Booking tour F.I.T

1. TẠO BOOKING TOUR VỚI TOUR F.I.T

Để tạo Booking, bạn cần di chuyển tới Phân hệ TaCRM để thực hiện việc TẠO này, nếu bạn có vai trò (phân quyền là Kinh doanh) thì sau khi login, màn hình của bạn sẽ chính là TaCRM

Bước 1: Nhấn vào trên TOP màn hình > chọn Booking

Bước 2: Nhập dữ liệu theo yêu cầu của form booking

(Hình trên: bước 2 khai báo một số thông tin ban đầu)

1. Không bỏ qua các yêu cầu dữ liệu

Ghi chú: Nếu khách hàng mới, chưa tồn tại, bạn cần thêm nhanh khách hàng nhập theo yêu cầu hình popup (hình trên ở khung số 1)

+ Mã khách hàng: bạn không được sửa, số tự động nhảy

+ Tên khách hàng

+ Địa chỉ

+ Email

Điện thoại

2. Dịch vụ yêu cầu: lựa chọn option Tour du lịch

3. Click vào ô "Nhấn Enter để tìm kiếm tour". Hệ thống sẽ hiển thị ra các tour đã Chiết tính đầy đủ, Trạng thái mở, nhấnđể chọn và chuyển sang Bảng chi tiết booking

- Tại bảng Pop-up hiện ra, thực hiện theo các bước sau:

Hình ảnh: Thao tác chọn dịch vụ trong booking

Bước 1: Tại phần Thông tin Chung: Chọn thời gian bắt đầu- kết thúc (1), số lượng khách (2), hạng tour (3). Ô FOC sẽ tự động hiển thị số khách được miễn phí theo chính sách FOC đã nhập tại Tour sản phẩm. Bạn có thể thay đổi lại số lượng FOC này.

Bước 2: Nhấn để chuyển sang bảng Chiết tính Sale.

Hình ảnh: Bảng Chiết tính Sale trong booking

Trong đó:

+ Nhấn để chọn dịch vụ (thao tác như Thêm dịch vụ trong bảng Chiết tính tour)

+ Nhấn tại dịch vụ muốn sửa và lựa chọn Nhà cung cấp (hoặc dịch vụ) khác

+ Nhấn tại dịch vụ muốn Xóa và Xóa khỏi bảng Chiết tính Sale

- Nếu trong tour có trẻ em đi kèm, thao tác lựa chọn dịch vụ và chiết tính dịch vụ cho trẻ em, xem tại đây.

- Trong trường hợp tour khách đặt vào ngày cuối tuần, cần thay đổi giá khách sạn vì hiện tại hệ thống đang mặc định theo giá ngày thường: Chọn để sửa giá phòng, sau đó

- Sau đó nhấn để cập nhật bảng Chiết tính Sale

Ghi chú:

+ Nếu đơn vị tiền tệ của booking trùng với Đơn vị tiền tệ mặc định của hệ thống, tỷ giá sẽ bằng 1.

+ Nếu khác đơn vị tiền tệ mặc định của hệ thống, thay đổi tỷ giá trong ô Tỷ giá hoặc nhấn và nhấn để cập nhật tỷ giá tự động

Khi nhấn THÔNG TIN THÊM

+ Ghi chú: Ghi chú trong booking

+ Booking đại lý: Nhập mã booking đại lý nếu đây là booking bán sỉ cho Đại lý của doanh nghiệp

+ Thuế VAT 10%: Lựa chọn loại VAT, bao gồm: Giá không bao gồm thuế VAT, Giá chưa bao gồm thuế VAT, Giá đã bao gồm thuế VAT

Hình ảnh: Lựa chọn Loại thuế VAT và ứng dụng trên tổng giá trị booking

Bước 3: Thêm các dịch vụ khác, dịch vụ bổ sung trong tour (Bước này có thể bỏ qua)

+ Nhấn sau đó lựa chọn loại dịch vụ Addon service muốn thêm vào booking

+ Một màn hình hiển thị ra. Có 2 cách để thêm Addon service cho booking tour

Hình ảnh: Thêm mới addon service vào booking tour

(1) Cách 1: Chọn Addon service đã được cấu hình tại khu vực Addon service, xem lại thao tác tại đây

Khi chọn tên Addon đã cấu hình sẵn hệ thống sẽ tự điền vào các ô Nhà cung cấp, Tên dịch vụ, Giá Nett, Giá bán. Tuy nhiên bạn sẽ không thể sửa Giá Nett, giá bán dịch vụ, nếu muốn sửa cần quay lại khu vực quản lý Addon Service để thay đổi

Bạn chọn số lượng sử dụng, hệ thống sẽ tính tổng giá

Sau đó nhấn để hoàn tất thêm mới Addon service cho booking tour

(2) Cách 2: Thêm mới dịch vụ Addon service (không chọn addon service có sẵn)

Tại trường Nhà cung cấp, nhấn chọn tên Nhà cung cấp và tên dịch vụ sử dụng, hệ thống sẽ hiển thị giá Nett và Giá bán dịch vụ

Thay đổi giá dịch vụ (nếu có) và lựa chọn số lượng dịch vụ sử dụng

Sau đó nhấn để hoàn tất thêm mới Addon service cho booking tour

Bước 4: Lưu bảng Popup với thông tin vừa nhập

• Cách tính giá booking khi có FOC: Khi có FOC, giá bán của 1 khách sẽ thay đổi, tổng giá trị booking không đổi. Khi đó hệ thống sẽ lấy tổng giá trị booking chia số khách sau khi trừ FOC để tính giá 1 khách

Vi dụ: Giá tour cho 9 khách là 18.000.000đ, tương đương 2.000.000đ/khách

Áp dụng 1 FOC, nghĩa là chỉ áp dụng giá cho 8 khách, 1 khách miễn phí. Khi đó, giá 1 khách sẽ thay đổi thành: 18.000.000/8 = 2.250.000đ/khách

- Nhập Danh sách đoàn và Ghi chú: Nhập thông tin các thành viên có trong đoàn để tiện theo dõi và liên lạc. Nhấn để thêm người trong đoàn.

Lưu ý: Tại trường Email và Điện thoại, khi nhập một vài từ khóa, hệ thống sẽ check ngược lại email và số điện thoaii trong danh sách Khách hàng (menu > Khách hàng) để đưa ra gợi ý, nếu bạn chọn số điện thoại gợi ý, hệ thống sẽ tự động điền vào các trường còn lại (Họ và tên, Email, Điện thoại, Địa chỉ, Quốc tịch,..)

Hình ảnh: Nhập danh sách đoàn theo trường gợi ý

- Nhấn hoặc để lưu Booking.

2. Dịch vụ ngoài

Bước 1: Chọn dịch vụ yêu cầu

Bước 2: Tìm chọn nhà cung cấp, sau đó chọn dịch vụ mà bạn muốn bán của nhà cung cấp đó

1. Tích chọn dịch vụ
2. Tích chọn .
3. Tiếp theo, mở ra 1 bảng pop-up chọn Ngày bắt đầu, số lượng và các thông tin cần thiết khác,
4. Nhấn
5. Màn hình hoàn thiện dưới đây với khoản tạm ứng trước 560.000đ sau đó nhấn

Hình ảnh: Hoàn tất 01 booking có khoản tạm ứng

Lưu ý:

(1) Sau khi lưu booking, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu thu (gọi là Phiếu thu chờ). Nếu bạn nhấn nút thì hệ thống sẽ yêu cầu thanh toán phiếu thu đã được sinh ra trước đó

Hình ảnh: Phiếu thu chờ tại booking

Nhấn để thao tác trong Phiếu thu chờ, sau đó mới có thể thêm 1 phiếu thu ngoài khác.

(2) Khi nhập tạm ứng, hệ thống sẽ tự động thêm 01 phiếu thu tại booking này, bạn có thể kiểm tra và thực hiện thu theo hướng dẫn sau

- Truy cập tới booking vừa tạo

Hình ảnh: Sửa một phiếu thu

- 01 phiếu thu chi tiết popup hiển thị, bạn cận Nhập tên người nộp tiền và click chọn

Màn hình phiếu thu tạm ứng 1 phần

3. Tìm kiếm Booking

Truy cập theo đường Menu -> Booking/Request -> Booking

Hình ảnh: Tìm kiếm booking

Tại đây, bạn có thể tìm kiếm các Booking khác nhau theo các tiêu chí

- Nhập từ khóa theo mã booking hoặc tên booking.

- Loại ngày tìm kiếm: Hệ thống cho phép lọc theo 2 loại:

+ Ngày tạo: Ngày booking được tạo

+ Ngày sử dụng: Ngày khởi hành của tour (đói với dịch vụ tour), ngày sử dụng dịch vụ (đối với dịch vụ ngoài).

- Từ ngày .... Đến...: Khoảng thời gian lọc từ ngày ... đến ngày .... - Tình trạng cần tìm kiếm (Thực hiện, Hủy, Tạm dừng, v.v...) - Người bán hàng: Tìm kiếm các booking theo tên nhân viên Sale - Người điều hành: Tìm kiếm các booking theo tên nhân viên Điều hành booking đó.

* Muốn xem thông tin của một Booking, chúng ta nhấp chuột trái vào Booking đó. Bảng thông tin của Booking đó sẽ được hiện ra ngay phía dưới.

** Thêm nhanh thông tin của Booking bằng cách nhấp chuột vào Thêm mới hoặc Thêm mới... tại Tab tương ứng của Booking. Sau đó nhập nội dung theo các trường dữ liệu yêu cầu rồi nhấp Lưu lại

** Tham khảo cách chỉnh sửa và xóa thông tin của Booking tại đây

4. Các thao tác khi chuột phải lên một Booking

Hình ảnh: Các thao tác khi chuột phải lên một Booking

- Xem: Xem booking ở dạng Phiếu đặt dịch vụ

- Sửa: Sửa thông tin tròn booking (thông tin khách hàng, ngày đi tour, dịch vụ tour,...)

- Xóa: Xóa booking (Chỉ có thể xóa booking khi trạng thái booking đó chưa chuyển sang "Thực hiện")

- Xuất bảng giá: Download bảng giá của booking theo 3 định dạng file: Word, Excel, PDF. Trong file sẽ hiển thị đầy đủ các dịch vụ sử dụng trong từng ngày tour kèm giá chi tiết từng dịch vụ.

Hình ảnh: File excel download của bảng giá

- Xuất chương trình: Download chương trình tour theo 2 định dạng file: Word, PDF.

- Phiếu dịch vụ: Download Phiếu yêu càu dịch vụ theo dạng file PDF hoặc In Phiếu yêu cầu dịch vụ

- Tiện ích:

+ Chuyển xác nhận: Nút này chỉ xuất hiện khi chuyển 1 Báo giá sang booking (booking được tạo từ Báo giá). Chức năng: Xác nhận booking đó để tiến hành bước tiếp theo là chuyển Điều hành (chuyển thực hiện)

+ Chuyển thực hiện: Chuyển cho bộ phận Điều hành để Điều hành viên thực hiện các bước đặt dịch vụ với Nhà cung cấp. Xem chi tiết tại đây

+ Thêm khoản thu khác: Thêm khoản thu mới, các dịch vụ/khoản thu sau khi thêm mới sẽ ảnh hưởng đến giá trị booking. Sau khi nhấn "Thêm khoản thu" thì hệ thống sẽ hiển thị ra phiếu thu dịch vụ, thao tác như sau:

(1) Tại mục "Thêm dịch vụ", chọn dịch vụ muốn thêm mới. Thêm lần lượt các dịch vụ cần thiết

Hình ảnh: Chọn dịch vụ thêm vào trong tour

(2) Chọn Nhà cung cấp, chỉnh sửa giá (nếu có), sau đó tick trạng thái đã thu (nếu dịch vụ chưa được thanh toán thì không tick vào ô này). Nhấn để hoàn tất thao tác.

Hình ảnh: Thêm mới dịch vụ cho booking/tour đã chuyển thực hiện

(3) Quay trở lại tab Điều hành (Menu > Điều hành > Điều hành dịch vụ > Tab Điều hành) để phê duyệt thay đổi

+ Thêm người thực hiện: Thêm người chịu trách nhiệm điều hành booking, thêm Điều hành viên cho booking. Thao tác này chỉ có thể thực hiện khi booking đó đã được chuyển thực hiện (chuyển điều hành)

+ Chuyển booking mới: Khi nhấn nút này, hệ thống sẽ mặc định HỦY booking hiện tại (booking gốc) và chuyển sang 1 booking mới với thông tin khách hàng và thông tin Dịch vụ tour vẫn được giữ nguyên theo booking gốc.

+ Thay đổi dịch vụ: Thay đổi dịch vụ đã có trong tour. Thao tác này chỉ có thể thực hiện khi booking đã được chuyển thực hiện (chuyển cho bộ phận Điều hành tour). Nếu booking vẫn ở trạng thái Đặt dịch vụ, bạn cần nhấn chuột phải vào booking đó và nhấn Sửa để chỉnh sửa các dịch vụ trong tour

+ Hủy Booking: Hủy booking đang thực hiện. (Lưu ý: Các booking chuyển thực hiện (chuyển điều hành) đã qua ngày khởi hành thì không thể Hủy được. Hệ thống sẽ có thông báo là "Dịch vụ trong booking này đã được thực hiện. Hủy không thành công" như ảnh dưới đây:

Hình ảnh: Cảnh báo khi Hủy Booking đã qua ngày khởi hành

- Lịch sử hoạt động: Liệt kê tất cả các thao tác liên quan đến booking đó

Lưu ý: Các mục không in đậm: Đề nghị ghi doanh số, Đòi nợ, Gửi Email, Gửi SMS, Trộn thư, Mẫu,.. VietISO đang xây dựng nên chưa có chức năng hoàn chỉnh.

5. Các trạng thái trong mỗi booking

Mỗi booking trong danh sách sẽ hiển thị trạng thái để Nhân viên Sale nắm được booking đó đang ở tình trạng nào, bao gồm 7 trạng thái chính: Chưa xác thực, Đặt dịch vụ, Điều hành, Đang đi tour, Kết thúc, Hủy, Quyết toán

Hình ảnh: Các trạng thái của một booking

(1) Chưa xác nhận : Trạng thái khi booking được tạo bằng cách "Thêm nhanh" hoặc Chuyển từ Báo giá sang. Đối với trường hợp này, cần phải nhấn "Chuyển Xác nhận", sau đó mới chuyển được sang Điều hành.

Để Chuyển Xác nhận, bạn nhấn chuột phải vào booking đó, trỏ vào Tiện ích rồi nhấn Chuyển xác nhận

(2) Đặt dịch vụ : Trạng thái booking vừa được tạo, có thể chỉnh sửa theo nhu cầu khách hàng. Hoặc là trạng thái sau khi nhấn Chuyển xác nhận từ trạng thái (1).

Để chuyển booking ở trạng thái Đặt dịch vụ sang Điều hành, bạn nhấn chuột phải vào booking đó, trỏ vào Tiện ích rồi nhấn Chuyển thực hiện

(3) Điều hành : Trạng thái booking đã được chuyển Điều hành, và ngày hiện tại chưa đến ngày trong hành trình tour

(4) Đang đi tour : Trạng thái booking đã được chuyển Điều hành, và ngày hiện tại là ngày trong hành trình tour đó.

(5) Kết thúc : Trạng thái booking đã được chuyển Điều hành, và ngày hiện tại đã qua so với ngày trong hành trình tour

(6) Hủy : Trạng thái booking bị Hủy do khách không sử dụng nữa hoặc lý do nào đó.

Lưu ý: Để Hủy booking thì ngày khởi hành của booking phải là ngày hiện tại hoặc ngày trong tương lai

(7) Quyết toán :Là trạng thái mà booking đã được chuyển Điều hành. Tour diễn ra hoàn tất và Điều hành viên chuyển trạng thái tour sang Quyết toán

Để chuyển Tour sang Quyết toán, tại danh sách Tour thực hiện, nhấn chuột phải vào tour muốn Quyết toán rồi nhấn Quyết toán, sau đó Xác nhận thao tác.

6. Các Tab thông tin tại mỗi booking

Khi nhấn vào mỗi booking, sẽ có các Tab thông tin hiển thị để sale có thể nắm được tình trạng của booking này

Hình ảnh: Các tab thông tin tại mỗi booking

Chi tiết và chức năng các Tab thông tin:

a. Tab Dịch vụ

Hiển thị danh sách các dịch vụ sử dụng trong booking (bao gồm 2 loại: Dịch vụ tour và Dịch vụ ngoài) kèm tổng giá trị booking và số lượng khách trong booking đó.

b. Tab Danh sách đoàn: Hiển thị danh sách khách hàng đi tour. Có 03 cách thêm mới vào Danh sách đoàn

Cách 1: Thêm từng khách hàng vào danh sách

Nhấn sau đó nhập thông tin người đi tour vào danh sách.

- Điền đầy đủ các thông tin cần thiết, sau đó nhấn để hoàn tất thao tác.

Cách 2: Thêm nhiều khách hàng vào danh sách cùng lúc

Nhấn để hiển thị giao diện nhập danh sách đoàn.

Nhấn sau đó tải file mẫu danh sách đoàn về máy.

- Tại Step 1: Nhấn để tải file mẫu Excel về máy. Điều thông tin yêu cầu, sau đó Lưu file

- Quay trở lại phần mềm, tại Step 2: nhấn Chọn tệp và lựa chọn file Excel vừa điền thông tin

- Nhấn để hoàn tất thao tác

Để tải file danh sách đoàn đã nhập về máy, nhấn

c. Tab Thực thu: Có 2 thao tác tại Tab Thực thu

- Thêm phiếu thu: Thêm phiếu chi mới, phiếu chi ngoài liên quan đến booking đang thao tác. Nhấn nút sau đó điền các thông tin cần thiết vào phiếu.

Lưu ý: Nếu Phiếu thu chính của booking chưa được thanh toán (chưa tick "đã thu") thì hệ thống sẽ hiển thị bảng thông báo Phiếu thu chờ như ảnh dưới đây:

Khi đó, nếu bạn muốn thanh toán phiếu thu chờ (phiếu thu chính) của booking thì nhấn . Nếu muốn thu ngoài giá trị booking, nhấn sau đó nhập các thông tin yêu cầu trong phiếu.

- Giảm trừ khách hàng: Trường hợp khách hàng báo giảm số lượng dịch vụ sử dụng của booking mà booking đã chuyển thực hiện (chuyển điều hành) thì bạn sẽ phải tiến hành thao tác "Giảm trừ dịch vụ" để giảm công nợ của khách hàng đó. Nhấn sau đó điền thông tin yêu cầu trong phiếu. Hệ thống sẽ giảm trừ công nợ khách hàng theo số tiền giảm trừ, đồng thời hiển thị thông tin phiếu tại Tab Chi khác (mục d)

d. Tab Chi phí ước tính

e. Tab Chi khác

- Hiển thị các khoản chi liên quan đến booking.

- Nhấn nút để thêm phiếu chi giảm trừ cho khách hàng. Điền các thông tin yêu cầu và nhấn để hoàn tất thao tác.

f. Tab Công việc

- Hiển thị danh sách các công việc được giao liên quan đến booking đó.

- Nhấn để thêm mới công việc, điền các thông tin yêu cầu và nhấn để hoàn tất thao tác.

g. Tab Lịch hẹn

- Hiển thị các Lịch hẹn liên quan đến booking.

- Nhấn để thêm mới Lịch hẹn, điền các thông tin yêu cầu và nhấn để hoàn tất thao tác.

h. Tab Ghi chú

- Hiển thị các Ghi chú liên quan đến booking.

- Nhấn để thêm mới Ghi chú

Hình ảnh: Thêm mới Ghi chú

Trong đó:

+ Tiêu đề: Nhập tiêu đề Ghi chú

+ Tên tệp: Nhấn SELECT FILE để chọn tệp đính kèm

+ Ghi chú: Nhập mô tả cho ghi chú

3 trường trên là trường bắt buộc không được bỏ trống

- Nhấn để hoàn tất thao tác.

i. Tab Lịch sử hoạt động

- Hiển thị lịch sử hoạt động của hệ thống

6. Chuyển booking sang điều hành

- Nhấn chuột phải vào booking muốn thao tác

- Trỏ vào mục Tiện ích và nhấn Chuyển thực hiện

- Nhập tên người nhận nhiệm vụ Điều hành tour/booking

- Nhấn để lưu các thao tác vừa thực hiện.

Lưu ý:

- Hệ thống sẽ gửi email tới Điều hành viên được giao nhiệm vụ Điều hành tour/booking

- Thao tác Điều hành, xem chi tiết tại đây

=> Khi Chuyển thực hiện xong sẽ sang bước Điều hành dịch vụ: Xem tại đây

Update 08/2022