Land tour

Tải file excel mẫu phía bên góc phải màn hình

Nhập liệu theo yêu cầu dữ liệu tối thiểu dưới đây:

Lưu ý:

• Định dạng dữ liệu & những lưu ý khi nhập dữ liệu và tải lên hệ thống, xem tại đây

• Nếu nhập trùng: Tên nhà cung cấp, Tên viết tắt, Mã Số Thuế (Hoặc Giấy phép kinh doanh) đã có sẵn trong hệ thống thì sau khi Upload file Import thì hệ thống không thể Import được (ngoại trừ trường hợp tick ô Cho phép ghi đè lên các supplier đã tồn tại)

Thêm trực tiếp trên phần mềm 01 nhà cung cấp Land tour

Bước 1: Nhấn nút để thêm mới 01 nhà cung cấp Land tour, nhập dữ liệu theo yêu cầu * là tối thiểu. Sau đó nhấn nút để lưu các thông tin cơ bản của 01 NCC Land tour

Hình ảnh: Nhập thông tin cơ bản cho 01 NCC Land tour

Bước 2: Tại danh sách nhà cung cấp Land tour, click vào tên NCC Land tour hoặc bấm chuột trái vào thanh điều hướng rồi chọn Sửa để tiếp tục bổ sung dữ liệu theo các Tab hình dưới đây:

Các trường dữ liệu trong Tab Thông tin của 1 nhà cung cấp

• Mã nhà cung cấp: để phân biệt với các nhà cung cấp khác, mã này được tự động tạo khi thêm mới, có thể thay đổi cho phù hợp. Lưu ý: Mã NCC không được trùng nhau

• Tình trạng: Tình trạng của Nhà cung cấp trong mối liên hệ với doanh nghiệp của bạn

• Tên: Tên của nhà cung cấp

• Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp, bao gồm 3 trường Quốc gia - Thành phố - Địa chỉ

• Email: email liên hệ của Nhà cung cấp (Khi Điều hành viên đặt dịch vụ với NCC, hệ thống sẽ tự động sử dụng email này)

• Số điện thoại/Fax/Hotline: điện thoại liên hệ

• Website: website của Nhà cung cấp

• Dịch vụ cung cấp: Các loại dịch vụ mà NCC này cung cấp ngoài dịch vụ Landtour (Vé thắng cảnh, nhà hàng, cruise,..)

• Đánh giá: Trong quá trình sử dụng dịch vụ, khách hàng có thể đánh giá chất lượng dịch vụ. Hệ thống sẽ thống kê tự động dựa trên các đánh giá đó

• Diễn giải: Mô tả, giới thiệu chung về Nhà cung cấp

• File: Đính kèm file liên quan đến nhà cung cấp như hợp đồng, giấy phép kinh doanh,...

Lưu ý:

a) Tình trạng Nhà cung cấp có 5 tình trạng, các tình trạng này thể hiện bằng ô vuông màu ở trước tên nhà cung cấp:

New: Nhà cung cấp mới hợp tác với doanh nghiệp

Active: Nhà cung cấp đã hợp tác với doanh nghiệp 1 khoảng thời gian nhất định

Failed: Ngừng hợp tác

Urgent: Nhà cung cấp được ưu tiên, thân thiết

Closed: Nhà cung cấp đã ngừng hoạt động

Nếu nhập trùng 1 trong 4 trường: Tên nhà cung cấp, Tên viết tắt, Giấy phép KD (Hoặc Mã số thuế) với các Nhà cung cấp khác trong hệ thống thì hệ thống sẽ cảnh báo "Lỗi trùng lặp dữ liệu" như ảnh dưới đây. Hệ thống cho phép bạn lựa chọn Tiếp tục lưu hoặc Cancel

Hình ảnh: Cảnh báo khi nhập trùng dữ liệu với Nhà cung cấp khác trong hệ thống

b) COD: Là chức năng cài đặt lịch thanh toán giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp căn cứ theo ngày sử dụng dịch vụ

Trong đó:

+ COD Before: Thanh toán NCC trước ngày sử dụng dịch vụ

+ COD After: Thanh toán NCC sau ngày sử dụng dịch vụ

Thời gian email gửi thông báo nhắc thanh toán sẽ căn cứ vào thời gian COD được cài đặt ở đây và thời gian bắt đầu nhắc thanh toán được cài đặt ở Cronjobs (Công việc định kỳ)

Ví dụ về phương thức hoạt động:

• Ngày sử dụng dịch vụ là ngày 24/08/2022.
• COD Before: 3 ngày => Ngày thanh toán là 21/08/2022.
• Ngày thông báo công nợ NCC: trước 7 ngày => Hệ thống sẽ gửi email nhắc nhở thanh toán công nợ NCC từ ngày 14 - 20/08/2022.
• Hệ thống sẽ gửi email nhắc nhở tới hòm thư của Kế toán trong khoảng thời gian đã setup cho đến khi Kế toán hoàn tất thanh toán cho NCC này

Quản lý danh sách các liên hệ của NCC vừa tạo như thông tin Giám đốc, Sales, Kế toán,...

Hình ảnh: Tab Liên hệ trong chi tiết Nhà cung cấp Khách sạn

- Nhấn để thêm mới liên hệ, sau đó điền các thông tin cần thiết

- Nhấn tại liên hệ muốn thay đổi thông tin. Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất.

- Nhấn tại liên hệ muốn xóa để xóa liên hệ

- Nhấn để xem liên hệ

Hình ảnh: Thêm mới/Sửa 1 liên hệ

Lưu ý: Các trường dấu * là trường bắt buộc, không thể bỏ trống, nếu không sẽ không thể lưu được liên hệ.

Bao gồm các thông tin dịch vụ của Nhà cung cấp

Nhấn để thêm mới dịch vụ hoặc sử dụng file excel để import dữ liệu theo file mẫu

Các thông tin cần nhâp bao gồm:

• Mã: Mã dịch vụ

• Loại dịch vụ

• Tên dịch vụ: Tên dịch vụ Landtour

• Số ngày Landtour. Nhấn để thêm mới hành trình chưa có trong danh sách. Hoặc bạn có thể quản lý (thêm/sửa/xóa) ngày Landtour bằng cách truy cập Menu > Danh mục > Dịch vụ > Landtour > Ngày landtour

• Điểm đến: Các điểm đến trong hành trình Landtour, có thể thêm nhiều điểm đến.

• Thời gian áp dụng: Khoảng thời gian theo hợp đồng áp dụng chính sách giá đối với NCC

• Giá Nett: Giá thanh toán cho Nhà cung cấp

• Giá bán: Giá bán cho khách của công ty Lữ hành

• Ghi chú: Nội dung chương trình landtour hoặc các thông tin khác

• Thuế VAT 10%: Nếu giá trong hợp đồng là giá đã bao gồm 10% VAT, bạn cần tick ô này để khi Quyết toán tour, hệ thống chiết xuất được thuế VAT-In trong giá dịch vụ.

• Bảng giá: Quản lý giá dịch vụ theo từng khoảng khách nhất định (các khoảng khách không được trùng nhau)

Nhấn để thêm mới khoảng khách và giá.

Hình ảnh: Thêm mới giá Landtour theo khoảng khách

Trong đó:

• Số người từ... Đến: Khoảng khách từ...đến... khách

• Tiền tệ: Đơn vị tiền tệ

• Giá Nett: Giá thanh toán cho Nhà cung cấp

• Giá bán: Giá bán cho khách của công ty Lữ hành

Nhấn để hoàn tất thao tác.

Lưu ý:

• Biểu tượng sẽ xuất hiện ở cột STT đối với dịch vụ nào đã qua khoảng thời gian áp dụng.

• Giá dịch vụ có thể lựa chọn nhiều đơn vị tiền tệ khác nhau trong danh sách

• Để xem lịch sử cập nhật giá dịch vụ nhằm mục đích nắm bắt giá tăng hay giảm sau mỗi lần thay đổi, click , hệ thống sẽ hiển thị Lịch sử thay đổi giá.

Hình ảnh: Xem lịch sử cập nhật giá dịch vụ

Thống kê các Tour sử dụng dịch vụ của NCC đó.

Hình ảnh: Tab Booking trong chi tiết một nhà cung cấp

• Số hiển thị tổng số lượng booking/tour sử dụng dịch vụ của Nhà cung cấp

• Lựa chọn khoảng thời gian từ... đến... rồi nhấn để tìm kiếm các booking/tour trong khoảng thời gian đã lọc

• Nhấn để in danh sách booking/tour trong khoảng thời gian đã lọc

• Nhấn để tải file danh sách tour/booking trong khoảng thời gian đã lọc (Định dạng file: Excel)

• Nhấn tại mỗi dịch vụ để xem thông tin chi tiết của dịch vụ đó

Thống kê các Báo giá có liên quan đến nhà cung cấp đó trong trường hợp Nhà cung cấp đó đóng vai trò là khách hàng muốn mua tour bên mình, tab hiển thị số lượng báo giá cho Nhà cung cấp về tour theo yêu cầu.

• Ký hiệu là số lượng Báo giá đã tạo cho Nhà cung cấp

• Nhấn để thêm mới Báo giá

• Nhấn tại Báo giá muốn sửa sau đó thay đổi các thông tin cần thiết.

Thống kê các Tài khoản ngân hàng mà Nhà cung cấp Khách sạn sử dụng để thực hiện giao dịch.

Hình ảnh: Thêm mới Tài khoản ngân hàng

• Sau khi nhập đầy đủ thông tin nhấn để lưu thông tin vừa nhập.

• Nhấn tại Tài khoản ngân hàng muốn sửa sau đó thay đổi các thông tin cần thiết.

• Nhấn tại Tài khoản ngân hàng muốn xóa để xóa Tài khoản ngân hàng trong danh sách.

Quản lý danh sách các Hợp đồng đã ký kết giữa doanh nghiệp và Nhà cung cấp

Hình ảnh: Tab Hợp đồng trong chi tiết Nhà cung cấp

Nhấn để thêm mới Hợp đồng. Điền các thông tin cần thiết về Hợp đồng, đính kèm file nếu cần, sau đó nhấn để hoàn tất. Trường dữ liệu nào không cần thiết có thể bỏ qua.

Hình ảnh: Thêm mới Hợp đồng

• Nhấn tại Hợp đồng muốn thay đổi thông tin.

• Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất

• Nhấn tại Hợp đồng muốn xóa để xóa Hợp đồng

• Nhấn để xem Hợp đồng

Quản lý danh sách các công việc giao nội bộ liên quan đến Nhà cung cấp

Hình ảnh: Tab Công việc trong chi tiết Nhà cung cấp

Click để thêm mới công việc, thông tin nhập bao gồm:

Hình ảnh: Thêm mới công việc

• Nhấn tại Công việc muốn thay đổi thông tin. Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất.

• Nhấn tại Công việc muốn xóa để xóa Công việc.

• Nhấn để xem Công việc.

Quản lý danh sách các lịch hẹn đã sắp xếp với Nhà cung cấp

Hình ảnh: Tab Lịch hẹn trong chi tiết Nhà cung cấp

Nhấn để thêm mới lịch hẹn, các thông tin cần nhập bao gồm:

Hình ảnh: Thêm mới Lịch hẹn

• Nhấn tại Lịch hẹn muốn thay đổi thông tin. Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất

• Nhấn tại Lịch hẹn muốn xóa để xóa Lịch hẹn

• Nhấn để xem Lịch hẹn

Thống kê tất cả email đã đặt với Nhà cung cấp. Thao tác Đặt dịch vụ với Nhà cung cấp được thực hiện tại khu vực Điều hành.

Hình ảnh: Tab Email trong chi tiết Nhà cung cấp

Nhấn để xem hoặc xóa nội dung email đã đặt dịch vụ với Nhà cung cấp.

Để gửi lại email cho Nhà cung cấp, nhấn

Hình ảnh: Nhấn xem nội dung Email đã gửi Nhà cung cấp