Cấu hình chung
Nội dung chính
Để tối ưu về thao tác quản trị hệ thống, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một số cài đặt mặc định liên quan tới:
Thông tin doanh nghiệp hiển thị trên các file gửi khách hàng (Báo giá, phiếu đề nghị thanh toán, phiếu thu...)
Cấu hình địa chỉ email cho hệ thống để phục vụ cho việc gửi/nhận các email
Kích hoạt 1 số chức năng báo cáo gửi email định kỳ hay email tự động chúc mừng sinh nhật khách hàng, cảm ơn khách hàng sau đi tour, nhắc nhở lịch khởi hành cho khách hàng trước ngày đi...
Một số cài đặt khác
Thông tin thêm
Truy cập: Hệ thống > Cấu hình chung > Thông tin chung
1. Doanh nghiệp
Bạn cần nhập đầy đủ thông tin trong khu vực này, bởi dữ liệu này sẽ sử dụng cho các khu vực khác nhau trong hệ thống: Nhà cung cấp, Hệ thống File Export (PDF, Word, Excel), Phiếu đặt dịch vụ, Phiếu thu, thông tin liên hệ có trong email đặt dịch vụ với NCC,...v.v...
Một số trường thông tin cần hoàn thiện như:
- Tên doanh nghiệp
- Logo
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Website
2. Tài khoản ngân hàng
Chức năng giúp liệt kê các tài khoản ngân hàng mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Để thêm mới 01 tài khoản ngân hàng mà doanh nghiệp đang sở hữu nhấn 
Sau khi nhập đầy đủ các trường thông tin, nhấn 
để hoàn thành
Để sửa 01 tài khoản ngân hàng có sẵn, nhấn 
Để xóa thông tin 01 tài khoản hiện đã không còn sử dụng, nhấn 
Truy cập: Hệ thống > Cấu hình chung > Cấu hình > Email
Hệ thống đang hỗ trợ 03 hình thức cấu hình Email bao gồm:
- PHP mail: Tham khảo tại Quackit, php.net
- Sendgrid API Key: Tham khảo tại Sendgrid
- Google SMTP Mail: Tham khảo về giao thức SMTP của Google
Lưu ý:
Các hướng dẫn của chúng tôi liên quan đến cài đặt tài khoản email do đơn vị thứ 3 cung cấp (Sendgrid, Email Google...) chỉ mang tính chất tham khảo. Trong một số trường hợp nhà cung cấp thứ 3 cập nhật phiên bản hoặc cài đặt trên mỗi tài khoản cá nhân khác nhau dẫn tới có sự khác biệt trong hiển thị người dùng khi quý khách thao tác như hướng dẫn của chúng tôi, Quý khách vui lòng liên hệ hoặc tra cứu hướng dẫn từ nhà cung cấp dịch vụ để có thông tin chính xác. Trân trọng!
1. Google SMTP Mail
A) Thiết lập tài khoản Email google (email mà bạn sở hữu)
Bước 1: Bật IMAP
- Tham khảo hướng dẫn của chúng tôi hoặc tra cứu thông tin của Google cung cấp:
- Trên máy tính, hãy mở Gmail. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào biểu tượng Cài đặt Xem tất cả chế độ cài đặt.
- Nhấn vào thẻ Chuyển tiếp và POP/IMAP. Trong mục "Truy cập IMAP", hãy chọn Bật IMAP. Nhấn vào Lưu thay đổi.
Bước 2: Bật Xác minh 2 bước
Tham khảo hướng dẫn của chúng tôi hoặc tra cứu thông tin của Google cung cấp:
Mở Tài khoản Google của bạn Trong bảng điều hướng, hãy chọn mục Bảo mật. Trong phần "Đăng nhập vào Google", hãy chọn Xác minh 2 bước Bắt đầu. Làm theo các bước trên màn hình
Bước 3: Thiết lập Mật khẩu ứng dụng trên tài khoản email của bạn
Tham khảo hướng dẫn của chúng tôi hoặc tra cứu thông tin của Google cung cấp: Truy cập vào Tài khoản Google của bạn Chọn phần Bảo mật.
- Trong phần "Xác minh 2 bước", hãy chọn Mật khẩu ứng dụng. Bạn có thể cần đăng nhập. Ở dưới cùng "Chọn ứng dụng và thiết bị bạn muốn tạo mật khẩu ứng dụng", mục "Chọn ứng dụng" bạn hãy chọn là Khác, sau đó nhập tên ứng dụng mà bạn mong muốn (ở đây chúng tôi đặt tên là TravelMaster)
- Nhấn TẠO để hoàn thành. Mật khẩu ứng dụng là mã gồm 16 ký tự trong thanh màu vàng trên thiết bị của bạn.
Note: Hãy copy dãy mã 16 ký tự này và paste vào ô SMTP Password trong phần mềm TravelMaster doanh nghiệp của bạn - Nhấn vào XONG
B) Cấu hình email hệ thống trong TravelMaster
Menu > Cấu hình chung > Cấu hình (chọn mục Email)
Các thông tin bao gồm:
- Mail Type: chọn Google SMTP Mail
- SMTP Port: 587
- SMTP Host: smtp.gmail.com
- SMTP Username: Nhập email bạn vừa thiết lập tại mục a (Khi gửi email cho Khách hàng, Nhà cung cấp sẽ hiển thị email được gửi đi từ địa chỉ này) (*)
- SMTP Password: Nhập Mật khẩu truy cập ứng dụng bạn đã copy ở Bước 3
- SMTP SSL Type: Tick chọn TLS
- System Emails From Name: Tên Email quý khách muốn hiển thị với khách hàng của mình (Tên Thương hiệu)
- System Emails From Email: Địa chỉ Email nhận các Trả lời (Reply email) từ Khách hàng, Nhà cung cấp. Riêng đối với khu vực Điều hành đặt dịch vụ với NCC thì khi NCC Trả lời email sẽ gửi về email người Điều hành (Email người điều hành dùng để đăng nhập vào hệ thống và thực hiện thao tác đặt dịch vụ)
- BCC Messages: Địa chỉ email nhận BCC tất cả các email gửi đi từ hệ thống, nhấn Lưu để hệ thống lưu lại cấu hình Email vừa thiết lập, nhấn SendTest để kiểm tra. Nếu màn hình hiển thị Email Sending Successfully là Cài đặt thành công. Nếu màn hình hiển thị Email Sending Failed là Cấu hình email chưa thành công và bạn cần kiểm tra lại Cấu hình email hoặc các mục (*) và (**).
Lưu ý: Nếu kiểm tra các bước trên đều đúng mà SendTest không thành công, bạn cài đặt thêm 1 bước trong email của mình như sau:
- Unlock Capcha Email
Tham khảo hướng dẫn của chúng tôi hoặc tra cứu thông tin của Google cung cấp
Nếu đã bật tính năng Xác minh 2 bước và đang cố đăng nhập vào Tài khoản Google của mình thông qua một thiết bị, ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc máy tính để bàn, thì bạn cần cho phép truy cập vào tài khoản
- Để unlock capcha, bạn cần:
Login vào tài khoản email trên trình duyệt internet đang sử dụng B2: Nhấn vào link unlock capcha để cho phép truy cập. Khi unlock capcha thì Tài khoản Email đăng nhập trên Trình Duyệt phải trùng khớp với email bạn đang cài đặt
Tham khảo link về cấu hình chức năng "Google Apps Functionality not enabled" tại link hướng dẫn
============
2. SendGrid Email
- Mail Type: Chọn Sendgrid API
- Mail API Key: Xem hướng dẫn lấy mã và tạo key tại đây
Trong đó:
+ System Emails From Name: Tên Email quý khách muốn hiển thị với khách hàng của mình (Tên Thương hiệu)
+ System Emails From Email: Địa chỉ Email quý khách muốn hiển thị với khách hàng (Chỉ mang tính chất hiển thị, không phải email gửi đi)
+ BCC Messages: Địa chỉ email nhận BCC tất cả các email gửi đi từ hệ thống Nhấn Lưu để hoàn thành quá trình cài đặt. Nhấn SendTest để kiểm tra. Hệ thống thông báo cài đặt thành công là hòa tất. Nếu Báo Fail, vui lòng kiểm tra lại API Key.
Truy cập: Hệ thống > Cấu hình chung > Cron jobs
Là chức năng giúp bạn quản lý và lên lịch tự động gửi email từ hệ thống theo từng chức năng cụ thể như:
- Email chúc mừng sinh nhật khách hàng
- Email nhắc khách trước khi đi tour
- Email cảm ơn khách hàng sau khi đi tour
- Email nhắc nhở công việc: Sale, Điều hành, Kế toán, Báo cáo Giám đốc.
- Email Thông báo công nợ nhà cung cấp...
Để chuyển trạng thái từ Không hoạt (inactive) động sang Hoạt động (active), bạn click vào và tích vào ô Hoạt động của chức năng đó
Trong đó:
+ Phút/Giờ: Là thời gian hệ thống chạy cronjob và lấy dữ liệu phù hợp. Do đó, Quý khách bắt buộc phải nhập 1 thời gian cụ thể trong ngày (Ví dụ: 8h00, 9h30...)
+ Các trường khác: Quý khách để * mặc định hệ hệ thống chạy dữ liệu hàng ngày. Nhấn 
để hoàn tất cài đặt
Truy cập: Hệ thống > Cấu hình chung > Cấu hình khác
1. Nhà cung cấp
Quản lý các dịch vụ do doanh nghiệp tự cung cấp hoặc các dịch vụ đã được giữ sẵn. Ví dụ: Hướng dẫn viên của Doanh nghiệp, Voucher, Vé máy bay... Dữ liệu này phục vụ cho phần điều hành dịch vụ có thể xác nhận ngay tình trạng dịch vụ mà không cần gửi email chờ phản hồi từ Nhà cung cấp. .
Tại mỗi loại NCC (Khách sạn, Vé thắng cảnh, Nhà hàng,...) click và chọn tên NCC do doanh nghiệp của bạn quản lý. Sau đó nhấn để hoàn tất thao tác cài đặt.
- Khu vực Điều hành > Điều hành dịch vụ > Tab Đặt dịch vụ những dịch vụ thuộc NCC bạn cấu hình sẽ được bôi vàng, Điều hành viên chỉ cần tick và nhấn 
hoặc 
hay 
mà không cần gửi email đặt dịch vụ với nhà cung cấp.
2. Chi nhánh
Quản lý các thương hiệu hoặc các chi nhánh theo khu vực (nếu có) của Doanh nghiệp:
- Nhấn để sửa dữ liệu
- Nhấn để xóa thương hiệu/chi nhanh trên hệ thống
Lưu ý:
- Thông tin nhập tại mục Cấu hình chung > Thông tin chung > Doanh nghiệp được quy ước là thương hiệu (brand) mặc định trên hệ thống của doanh nghiệp. Trường hợp bạn không chọn thương hiệu khi tạo booking/Request/ Báo giá thì hệ thống sẽ mặc định hiển thị thương hiệu này. - Thông tin Thương hiệu/Chi nhánh sẽ dùng để ứng dụng trong các vùng:
3. Cấu hình khác
a) Tổng quan
Trong đó:
b) Mã hệ thống
Ký hiệu này phụ thuộc vào quy ước của từng doanh nghiệp và tùy chỉnh
Những vùng áp dụng quy ước mã dãy số bao gồm:
Ví dụ:
Lưu ý: Một số doanh nghiệp đang phân theo thị trường về sản phẩm, ví dụ
Các mã trên, nếu chúng ta thêm vào, hệ thống sẽ lấy theo mà không lấy mặc định của cấu hình chung
ví dụ: OB-HNBK14 (outbound + mã sản phẩm) để phân biệt đây là outbound
c) Nhóm khách
Quản lý các nhóm khách đoàn riêng mặc định. Hỗ trợ bộ phận Sản phẩm/dịch vụ khi thêm mới Tour trên hệ thống thì sẽ tự động sinh ra các nhóm khách mặc định thường xuyên tổ chức này. Bên cạnh đó, vẫn có thể tùy chỉnh linh hoạt nhóm khách trên mỗi tour. Từ đó tối ưu thời gian điều chỉnh nhóm khách cho bộ phận thiết kế sản phẩm tour.
- Cấu hình nhóm khách mặc định sử dụng trong bảng chiết tính Tour của Tour Sản phẩm. Bạn nên chọn các nhóm khách đoàn riêng mà doanh nghiệp hay tổ chức: 1, 16, 20...
d) Khoảng khách - SIC
Quản lý các Khoảng khách trong tour ghép lẻ mà doanh nghiệp hay tổ chức. Hỗ trợ bộ phận Sản phẩm/dịch vụ khi thêm mới Tour trên hệ thống thì sẽ tự động sinh ra các khoảng khách mặc định này. Bên cạnh đó, vẫn có thể tùy chỉnh linh hoạt khoảng khách trên mỗi tour. Từ đó tối ưu thời gian điều chỉnh khoảng khách cho bộ phận thiết kế sản phẩm tour.
- Nhấn và nhập khoảng khách để thêm mới 01 khoảng khách
- Nhấn để xóa khoảng khách đã nhập trên hệ thống
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn để hoàn tất.
Lưu ý: Trong bảng chiết tính của mỗi Tour sản phẩm có thể thay đổi khoảng khách này. Xem chi tiết tại đây
--------
Update: 10/07/2023
