụng cho các khu vực khác nhau trong hệ thống: Nhà cung cấp, Hệ thống File Export (PDF, Word, Excel), Phiếu đặt dịch vụ, Phiếu thu thành phần chữ ký tại các dịch vụ mà bạn đặt dịch vụ với NCC,...v.v...
Hình ảnh: Thông tin chung về doanh nghiệp
1.2. Tài khoản ngân hàng
Chức năng giúp liệt kê các tài khoản ngân hàng mà doanh nghiệp đang sử dụng

- Để thêm mới 01 tài khoản ngân hàng mà doanh nghiệp đang sở hữu nhấn

- Sau khi nhập đầy đủ các trường thông tin, nhấn để hoàn thành
- Để Sửa 01 tài khoản ngân hàng có sẵn, nhấn . - Để xóa thông tin 01 tài khoản hiện đã không còn sử dụng, nhấn
2. CẤU HÌNH EMAIL

- Truy cập: Hệ thống > Cấu hình chung > Cấu hình > Email

- Hệ thống đang hỗ trợ 03 hình thức cấu hình Email bao gồm:

- PHP mail: Tham khảo tại Quackit, php.net

- Sendgrid API Key: Tham khảo tại Sendgrid

- Google SMTP Mail: Thao khảo về giao thức SMTP của Google

Lưu ý:

Các hướng dẫn của chúng tôi liên quan đến cài đặt tài khoản email do đơn vị thứ 3 cung cấp (Sendgrid, Email Google...) chỉ mang tính chất tham khảo. Trong một số trường hợp nhà cung cấp thứ 3 cập nhật phiên bản hoặc cài đặt trên mỗi tài khoản cá nhân khác nhau dẫn tới có sự khác biệt trong hiển thị người dùng khi quý khách thao tác như hướng dẫn của chúng tôi, Quý khách vui lòng liên hệ hoặc tra cứu hướng dẫn từ nhà cung cấp dịch vụ để có thông tin chính xác. Trân trọng!

2.1. Google SMTP Mail

a) Thiết lập tài khoản Email google

Khuyến nghị: Quý khách có thể tạo 1 email mới để cài đặt vào hệ thống TravelMaster thay vì sử dụng email chính đang sử dụng. Do chúng ta sẽ cần tắt 1 số tính năng bảo mật của email dẫn đến giảm cấp độ bảo mật email của email đó. Sử dụng 1 email mới sẽ tốt hơn cho Quý khách trong bảo mật thông tin trên email cá nhân.

B1: Bật IMAP

- Tham khảo hướng dẫn của chúng tôi hoặc tra cứu thông tin của Google cung cấp:

- Trên máy tính, hãy mở Gmail. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào biểu tượng Cài đặt Xem tất cả chế độ cài đặt.

- Nhấn vào thẻ Chuyển tiếp và POP/IMAP. Trong mục "Truy cập IMAP", hãy chọn Bật IMAP. Nhấn vào Lưu thay đổi.

B2: Bật Xác minh 2 bước

Tham khảo hướng dẫn của chúng tôi hoặc tra cứu thông tin của Google cung cấp:

Mở Tài khoản Google của bạn Trong bảng điều hướng, hãy chọn mục Bảo mật. Trong phần "Đăng nhập vào Google", hãy chọn Xác minh 2 bước Bắt đầu. Làm theo các bước trên màn hình

B3: Thiết lập Mật khẩu ứng dụng

Tham khảo hướng dẫn của chúng tôi hoặc tra cứu thông tin của Google cung cấp: Truy cập vào Tài khoản Google của bạn Chọn phần Bảo mật.

- Trong phần "Đăng nhập vào Google", hãy chọn Mật khẩu ứng dụng. Bạn có thể cần đăng nhập. Ở dưới cùng, hãy chọn Chọn ứng dụng và chọn ứng dụng bạn đang dùng Chọn thiết bị và chọn thiết bị bạn đang dùng Tạo.

- Làm theo hướng dẫn để nhập Mật khẩu ứng dụng. Mật khẩu ứng dụng là mã gồm 16 ký tự trong thanh màu vàng trên thiết bị của bạn. (Hãy copy mã này để cài đặt vào trong phần mềm TravelMaster của doanh nghiệp bạn)

- Nhấn vào Xong

b) Cấu hình email hệ thống trong TravelMaster

Truy cập: Menu > Hệ thống > Cấu hình chung > Cấu hình > Email

Các thông tin bao gồm:

- Mail Type: chọn Google SMTP Mail

- SMTP Port: 587

- SMTP Host: smtp.gmail.com

- SMTP Username: Nhập email bạn vừa thiết lập tại mục a (Khi gửi email cho Khách hàng, Nhà cung cấp sẽ hiển thị email được gửi đi từ địa chỉ này) (*)

- SMTP Password: Nhập Mật khẩu truy cập ứng dụng bạn đã copy ở bước Thiết lập mật khẩu ứng dụng (**)

- SMTP SSL Type: Tick chọn TLS

- System Emails From Name: Tên Email quý khách muốn hiển thị với khách hàng của mình (Tên Thương hiệu)

- System Emails From Email: Địa chỉ Email nhận các Trả lời (Reply email) từ Khách hàng, Nhà cung cấp. Riêng đối với khu vực Điều hành đặt dịch vụ với NCC thì khi NCC Trả lời email sẽ gửi về email người Điều hành (Email người điều hành dùng để đăng nhập vào hệ thống và thực hiện thao tác đặt dịch vụ)

- BCC Messages: Địa chỉ email nhận BCC tất cả các email gửi đi từ hệ thống, nhấn Lưu để hệ thống lưu lại cấu hình Email vừa thiết lập, nhấn SendTest để kiểm tra. Nếu màn hình hiển thị Email Sending Successfully Cài đặt thành công. Nếu màn hình hiển thị Email Sending Failed Cấu hình email chưa thành công và bạn cần kiểm tra lại Cấu hình email hoặc các mục (*) và (**).

Lưu ý: Nếu kiểm tra các bước trên đều đúng mà SendTest không thành công, bạn cài đặt thêm 1 bước trong email của mình như sau:

- Unlock Capcha Email

Tham khảo hướng dẫn của chúng tôi hoặc tra cứu thông tin của Google cung cấp

Nếu đã bật tính năng Xác minh 2 bước và đang cố đăng nhập vào Tài khoản Google của mình thông qua một thiết bị, ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc máy tính để bàn, thì bạn cần cho phép truy cập vào tài khoản

- Để unlock capcha, bạn cần:

Login vào tài khoản email trên trình duyệt internet đang sử dụng B2: Nhấn vào link unlock capcha để cho phép truy cập. Khi unlock capcha thì Tài khoản Email đăng nhập trên Trình Duyệt phải trùng khớp với email bạn đang cài đặt

2.2. SendGrid Email

- Mail Type: Chọn Sendgrid API

- Mail API Key: Xem hướng dẫn lấy mã và tạo key tại đây

Hình ảnh: Copy API Key tương ứng như hình trên sau đó nhập vào API KEY

Trong đó:

+ System Emails From Name: Tên Email quý khách muốn hiển thị với khách hàng của mình (Tên Thương hiệu)

+ System Emails From Email: Địa chỉ Email quý khách muốn hiển thị với khách hàng (Chỉ mang tính chất hiển thị, không phải email gửi đi)

+ BCC Messages: Địa chỉ email nhận BCC tất cả các email gửi đi từ hệ thống Nhấn Lưu để hoàn thành quá trình cài đặt. Nhấn SendTest để kiểm tra. Hệ thống thông báo cài đặt thành công là hòa tất. Nếu Báo Fail, vui lòng kiểm tra lại API Key.

Hình ảnh: Cấu hình email gửi sử dụng SendGrid
3. CRONJOBS (TỰ ĐỘNG)

- Là chức năng giúp bạn quản lý và lên lịch tự động gửi email từ hệ thống theo từng chức năng cụ thể như:

+ Email chúc mừng sinh nhật khách hàng

+ Email nhắc khách trước khi đi tour

+ Email cảm ơn khách hàng sau khi đi tour

+ Email nhắc nhở công việc: Sale, Điều hành, Kế toán, Báo cáo Giám đốc.

+ Email Thông báo công nợ nhà cung cấp...

- Để chuyển trạng thái từ Không hoạt (inactive) động sang Hoạt động (active), bạn click vào và tích vào ô Hoạt động của chức năng đó

Trong đó:

+ Phút/Giờ: Là thời gian hệ thống chạy cronjob và lấy dữ liệu phù hợp. Do đó, Quý khách bắt buộc phải nhập 1 thời gian cụ thể trong ngày (Ví dụ: 8h00, 9h30...)

+ Các trường khác: Quý khách để * mặc định hệ hệ thống chạy dữ liệu hàng ngày. Nhấn để hoàn tất cài đặt
4. KHÁC
4.1. Cấu hình Nhà cung cấp của Doanh nghiệp
Quản lý các dịch vụ do doanh nghiệp tự cung cấp hoặc các dịch vụ đã được giữ sẵn. Ví dụ: Hướng dẫn viên của Doanh nghiệp, Voucher, Vé máy bay... Dữ liệu này phục vụ cho phần điều hành dịch vụ có thể xác nhận ngay tình trạng dịch vụ mà không cần gửi email chờ phản hồi từ Nhà cung cấp. .
Truy cập: Hệ thống > Cấu hình chung > Nhà cung cấp
Tại mỗi loại NCC (Khách sạn, Vé thắng cảnh, Nhà hàng,...) click và chọn tên NCC do doanh nghiệp của bạn quản lý. Sau đó chọn để hoàn tất thao tác cài đặt.
Hình ảnh: Cài đặt các Nhà cung cấp do doanh nghiệp quản lý
- Khu vực Điều hành > Điều hành dịch vụ > Tab Đặt dịch vụ những dịch vụ thuộc NCC bạn cấu hình sẽ được bôi vàng, Điều hành viên chỉ cần tick và nhấn hoặc hay mà không cần gửi email đặt dịch vụ với nhà cung cấp.
4.2. Chi nhánh

Quản lý các thương hiệu hoặc các chi nhánh theo khu vực (nếu có) của Doanh nghiệp:

+ Để thêm 1 brand mới, nhấn Thêm và nhập dữ liệu tại cửa sổ bật ra.

+ Khi có từ 2 brand trở lên thì hệ thống sẽ hiển thị danh sách Thương hiệu/ chi nhánh như hình dưới:

Hình ảnh: Danh sách các brand được quản lý trong Thương hiệu / Chi nhánh

- Nhấn để sửa dữ liệu

- Nhấn để xóa thương hiệu/chi nhanh trên hệ thống

Lưu ý:

- Thông tin nhập tại mục Cấu hình chung > Thông tin chung > Doanh nghiệp được quy ước là thương hiệu (brand) mặc định trên hệ thống của doanh nghiệp. Trường hợp bạn không chọn thương hiệu khi tạo booking/Request/ Báo giá thì hệ thống sẽ mặc định hiển thị thương hiệu này. - Thông tin Thương hiệu/Chi nhánh sẽ dùng để ứng dụng trong các vùng:

+ Quản lý người dùng: quản lý các tài khoản theo thương hiệu/ chi nhánh

+ Booking: Khi tạo một Booking, Request hay báo giá trên hệ thống

+ Một số file biểu mẫu được xuất và in ra từ hệ thống

4.3. Cấu hình khác
a) Tổng quan

Trong đó:

+ Tạo mới booking: Tích chọn nếu bạn muốn gửi 01 email tới khách hàng khi bạn tạo Booking thành công.

+ Tiền tệ mặc định: Đơn vị tiền tệ mặc định sử dụng trên hệ thống.

+ Ngày tính doanh số cho sale: Ngày tính doanh thu dựa theo Ngày tạo booking hay Ngày sử dụng dịch vụ đầu tiên

+ Google Map API KEY: cho phép các trường địa chỉ trong hệ thống sử dụng địa chỉ Google Map

b) Mã hệ thống

Ký hiệu này phụ thuộc vào quy ước của từng doanh nghiệp và tùy chỉnh

Hình ảnh: Hiển thị định nghĩa Mã trong hệ thống

Những vùng áp dụng quy ước mã dãy số bao gồm:

+ Mã booking

+ Mã Nhà cung cấp

+ Mã Phiếu thu

+ Mã phiếu yêu cầu

+ Mã Đại lý

+ Mã Phiếu chi

+ Mã phiếu giảm trừ

+ Mã Tour sản phẩm

+ Mã khách hàng

+ Mã phiếu công nợ

Ví dụ: Tại "Booking" là B- thì khi tạo 1 booking mới trên hệ thống, mã booking sẽ mặc định hiển thị là B-1, B-2...

c) Nhóm khách
Quản lý các nhóm khách đoàn riêng mặc định. Hỗ trợ bộ phận Sản phẩm/dịch vụ khi thêm mới Tour trên hệ thống thì sẽ tự động sinh ra các nhóm khách mặc định thường xuyên tổ chức này. Bên cạnh đó, vẫn có thể tùy chỉnh linh hoạt nhóm khách trên mỗi tour. Từ đó tối ưu thời gian điều chỉnh nhóm khách cho bộ phận thiết kế sản phẩm tour.

- Cấu hình nhóm khách mặc định sử dụng trong bảng chiết tính Tour của Tour Sản phẩm. Bạn nên chọn các nhóm khách đoàn riêng mà doanh nghiệp hay tổ chức: 1, 16, 20...

d) Khoảng khách - SIC
Quản lý các Khoảng khách trong tour ghép lẻ mà doanh nghiệp hay tổ chức. Hỗ trợ bộ phận Sản phẩm/dịch vụ khi thêm mới Tour trên hệ thống thì sẽ tự động sinh ra các khoảng khách mặc định này. Bên cạnh đó, vẫn có thể tùy chỉnh linh hoạt khoảng khách trên mỗi tour. Từ đó tối ưu thời gian điều chỉnh khoảng khách cho bộ phận thiết kế sản phẩm tour.

- Nhấn và nhập khoảng khách để thêm mới 01 khoảng khách

- Nhấn để xóa khoảng khách đã nhập trên hệ thống

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn để hoàn tất.

Lưu ý: Trong bảng chiết tính của mỗi Tour sản phẩm có thể thay đổi khoảng khách này. Xem chi tiết tại đây
Update: 27/08/2022