From TravelMaster Documentation
Jump to: navigation, search

<-- Quay lại Điều hành

Điều hành dịch vụ

ều hành
Điều hành dịch vụ | Sổ tour | Sổ dịch vụ tour |
Lịch xe | Điều hành xe | Lịch Guide | Điều hành guide 

 

Bộ phận điều hành thực hiện các việc liên quan đến hệ thống dịch vụ có trong các mỗi booking mà sales chuyển sang thực hiện

Menu > Điều hành > Điều hành dịch vụ

A. Các thao tác:

1. Công cụ Tìm kiếm/Lọc

 Tại đây, bạn có thể tìm kiếm các Tour thực hiện khác nhau: 

  • Loại tour / Dịch vụ cần tìm kiếm
  • Lọc theo Mã Tour
  • Ngày đi / ngày kết thúc cần tìm kiếm
  • Lọc theo tình trang tour 
    Hình ảnh: Loại theo tình trạng

* Muốn xem thông tin của một Tour thực hiện, chúng ta nhấp chuột trái vào Tour thực hiện. Hệ thống hiển thị các thông tin tại các tab như dưới đây

Hình ảnh: các tab của mỗi tour thực hiện trong phân hệ điều hành

Danh sách Booking:

Tour thực hiện có thể tồn tại nhiều booking nếu tour booking thuộc nhóm SIC - Group, hệ thống tự động list các booking thuộc nhóm này theo các tiêu chí trùng Mã tour, ngày khởi hành hoặc ngược lại là duy nhất có 01 booking

 

Danh sách đoàn: 

Đối với mỗi booking danh sách đoàn, nhóm, cá nhân đi tour đều được list tại đây một cách tự động.

 

  Điều hành:

Hiển thị các thông tin trợ giúp người điều hành có cái nhìn tổng thể về danh sách dịch vụ có trong tour, tình trạng đặt, nhà cung cấp, thanh toán, người phụ trách dịch vụ, thay đổi dịch vụ

Hình ảnh: Danh sách các tour thực hiện trong Điều hành dịch vụ

Đối với các tour SIC có dịch vụ Xe ô tô cần điều hành, bên cạnh mã tour thực hiện sẽ xuất hiện icon  để Điều hành viên có thể nắm được Tour thực hiện SIC này cần điều hành xe. Sau khi dịch vụ Xe ô tô được điều hành và xếp xe, icon  sẽ tự động biến mất. 

Hình ảnh: icon thông báo Tour thực hiện SIC có dịch vụ xe cần điều hành (xếp xe) 

Công việc:

Thực hiện book/đặt dịch vụ với nhà cung cấp, giao việc liên quan đến tour thực hiện mà bạn đang điều hành (xem nghiệp vụ)

Chi phí ước tính:

Với nhóm chức năng này, nhằm đảm bảo tổng quan hơn các dịch vụ mà người điều hành quan sát được, dịch vụ này thường tương đương với tab điều hành.

Thực chi:

Những dịch vụ đã thanh toán bởi các bộ phận liên quan, người điều hành sẽ nhìn thấy tại tab này

 

Lịch hẹn: 

Liệt kê các lịch hẹn với Nhà cung cấp

Ghi chú: 

Note lại những điều cần lưu ý trong quá trình điều hành tour.

Admin:

  Giúp bạn thống kê và xuất các phiếu theo yêu cầu như Phiếu đặt phòng, Phiếu đặt ăn, Sổ dịch vụ, Báo cáo của Hướng dẫn viên sau mỗi lần đi tour,....

-------------------------------------------------

1. Menu > Điều hành > Điều hành dịch vụ > Tab: Điều hành

Nhiệm vụ: thực hiện chức năng quản lý tổng thể dịch vụ điều hành với nhà cung cấp, chuẩn hóa, giao dịch với các bộ phận liên quan trong hệ thống, giải quyết các phát sinh liên quan đến dịch vụ trong tour đối với sales và các bộ phận liên quan, đặc biệt là việc thay đổi dịch vụ, NCC đối với Điều hành dịch vụ.

  • Mã: dịch vụ sử dụng trong tour
  • Ngày sử dụng: của dịch vụ được cung cấp trong tour
  • Loại dịch vụ: được phân loại theo nhóm dịch vụ nhà cung cấp
  • Dịch vụ: tên dịch vụ sẽ được sử dụng
  • Đơn vị cung cấp: nhà cung cấp được sử dụng để cung cấp dịch vụ này
  • Số lượng/đơn vị: số lượng dịch vụ được sử dụng
  • Trạng thái: liên quan đến việc (đã xếp xe, xác thực...) của dịch vụ do người thực hiện book/order dịch vụ thực hiện (xem thêm)
  • Thanh toán: tình trạng thanh toán cho dịch vụ (chưa thanh toán, tạm ứng, đã thanh toán hết)
  • Thực hiện bởi: người thực hiện book/order dịch vụ

Sử dụng các tác vụ  để xem, sửa,  để view danh sách dịch vụ điều hành

a. Xem (view OP): với chức năng này bạn có thể sử dụng để thay đổi Tình trạng đặt hoặc Thêm các báo cáo liên quan đến Công việc điều hành của mình đang thực hiện (lưu ý: người điều hành có quyền view, thay đổi tình trạng đặt, thêm các báo cáo, xem lịch sử công việc liên quan đến OP điều hành)

b. Sửa dịch vụ điều hành: 

  • Nhà cung cấp: đơn vị cung cấp dịch vụ (xem thêm)
  • Dịch vụ: thay đổi dịch vụ thuộc nhà cung cấp mà bạn lựa chọn
  • Hành trình: thường thì hành trình này bạn không nên thay đổi
  • Loại áp dụng: không nên thay đổi
  • Giá Nett/suất: có thể thay đổi giá Nett để phù hợp với tình hình mua vào thực tế tại thời điểm tổ chức, điều này liên quan đến quyết toán tour
  • Tình trạng đặt: bạn có thể thay đổi tình trạng tại đây, tuy nhiên có thể dẫn đến sai khác tình trạng book/order dịch vụ (xem thêm nghiệp vụ)
  • Số lượng: số lượng dịch vụ được sử dụng
  • Không sử dụng: chức năng này có thể loại bỏ dịch vụ khỏi danh sách quyết toán, book/order dịch vụ
  • TT thanh toán: tình trạng thanh toán cho dịch vụ (chưa thanh toán, tạm ứng, đã thanh toán hết)
  • Ghi chú: nếu có

Lưu ý: Việc sửa dữ liệu trong Tab Điều hành sẽ có sự khác biệt giữa dịch vụ giá Biến đổi và dịch vụ giá Cố định

  • Thay đổi tên NCC và dịch vụ cung cấp

+ Dịch vụ giá cố định (Hướng dẫn viên, Xe ô tô,...): Thay đổi tại Tab Điều hành Nhà cung cấp và dịch vụ cung cấp, sau đó nhấn 

Hình ảnh: Thay đổi NCC và dịch vụ cung cấp tại Tab điều hành (dịch vụ Cố định)

+ Dịch vụ giá Biến đổi (Nhà hàng, Vé thẳng cảnh, Vé máy bay, Visa,...): Không thể thao tác thay đổi NCC và dịch vụ cung cấp tại Tab Điều hành. Bạn phải thay đổi 2 dữ liệu này trong phần Thay đổi dịch vụ.

  • Thay đổi giá dịch vụ cung cấp: Thay đổi giá mới của dịch vụ tại Tab Điều hành, sau đó nhấn 

Hình ảnh: Thay đổi giá dịch vụ trong Tab Điều hành

  • Thay đổi số lượng dịch vụ:

+ Dịch vụ giá cố định (Hướng dẫn viên, Xe ô tô,...): Thay đổi số lượng tại Tab Điều hành, mục Số lượng, sau đó nhấn 

Hình ảnh: Thay đổi số lượng dịch vụ Cố định trong Tab Điều hành

+ Dịch vụ giá Biến đổi (Nhà hàng, Vé thẳng cảnh, Vé máy bay, Visa,...): Sau khi nhấn vào ô Số lượng, hệ thống sẽ hiển thị 1 ô pop-up mới với danh sách các Booking sử dụng dịch vụ Biến đổi này để bạn thay đổi số lượng trong booking phù hợp. Sau đó nhấn  để hoàn tất thao tác.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi số lượng dịch vụ trong phần Thay đổi dịch vụ.

Hình ảnh: Thay đổi số lượng dịch vụ trong loại giá Biến đổi

Cần chú ý rằng bạn phải thay đổi giá dịch vụ trước khi thay đổi số lượng dịch vụ bởi trong cửa sổ hiển thị khi nhấn thay đổi số lượng, trường Giá sẽ bị ẩn và không thể sửa được. 

--------------------------------------------------------

2. Menu > Điều hành > Điều hành dịch vụ > Tab: Danh sách booking

Nhiệm vụ: thực hiện chức năng lập, quản lý danh sách booking, thay đổi dịch vụ cho booking trong tour thực hiện:

  • Mã: booking dịch vụ
  • Sản phẩm/dịch vụ: tên sản phẩm/dịch vụ mà Người bán hàng bán được
  • Ngày yêu cầu: dịch vụ được bán bởi người bán
  • Slg: đơn vị sản phẩm/dịch vụ bán được trên mỗi mã booking
  • Loại: đối tác/khách hàng
  • Tình trạng: hiện tại đang ở trạng thái nào với booking (thực hiện, quyết toán, hủy....)
  • Tổng tiền: thu và hiển thị trên phiếu đặt dịch vụ đối với mỗi booking
  • Phương thức: thanh toán tiền mặt/chuyển khoản/....
  • Đối tác/khách hàng: tên khách hàng mua dịch vụ
  • Người bán:  người thực hiện giao dịch bán sản phẩm/dịch vụ

Sử dụng các tác vụ  để xem booking hoặc chuột phải với hình dưới đây để Xem, Sửa, thay đổi dịch vụ, Xóa


Hình ảnh: chuột phải lên Mã Bk trong tab: Danh sách booking

 

a. Xem (01 Booking): với chức năng này bạn có thể xem tổng thể 01 booking với

  • Thông tin khách hàng
  • Danh sách dịch vụ
  • Trạng thái dịch vụ

b. Thay đổi dịch vụ: nếu bạn truy cập chức năng này là bạn đang thưc hiện việc Thay đổi/Thêm/Bớt dịch vụ trong booking của bạn, điều này cũng sẽ làm Thay đổi/Thêm/Bớt dịch vụ mà bạn đã sử dụng trong booking.

Truy cập khu vực Thay đổi dịch vụ và thao tác như dưới đây: 

  • Thay đổi dịch vụ:  để thay đổi dịch vụ
  • Xóa dịch vụ:  để xóa dịch vụ

Hình ảnh: Thao tác sửa và xóa dịch vụ khi đã chuyển booking sang thực hiện

  • Khi thực hiện thay đổi dịch vụ trong Điều hành dịch vụ, bạn cần quay trở lại tab Điều hành để phê duyệt thay đổi 

Lưu ý

  • Trong trường hợp Tour thực hiện không có dịch vụ nào cần thay đổi, không cần thao tác bước này. Chuyển sang Tab Điều hành hoặc Tab Công việc để đặt dịch vụ với NCC
  • Trường hợp cần thêm mới dịch vụ cho tour/booking đã chuyển thực hiện, bạn phải thao tác tại khu vực booking (Menu > Book/request), thao tác như sau: 

            B1: Nhấn chuột phải vào booking muốn Thêm mới dịch vụ (1) > Nhấn "Tiện ích" (2) > Thêm khoản thu khác (3) 

Hình ảnh: Thêm một dịch vụ cho tour thực hiện

            B2: Tại mục "Thêm dịch vụ", chọn dịch vụ muốn thêm mới. Thêm lần lượt các dịch vụ cần thiết

Hình ảnh: Chọn dịch vụ thêm vào trong tour

            B3: Chọn Nhà cung cấp, chỉnh sửa giá (nếu có), sau đó tick trạng thái đã thu (nếu dịch vụ chưa được thanh toán thì không tick vào ô này). Nhấn  để hoàn tất thao tác. 

Hình ảnh: Thêm mới dịch vụ cho booking/tour đã chuyển thực hiện

             B4: Quay trở lại tab Điều hành (Menu > Điều hành > Điều hành dịch vụ > Tab Điều hành)  để phê duyệt thay đổi 

** Video thao tác thêm mới/sửa/xóa dịch vụ trong booking/tour đã chuyển thực hiện, xem tại đây

--------------------------------------------------------

3. Menu > Điều hành > Điều hành dịch vụ > Tab: Công việc

a. Nhiệm vụ: Thực hiện Book/Đặt dịch vụ với nhà cung cấp, chuẩn hóa, giao dịch với các bộ phận liên quan trong hệ thống, giải quyết các phát sinh liên quan đến dịch vụ trong tour đối với sales và các bộ phận liên quan và với nhà cung cấp.

  • Ngày sử dụng: dịch vụ được sử dụng cho tour vào ngày cụ thể;
  • Loại dịch vụ: đối với mỗi dịch vụ trong hệ thống đều được phân loại cụ thể dựa trên nhóm Nhà cung cấp;
  • Tên dịch vụ: tên dịch vụ sẽ cung cấp cho khách hàng;
  • Nhà cung cấp: tên nhà cung cấp liên quan dịch vụ;
  • Số lượng: thực tế sẽ được đặt mua với nhà cung cấp;

b. Thực hiện Booking/order dịch vụ với NCC:

b.1. Đặt dịch vụ với từng NCC một

Bước 1: Click chức năng   bên trái của bảng Công việc như hình dưới:

Bước 2: Chuột trái vào ô vuông đầu dòng của mỗi OP dịch vụ



Bước 3: Nhấn nút  một cửa sổ mở ra với nội dung dịch vụ mà bạn muốn đặt với NCC bao gồm

Hình ảnh: Trường gửi email

Phía dưới là nội dung dịch vụ mà bạn đặt: lưu ý các trường nằm trong [.......] dấu ngoặc vuông, bạn không được thay đổi, bởi nó là mặc dịch của hệ thống

Bước 4: Nhấn nút  lần 2, lúc này dịch vụ sẽ được gửi tới nhà cung cấp bằng email của nhà cung cấp. Nhà cung cấp xác nhận dịch vụ theo 02 phương thức sau:

  • Email Reply: Xác nhận dịch vụ tới email gửi tới
  • Click link: Email đặt dịch vụ có chứa 01 url, bạn có thể click trực tiếp hoặc copy url này và dán vào trình duyệt của bạn để hiển thị nội dung mà bạn cần xác nhận, dịch vụ liên quan nhà cung cấp này sẽ được thay đổi tình trạng theo phản hồi của NCC một cách tự động trong phần mềm.

b.2. Đặt nhiều dịch vụ của cùng một Nhà cung cấp

Bước 1: Click chức năng  bên trái của bảng Công việc như hình dưới:

Hình ảnh: Thao tác đặt nhiều dịch vụ của một Nhà cung cấp.

Bước 2: Chuột trái vào ô vuông đầu dòng của mỗi OP dịch vụ, có thể tick nhiều (tất cả) các OP dich vụ của cùng một Nhà cung cấp

Hình ảnh: Lựa chọn nhiều dịch vụ của cùng một Nhà cung cấp

Bước 3: Nhấn nút  một cửa sổ mở ra với nội dung dịch vụ mà bạn muốn đặt với NCC bao gồm

Hình ảnh: Trường gửi email

Phía dưới là nội dung dịch vụ mà bạn đặt: lưu ý các trường nằm trong [.......] dấu ngoặc vuông, bạn không được thay đổi, bởi nó là mặc dịch của hệ thống

Bước 4: Nhấn nút  lần 2, lúc này dịch vụ sẽ được gửi tới nhà cung cấp bằng email của nhà cung cấp. Nhà cung cấp xác nhận dịch vụ theo 02 phương thức sau:

  • Email Reply: Xác nhận dịch vụ tới email gửi tới
  • Click link: Email đặt dịch vụ có chứa 01 url, bạn có thể click trực tiếp hoặc copy url này và dán vào trình duyệt của bạn để hiển thị nội dung mà bạn cần xác nhận, dịch vụ liên quan nhà cung cấp này sẽ được thay đổi tình trạng theo phản hồi của NCC một cách tự động trong phần mềm.

** Hệ thống luôn gửi email tới 02 email là: của người thực hiện đặt dịch vụ và  NCC cho bất kỳ thay đổi nào về trạng thái của dịch vụ**

Sẽ có 2 cách để NCC phản hồi email đặt dịch vụ, đó là: 

(1) Phản hồi trực tiếp (Reply) vào email mà NCC nhận được. Khi đó, điều hành viên sẽ phải quay trở về Hệ thống và chuyển trạng thái dịch vụ theo phản hồi của NCC (xác thực, hủy,..) 

(2) Nhấn vào link từ hệ thống và phản hồi vào link.

Hình ảnh: Email đặt dịch vụ NCC

Khi nhấn vào đường link trong email, NCC  sẽ được dẫn đến một Tab mới như dưới đây. Tick "Đồng ý" hoặc "Không đồng ý", nhập nội dung, đính kèm file (nếu có) sau đó nhấn 

Hình ảnh: Nội dung phản hồi trong form xác thực dành cho NCC

Tình trạng của dịch vụ sẽ được thay đổi luôn trên hệ thống mà Điều hành viên không cần phải truy cập hệ thống và thay đổi trạng thái dịch vụ. Ngoài ra, hệ thống cũng sẽ gửi email thông báo về nội dung phản hồi của NCC để Điều hành viên nắm được.

Hình ảnh: Trạng thái dịch vụ thay đổi khi NCC nhấn "Đồng ý" (Xác thực) 

Thêm vào đó, điều hành viên cũng có thể xem lai lịch sử cuộc trao đổi và phản hồi ngược lại NCC. Nhấn  tại dịch vụ muốn xem trong tab Công việc, một cửa sổ sẽ hiện ra như dưới đây

- Nhấn Tab "Lịch sử công việc" để xem lịch sử cuộc trao đổi giữa Điều hành viên và NCC. 

- Nhấn để phản hồi ngược lại NCC. 

Hình ảnh: Xem lịch sử trao đổi, phản hồi giữa Điều hành viên và NCC

c. Tình trạng đặt:

Chưa đặt: dịch vụ mới được giao bởi điều hành, người nhận việc chưa thực hiện
Chờ phản hồi: người thực hiện đã gửi nhà cung cấp thông tin yêu cầu xác thực dịch vụ, nhưng chưa có kết quả phản hồi
Xác thực: tình trạng dịch vụ đã được xác thực và hoàn tất với trạng thái đã đặt - chờ ngày khách du lịch sử dụng
Hủy: dịch vụ đã hết hoặc không đáp ứng được yêu cầu đặt dịch vụ dẫn đến nhà cung cấp hoặc công ty hủy dịch vụ.

  • Thanh toán: 
  • Tình trạng thực hiện công việc
  • Thực hiện bởi
  • Ngày thực hiện

Sử dụng các tác vụ  để xem, sửa, xóa,  để book/đặt dịch vụ với nhà cung cấp, lịch sử thực hiện Công việc

a. Xem (view task): với chức năng này bạn có thể sử dụng để thay đổi Tình trạng đặt hoặc Thêm các báo cáo liên quan đến Công việc mình đang thực hiện (lưu ý: người giao việc, nhận việc, liên quan, quản lý hệ thống có quyền view, xem, thao tác liên quan đến phần việc mà mình liên quan)

Hình ảnh xem một công việc được giao

 

Hình ảnh báo cáo, lưu lịch sử công việc tại mỗi thời điểm khác nhau

 

b. Sửa công việc (task): bạn có thể thay đổi với các trường

  • Tên công việc
  • Thời gian dự kiến
  • Thực hiện bởi
  • Tình trạng đặt
  • Nhiệm vụ
  • Mức ưu tiên
  • Diễn giải/Ghi chú
  • Đính kèm

Sau khi thực hiện xong tất cả các dịch vụ được đặt với NCC, tình trạng màn hình của bạn như dưới đây

Hình chụp màn hình sau khi đã đặt xong dịch vụ với NCC, chưa thanh toán

--------------------------------------------------------

4. Menu > Điều hành > Điều hành dịch vụ > Tab: Chi phí ước tính

a. Nhiệm vụ: Quản lý các chi phí ước tính các dịch vụ sử dụng trong Tour thực hiện mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp 

b. Thực hiện thanh toán với NCC: Chỉ có thể thực hiện thanh toán với các dịch vụ đã được NCC xác nhận

Để thanh toán với NCC, bạn click vào  và hệ thống sẽ tạo ra một phiếu chi

Xem chi tiết tạo Phiếu chi tại đây

Lưu ý: Bạn có thể sửa số tiền thanh toán cho nhà cung cấp ít hoặc nhiều hơn số tiền ước tính dịch vụ. Thao tác thực hiện như sau:

+ Click vào  trong phiếu chi

+ Thay đổi số lượng dịch vụ, giá theo phù hợp với nhu cầu thanh toán

+ Sau đó Click Lưu lại để cập nhật thông tin thay đổi cho phiếu chi

--------------------------------------------------------

5. Menu > Điều hành > Điều hành dịch vụ > Tab: Thực chi

Các khoản chi đã thanh toán với Nhà cung cấp trong Tab Chi Phí ước tính sẽ được chuyển sang Tab thực chi nhằm quản lý các dịch vụ đã thanh toán. 

Hình ảnh: Danh sách Phiếu chi đã thanh toán cho NCC

Ngoài ra, Điều hành viên có thể thêm mới Phiếu chi cho một số trường hợp phát sinh khi khách hàng đi tour có phát sinh dịch vụ ngoài so với dịch vụ đã điều hành trong hệ thống. Nhấn  sau đó nhập các thông tin yêu cầu, nhấn  đẻ hoàn tất thao tác.

--------------------------------------------------------

6. Một số thao tác khi nhấn chuột phải vào tour thực hiện

Hình ảnh: Các phím chức năng khi nhấn chuột phải vào tour thực hiện

  • Xem: Xem các thông tin của tour thực hiện
  • Bản in: Download dữ liệu theo 3 định dạng file: Excel, Word và PDF
  • Quyết toán:  Chuyển tour thực hiện sang trạng thái Quyết toán (Chỉ có thể chuyển tour thực hiện sang Quyết toán khi tất cả dịch vụ trong tour đã được NCC xác thực)

Lưu ý:

  • Chương trình tour, Dịch vụ điều hành, Danh sách đoàn, Chi phí ước tính,  bạn có thể xuất file theo 3 định dạng Excel, Word, PDF.
  • Hệ thống cũng sẽ cho phép bạn xuất file riêng cho từng dịch vụ có trong tour, tuy nhiên, các dịch vụ này chỉ được áp dụng định dạng file duy nhất là Excel.

     Hình ảnh: Thao tác khi nhấn chuột phải vào list tour thực hiện

  • Trường hợp doanh nghiệp muốn duyệt chi dịch vụ (chi trước) cho HDV hoặc Lái xe, nhấn chuột phải vào tour thực hiện muốn thao tác và chọn Bản in > Duyệt chi HDV & LX > Click 

Hình ảnh: Danh sách dịch vụ duyệt chi cho HDV/Lái xe 

- Chọn tên HDV/Lái xe

- Tick các dịch vụ duyệt chi cho HDV/LÁi xe tương ứng (Chỉ các dịch vụ đã được NCC xác thực và chưa được thanh toán thì mới có thể tick được) 

- Nhấn  để hoàn tất thao tác.

  • Sau khi một HDV/Lái xe được duyệt chi, hệ thống sẽ sinh ra phần "Quyết toán HDV & LX" trong danh sách Bản in. Danh sách này áp dụng sau khi Lái xe/HDV hoàn tất tour và báo cáo chi phí dịch vụ thực tế cho Kế toán. Click  để xem bảng Quyết toán

- Nhấn chọn tên HDV/Lái xe.

- Dịch vụ đã được doanh nghiệp thanh toán cho NCC sẽ bị ẩn đi và không tick được. Dịch vụ nào chưa được thanh toán sẽ có thể tick được

- Tick các dịch vụ quyết toán cho HDV/Lái xe, sau đó nhấn In dự toán  để tải file Excel về máy

Hình ảnh: Bảng quyết toán HDV/Lái xe 

 

 



troubleshootingguide.gif