Tàu - Thuyền

Hệ thống nhà cung cấp Thuyền cho phép quản lý các đơn vị cung cấp Thuyền.

Truy cập theo đường dẫn: Menu > Nhà cung cấp > Thuyền

Có 02 cách thêm mới dữ liệu

CÁCH 1: IMPORT: Tải file excel mẫu phía bên góc phải màn hình. Đây là file list thông tin của các nhà cung cấp dịch vụ Thuyền

Nhập liệu theo yêu cầu dữ liệu tối thiểu dưới đây:

Lưu ý:

+ Định dạng dữ liệu & những lưu ý khi nhập dữ liệu và tải lên hệ thống, xem tại đây

+ Nếu nhập trùng: Tên nhà cung cấp, Tên viết tắt, Mã Số Thuế (Hoặc Giấy phép kinh doanh) đã có sẵn trong hệ thống thì sau khi Upload file Import thì hệ thống không thể Import được (ngoại trừ trường hợp tick ô Cho phép ghi đè lên các supplier đã tồn tại).

+ Để import danh sách dịch vụ chi tiết trong 1 nhà cung cấp, xem chi tiết tại đây.

CÁCH 2: THÊM: thêm thủ công 01 nhà cung cấp Thuyền

Bước 1: Nhấn nút để thêm mới 01 nhà cung cấp, nhập dữ liệu theo yêu cầu (*) là tối thiểu

Sau đó nhấn nút để lưu các thông tin cơ bản của 01 Nhà cung cấp Thuyền

1. Thông tin

Bao gồm các thông tin chung của Nhà cung cấp đó

+ Mã nhà cung cấp: để phân biệt với các nhà cung cấp khác, mã này được tự động tạo khi thêm mới, có thể thay đổi cho phù hợp. Lưu ý: Mã NCC không được trùng nhau

+ Tình trạng: Tình trạng của Nhà cung cấp trong mối liên hệ với doanh nghiệp của bạn

+ Tên: Tên của nhà cung cấp

+ Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp, bao gồm 3 trường Quốc gia - Thành phố - Địa chỉ

+ Email: Email liên hệ của Nhà cung cấp (Khi Điều hành viên đặt dịch vụ với NCC, hệ thống sẽ tự động sử dụng email này)

+ Số điện thoại/Fax/Hotline: Điện thoại liên hệ

+ Website: Website của Nhà cung cấp

+ Dịch vụ cung cấp: Các loại dịch vụ mà NCC này cung cấp ngoài dịch vụ Thuyền (Vé thắng cảnh, nhà hàng, cruise,..)

+ Đánh giá: Trong quá trình sử dụng dịch vụ, khách hàng có thể đánh giá chất lượng dịch vụ. Hệ thống sẽ thống kê tự động dựa trên các đánh giá đó

+ Diễn giải: Mô tả, giới thiệu chung về Nhà cung cấp

+ File: Đính kèm file liên quan đến nhà cung cấp như hợp đồng, giấy phép kinh doanh,...

Lưu ý:

New: Nhà cung cấp mới hợp tác với doanh nghiệp

Active: Nhà cung cấp đã hợp tác với doanh nghiệp 1 khoảng thời gian nhất định

Failed: Ngừng hợp tác

Urgent: Nhà cung cấp được ưu tiên, thân thiết

Closed: Nhà cung cấp đã ngừng hoạt động

Nếu nhập trùng 1 trong 4 trường: Tên nhà cung cấp, Tên viết tắt, Giấy phép KD (Hoặc Mã số thuế) với các Nhà cung cấp khác trong hệ thống thì hệ thống sẽ cảnh báo "Lỗi trùng lặp dữ liệu" như ảnh dưới đây. Hệ thống cho phép bạn lựa chọn Tiếp tục lưu hoặc Cancel.

- COD: Là chức năng cài đặt lịch thanh toán giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp căn cứ theo ngày sử dụng dịch vụ

+ COD Before: Thanh toán NCC trước ngày sử dụng dịch vụ

+ COD After: Thanh toán NCC sau ngày sử dụng dịch vụ

Để cài đặt thời gian hệ thống gửi mail thông báo ngày thanh toán ta cài đặt như sau:

Bước 1: Truy cập Menu > Hệ thống > Cấu hình chung > Cấu hình Cronjobs

Bước 2: Chọn Command có đường dẫn /cronjobs/supplier_debt.php và click để chỉnh sửa và cài đặt

Trong đó:

+ Phút, giờ: Thời gian gửi thông báo nhắc thanh toán đến email kế toán và email admin

+ Các trường: Ngày trong tháng, Tháng, Ngày trong tuần, Command, Loại để mặc định theo hệ thống

+ Ngày thông báo công nợ nhà cung cấp: Số ngày thông báo gửi về email trước ngày hạn thanh toán COD

+ Hoạt động: Bật/ Tắt chức năng gửi email thông báo

Ví dụ cụ thể:

+ Ngày sử dụng dịch vụ là ngày 20/09/2018

+ COD Before: 3 ngày => Ngày thanh toán là 17/09/2018

+ Ngày thông báo công nợ NCC: trước 7 ngày => Hệ thống sẽ gửi email nhắc nhở thanh toán công nợ NCC vào ngày 10 - 16/09/2018

+ Hệ thống sẽ gửi email nhắc nhở tới hòm thư của Kế toán trong khoảng thời gian đã setup cho đến khi Kế toán hoàn tất thanh toán cho NCC này.

2. Liên hệ

- Nhấn để thêm mới liên hệ, sau đó điền các thông tin cần thiết.

Lưu ý: Những trường có dấu " * " là trường bắt buộc, không thể bỏ trống, nếu không sẽ không thể lưu được liên hệ.

- Nhấn tại liên hệ muốn thay đổi thông tin. Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất

- Nhấn tại liên hệ muốn xóa để xóa liên hệ

- Nhấn để xem liên hệ

3. Dịch vụ cung cấp

Bao gồm các thông tin dịch vụ của Nhà cung cấp

Có 2 cách để thêm mới các dịch vụ:

Cách 1: Import file

Tải file Import trong Tab Dịch vụ cung cấp của nhà cung cấp đó

Nhập liệu theo yêu cầu dữ liệu tối thiểu dưới đây:

Lưu ý:

+ Định dạng dữ liệu & những lưu ý khi nhập dữ liệu và tải lên hệ thống, xem tại đây

+ Hệ thống check trùng mã sản phẩm, do đó mỗi dịch vụ cung cấp có 1 mã duy nhất, không trùng lặp

+ Khi copy dữ liệu vào file, chọn Chỉ dán giá trị

Cách 2: Thêm trực tiếp trên phần mềm TravelMaster

Các thông tin cần nhập bao gồm:

+ Mã: Mã dịch vụ

+ Tên dịch vụ: Tên dịch vụ Thuyền

+ Thời gian áp dụng: Khoảng thời gian theo hợp đồng áp dụng chính sách giá đối với NCC

+ Giá Nett: Giá thanh toán cho Nhà cung cấp

+ Giá bán: Giá bán cho khách của công ty Lữ hành

+ Ghi chú: Nội dung chương trình Thuyền hoặc các thông tin khác

+ Thuế VAT 10%: Nếu giá trong hợp đồng là giá đã bao gồm 10% VAT, bạn cần tick ô này để khi Quyết toán tour, hệ thống chiết xuất được thuế VAT-In trong giá dịch vụ.

Lưu ý:

+ Biểu tượng sẽ xuất hiện ở cột STT đối với dịch vụ nào đã qua khoảng thời gian áp dụng.

+ Giá dịch vụ có thể lựa chọn nhiều đơn vị tiền tệ khác nhau trong danh sách

+ Để xem lịch sử cập nhật giá dịch vụ nhằm mục đích nắm bắt giá tăng hay giảm sau mỗi lần thay đổi, click , hệ thống sẽ hiển thị Lịch sử thay đổi giá.

4. Booking

Thống kê các Tour sử dụng dịch vụ của Nhà cung cấp đó

- Số hiển thị tổng số lượng booking/tour sử dụng dịch vụ của Nhà cung cấp

- Lựa chọn khoảng thời gian từ... đến... rồi nhấn để tìm kiếm các booking/tour trong khoảng thời gian đã lọc

- Nhấn để in danh sách booking/tour trong khoảng thời gian đã lọc

- Nhấn để tải file danh sách tour/booking trong khoảng thời gian đã lọc (định dạng file: Excel)

5. Quotes

Thống kê các Báo giá trong trường hợp Nhà cung cấp đó đóng vai trò là khách hàng muốn mua tour, báo giá cho Nhà cung cấp về tour theo yêu cầu.

- Ký hiệu là số lượng Báo giá đã tạo cho Nhà cung cấp

- Nhấn để thêm mới Báo giá

- Nhấn tại Báo giá muốn sửa sau đó thay đổi các thông tin cần thiết

6. Tài khoản ngân hàng

Thống kê các Tài khoản ngân hàng mà Nhà cung cấp sử dụng để thực hiện giao dịch.

- Nhấn để thêm mới Tài khoản ngân hàng. Các thông tin cần nhập bao gồm:

+ Số tài khoản: Số tài khoản ngân hàng

+ Tên tài khoản: Tên tài khoản ngân hàng

+ Tên ngân hàng: Tên ngân hàng đăng ký mở tài khoản

+ Mở tại chi nhánh: Chi nhánh mở ngân hàng

+ Swift code: mã riêng của từng ngân hàng được sử dụng trong các giao dịch liên ngân hàng trên toàn cầu.Thông thường, mã Swift Code cần được cung cấp khi thực hiện giao dịch nước ngoài.

Các trường thông tin khi thêm mới tài khoản là bắt buộc cần điền. Ngoại trừ Swift code có thể bỏ trống

- Nhấn tại Tài khoản ngân hàng muốn sửa sau đó thay đổi các thông tin cần thiết.

- Nhấn tại Tài khoản ngân hàng muốn xóa để xóa Tài khoản ngân hàng trong danh sách.

7. Hợp đồng

Quản lý danh sách các Hợp đồng đã ký kết giữa doanh nghiệp và Nhà cung cấp

Trường dữ liệu nào không bắt buộc (*) có thể bỏ qua.

+ Nhấn tại Hợp đồng muốn thay đổi thông tin. Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất

+ Nhấn tại Hợp đồng muốn xóa để xóa Hợp đồng

+ Nhấn để xem Hợp đồng

8. Công việc

Quản lý danh sách các công việc giao nội bộ liên quan đến Nhà cung cấp

- Nhấn tại Công việc muốn thay đổi thông tin. Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất

- Nhấn tại Công việc muốn xóa để xóa Công việc

- Nhấn để xem Công việc

9. Lịch hẹn

Quản lý danh sách các lịch hẹn đã sắp xếp với Nhà cung cấp.

- Nhấn để thêm mới lịch hẹn, các thông tin cần nhập bao gồm:

+ Nội dung: Nội dung cuộc hẹn. Đây là trường bắt buộc cần điền

+ Địa điểm: Địa điểm làm việc, trao đổi công việc

+ Loại công việc: Phân loại công việc

+ Ngày bắt đầu - Ngày kết thúc: Ngày diễn ra cuộc hẹn

+ Diễn giải: Diễn giải nội dung, phác thảo qua nội dung, mục đích cuộc hẹn

- Nhấn tại Lịch hẹn muốn thay đổi thông tin. Sau khi sửa, nhấn để hoàn tất

- Nhấn tại Lịch hẹn muốn xóa để xóa Lịch hẹn

- Nhấn để xem Lịch hẹn

10. Email

Thống kê tất cả email đã đặt với Nhà cung cấp. Thao tác Đặt dịch vụ với Nhà cung cấp được thực hiện tại khu vực Điều hành.

- Nút sẽ xóa email đã đặt với Nhà cung cấp, do đó không nên thao tác nút này nếu bạn không thực sự hiểu

- Nhấn để xem nội dung email đã đặt dịch vụ với Nhà cung cấp. Để gửi lại email cho Nhà cung cấp, nhấn

11. Quản lý trả trước

Quản lý các khoản tiền đã trả cho Nhà cung cấp Nhà cung cấp nhưng chưa sử dụng, dùng để đối trừ thanh toán cho các dịch vụ sau.

- Nhấn để nạp thêm các khoản tiền trả trước cho Nhà cung cấp. Trong đó:

+ Diễn giải: Diễn giải lý do nạp tiền

+ Số tiền: Số tiền nạp bổ sung

+ Đơn vị tiền tệ: Lựa chọn đơn vị tiền tệ phù hợp

- Nhấn để Sửa khoản tiền đã nạp bổ sung.

- Nhấn để Xóa khoản tiền đã nạp bổ sung.

Update: 23/08/2022