Điều hành dịch vụ

Bộ phận Điều hành thực hiện tổ chức tour liên quan đến hệ thống dịch vụ có trong các mỗi booking mà sales chuyển thực hiện sang

Truy cập Menu > Điều hành > Điều hành dịch vụ
1. Tổng quan
a) Đây là khu vực quản lý toàn bộ hệ thống tour đã được chuyển điều hành, phòng điều hành sẽ nhận được các thông tin bao gồm:
- Mã tour/ Booking: Mã của tour điều hành
- Tên tour/ dịch vụ (Tương ứng với tên Booking của sale)
- Số sao và đánh giá: Khách hàng đi tour, nhận xét và đánh giá về chương trình tour, các dịch vụ sử dụng
- Số ngày: Độ dài tour
- Ngày khởi hành... Ngày kết thúc của tour
- Pax: Số pax của đoàn đi tour
- Thông tin người điều hành
- Trạng thái tour: Có 6 trạng thái: Mở, Đóng, Điều hành, Đang đi tour, Kết thúc, Quyết toán

+ Mở (Open): Là điều hành viên đang tiến hành Đặt dịch vụ hoặc booking mới chuyển Thực hiện

+ Đóng (Close): Khi tất cả các dịch vụ tại tab Đặt dịch vụ có Tình trạng đặtXác thựcTình trạng công việcHoàn thành

+ Điều hành: Hiển thị khi hành trình tour/Dịch vụ sắp đến ngày Khởi hành.

+ Đang đi tour (Going on): Khi hành trình tour/Dịch vụ đó đang diễn ra

+ Kết thúc (Finish): hành trình tour/Dịch vụ đã kết thúc so với ngày hiện tại.

+ Quyết toán (Finalization): Là trạng thái mà Tour thực hiện đó đã kết thúc. Điều hành viên chuyển tour sang Quyết toán để Kể toán viên kiểm soát doanh thu, lợi nhuận tour

Lưu ý:

- Ký hiệu ô màu trước tên tour/dịch vụ:

- Mới (New): Trạng thái khi tour thực hiện chưa có dịch vụ nào được thao tác đặt với Nhà cung cấp, hoặc chưa có dịch vụ nào được chuyển trạng thái.

- Đặt dịch vụ (Ordering): Trạng thái khi tour thực hiện đã có ít nhất 1 dịch vụ được thao tác đặt với Nhà cung cấp. Hoặc có ít nhất 1 dịch vụ được chuyển trạng thái

- Hoàn thành (Completed): Trạng thái khi tour thực hiện có tất cả dịch vụ ở trạng thái Xác thực hoặc Hủy hoặc Không xác thực, không có dịch vụ nào đang ở trạng thái "Chờ phản hồi" hoặc "Chưa đặt".

- Trạng thái Đóng/ Mở ở tour điều hành (Đóng/ Mở của tour SIC): Hệ thống tự động ghép các booking có cùng 1 ngày khởi hành của sale vào thành 1 tour điều hành. Trong trường hợp người điều hành muốn ngừng ghép để tách các booking sang đoàn khác thì chuyển trạng thái từ Mở sang Đóng. Thao tác: Nhấn vàosau đó chọn Sửa. Trường Tình trạng chuyển sang Private .

Ví dụ: Số chỗ mở bán tối đa cho tour A ngày 20/9/2022 là 90 pax. Tuy nhiên sẽ được tổ chức thành 2 đoàn, mỗi đoàn 45 pax. Lúc này khi các sale chuyển booking sang điều hành đã đủ 1 đoàn 45 pax, người điều hành sẽ chuyển tình trạng của tour điều hành đó từ Mở sang Đóng. Các booking tiếp sau đó sale chuyển sẽ được ghép vào 1 tour thực hiện thứ 2.

b) Các công cụ trong điều hành tour/dịch vụ

Thao tác chuột phải vào 1 tour điều hành ở Danh sách tour điều hành, người điều hành có thể click chọn các công cụ: Xem | Sửa | Tiện ích | Quyết toán Tour

- Xem, Sửa: Điều hành viên có thể xem hoặc điều chỉnh các thông tin trong tour như Thông tin chung, Chương trình tour, Cập nhật lại thông tin khách hàng trong danh sách đoàn, Tạo đề nghị thanh toán, Xem lịch sử đặt dịch vụ với NCC…

- Quyết toán Tour: Thao tác quyêt toán tour. Điều hành viên chuyển tour sang trạng thái Quyết toán sau khi đã hoàn tất công việc tổ chức, quyết toán hướng dẫn viên. Hệ thống tự động tính lợi nhuận thuần của tour dựa trên Thực thu, Thực chi, Thuế VAT (in, out). Điều kiện để có thể chuyển Quyết toán khi tất cả dịch vụ trong tour đã được đặt với nhà cung cấp và được confirm (Xác thực hoặc Không xác thực). Nếu còn dịch vụ ở trạng thái Chờ phản hồi, tour sẽ không thể chuyển Quyết toán.

- Tiện ích: Hệ thống File các dữ liệu liên quan của tour, hỗ trợ điều hành trong công tác tổ chức và bàn giao hồ sơ cho Hướng dẫn viên

Trong đó:
+ QRCode: Đây là file chứa mã code của đoàn, HDV đón khách và hướng dẫn khách hàng đi tour quét QR bằng ứng dụng Zalo hoặc Camera điện thoại.

Sau khi truy cập hệ thống sẽ yêu cầu khách hàng nhập Họ và Tên, Email hoặc Số điện thoại. Thông tin này sẽ được update chính xác vào dữ liệu danh sách đoàn hoặc nếu chưa có trong danh sách đoàn hệ thống sẽ insert thông tin để phụ vụ Remarketing. Dữ liệu được lưu tại taCRM > Tiềm năng.

Khách hàng có thể xem được:

Tab liên hệ: Địa chỉ đón, ngày bắt đầu khởi hành và địa chỉ trả khách và ngày kết thúc tour. Thông tin liên hệ: Thông tin trưởng đoàn, lái xe, hướng dẫn viên, khi cần có thể liên hệ.

Tab chương trình: Thể hiện chi tiết chương trình tour, khách hàng có thể nắm được và theo dõi hành trình

Tab dịch vụ: Hiển thị đầy đủ các dịch vụ khách sử dụng trong tour, khách hàng có thể đánh giá chất lượng dịch vụ trong suốt quá trình trải nghiệm. Các đánh giá này người điều hành xem chi tiết tại Điều hành dịch vụ > Điều hướng >

Lưu ý:

Đối với các đầu dịch vụ sử dụng trong chương trình tour, nếu:

- Mỗi đầu dịch vụ chỉ có 1 nhà cung cấp duy nhất thì hệ thống sẽ ẩn tên nhà cung cấp để giữ đầu mối cho công ty lữ hành.

- Mỗi đầu dịch vụ có hai nhà cung cấp trở lên thì hệ thống vẫn hiển thị tên nhà cung cấp để khách hàng đánh giá chính xác chất lượng trải nghiệm dịch vụ.

+ Chương trình tour: Đây là file tổng hợp chương trình tour. Có thể tải về để phục vụ in ấn.

+ Danh sách đoàn: Đây là file tổng hợp tất cả khách trong đoàn đã nhập vào hệ thống có thể in ra bàn giao cho HDV dễ dàng theo dõi

+ Duyệt chi HDV & LX: Sử dụng khi có 1 số dịch vụ doanh nghiệp tạm ứng cho HDV hoặc Lái xe thanh toán trực tiếp cho NCC khi sử dụng dịch vụ. Hướng dẫn chi tiết tại đây

+ Phiếu điều động hướng dẫn viên: Đây là file tổng hợp nội dung bao gồm: Điểm đến, Thông tin Khách sạn, Thông tin Nhà hàng và Nội dung chương trình tour theo ngày đi tour

c) Các nghiệp vụ chính với 1 tour điều hành: Nhấn chuột trái vào tour cần điều hành

Nhấn chuột trái vào tour bạn cần điều hành, quan sát phần màn hình bên dưới sẽ thấy các tab thông tin chi tiết trong tour tương ứng với các nghiệp vụ phòng điều hành

Hình ảnh: Các tab của mỗi tour thực hiện trong phân hệ điều hành
Bạn có thể mở rộng màn hình bên dưới bằng cách di chuyển chuột vào dòng kẻ ngang, lúc này con trỏ chuột chuyển sang mũi tên 2 chiều. Tiếp theo bạn nhấn giữ chuột trái và kéo màn hình cao lên phía trên để dễ dàng thao tác hơn trong quá trình làm việc
2. Tab: Danh sách booking

- Tour Private: Chỉ có 1 booking duy nhất, hiển thị các thông tin tour, số pax, thông tin khách hàng, nhân viên sale, ngày đặt booking

- Tour SIC: Theo tính chất đặc thù của loại hình tổ chức tour, dòng tour này sẽ được ghép bởi nhiều booking có cùng 1 ngày khởi hành tạo thành tour điều hành. Do đó, ở tab danh sách booking sẽ hiển thị tất cả các booking ghép tạo thành 1 tour điều hành để tổ chức thực hiện theo kế hoạch

- Nghiệp vụ chi tiết xem tại đây

3. Tab: Danh sách đoàn

Thống kê toàn bộ danh sách đoàn trong mỗi booking.

Trong trường hợp sale không nhập danh sách đoàn, ở đây sẽ chỉ hiển thị thông tin của người đặt tour (Thông tin khách hàng khi sale tạo booking)

4. Tab: Điều hành

Nhiệm vụ: Thực hiện chức năng quản lý tổng thể các dịch vụ sử dụng trong tour điều hành như: Tên dịch vụ, tên nhà cung cấp, ngày sử dụng, số lượng, FOC theo chính sách NCC, tình trạng đặt với với nhà cung cấp, tình trạng thanh toán, điều hành viên phụ trách

- Bạn có thể thao tác điều chỉnh dịch vụ, nhấn vào chọn Sửa để sửa dịch vụ.

- Với các dịch vụ đã được đặt với NCC, nhấn chọn Xem để xem lịch xử giao dịch với NCC

- Nghiệp vụ chi tiết xem tại đây
5. Tab: Đặt dịch vụ

Người điều hành thực hiện Book/Đặt dịch vụ tour trực tiếp trên hệ thống với nhà cung cấp.

- Bạn có thể sử dụng các Tiêu chí Lọc (1) (2) (4) (4) để hỗ trợ tìm kiếm dịch vụ theo nhà cung cấp, tình trạng đặt, tình trạng thanh toán.

- Số (5) bao gồm các thao tác quản lý tình trạng, đặt dịch vụ tự động với nhà cung cấp.

- Nghiệp vụ chi tiết xem tại đây
6. Tab: Công việc

Quản lý các đầu công việc thực hiện trong tour

7. Tab: Chi phí ước tính

Quản lý các chi phí ước tính của tất cả dịch vụ sử dụng trong Tour thực hiện mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp

Điều hành viên có thể làm Đề nghị thanh toán gửi kế toán và các bộ phận liên quan khi các dịch vụ đã được NCC xác nhận

Lưu ý: Sau khi tạo Đề nghị thanh toán và dịch vụ đó chưa được Kế toán xác nhận thanh toán thì nó vẫn hiển thị thông tin ở Tab Chi phí ước tính là Chưa thanh toán và hiển thị bên tab Thực chi với tình trạng Chưa chi. Sau khi kế toán xác nhận đã thanh toán, dịch vụ sẽ ko còn hiển thị ở tab Chi phí ước tính nữa

- Nghiệp vụ chi tiết xem tại đây
8. Tab: Thực chi

Các khoản chi đã thanh toán với Nhà cung cấp trong Tab Chi Phí ước tính sẽ được chuyển sang Tab thực chi nhằm quản lý các dịch vụ đã thanh toán

Chức năng Thêm phiếu chi sử dụng khi điều hành cần tạo thêm các phiếu Đề nghị thanh toán, có thể thanh toán cho các dịch vụ đã được tạm ứng hoặc chi khác (Hoa hồng người giới thiệu...)

Thao tác trong phiếu Đề nghị thanh toán xem chi tiết tại đây

9. Tab : Dự toán

Thống kê tất cả các khoản thu chi, thuế

10.Tab: Lịch hẹn

Quản lý các lịch hẹn làm việc với NCC, nhân sự công ty liên quan đến tour điều hành

11. Tab: Ghi chú

Note lại những điều cần lưu ý trong quá trình điều hành tour.

12. Tab: Log
Hệ thống ghi nhận Lịch sử thao tác liên quan đến các dịch vụ trong Điều hành dịch vụ
13. Tab: Dịch vụ hủy

Khi khách hàng hủy booking, sale sẽ thao tác Hủy trên hệ thống, các dịch vụ sử dụng trong tour sẽ được chuyển toàn bộ qua tab này

Update: 24/08/2022