Điều hành dịch vụ
Nội dung chính
Người bán hàng (saler) sau khi chuyển điều hành, mọi việc liên quan đến cung cấp dịch vụ sẽ được người điều hành thực hiện:
Có 02 cách để Truy cập module điều hành theo phân quyền
Thông tin thêm
- Điều hành
- Giám đốc toàn quyền
- Điều hành mới: các booking mới nhất, chưa được xem
- Lịch khởi hành: là các tour đã được xem, chờ điều hành, đang điều hành, đang đi tour, kết thúc, đã quyết toán
- Đặt dịch vụ: có 23 dịch vụ cần đặt trong khoảng thời gian đang lọc của Tháng này.
- Diễn ra: hiện tại phòng điều hành đang có 03 tour đang diễn ra trong khoản thời gian lọc (Going On)
- Kết thúc: bạn có 03 tour đã Kết thúc
- Chưa quyết toán: bạn đang có 11 tour chưa quyết toán (lời khuyên: bạn nên quyết toán sớm các tour để tính được lợi nhuận thực, chi phí thực tại thời điểm bạn đang đứng)
(Hình: các tab nghiệp vụ trong mỗi tour điều hành mà điều hành viên sẽ thao tác)
- Mở (Open): Là điều hành viên đang tiến hành Đặt dịch vụ hoặc booking mới chuyển Thực hiện
- Đóng (Close): Khi tất cả các dịch vụ hoặc 1 dịch vụ tại tab Đặt dịch vụ có Tình trạng đặt là Xác thực và Tình trạng công việc là Hoàn thành
- Điều hành: Hiển thị khi hành trình tour/Dịch vụ sắp đến ngày Khởi hành.
- Đang đi tour (Going on): Khi hành trình tour/Dịch vụ đó đang diễn ra vào ngày hiện tại
- Kết thúc (Finish): hành trình tour/Dịch vụ đã kết thúc so với ngày hiện tại.
- Quyết toán (Finalization): Là trạng thái mà Tour thực hiện đó đã kết thúc. Điều hành viên chuyển tour sang Quyết toán để Kể toán viên kiểm soát doanh thu, lợi nhuận tour
(lưu ý: để quyết toán được, bắt buộc các dịch vụ trong tab Đặt dịch vụ phải có Tình trạng đặt là Xác thực và Tình trạng công việc là Hoàn thành)
Lưu ý: Ký hiệu màu trước tên tour/dịch vụ điều hành:
- Mới (New):
Trạng thái khi tour thực hiện chưa có dịch vụ nào được thao tác đặt với Nhà cung cấp, hoặc chưa có dịch vụ nào được chuyển trạng thái. - Đặt dịch vụ (Ordering):
Trạng thái khi tour thực hiện đã có ít nhất 1 dịch vụ được thao tác đặt với Nhà cung cấp. Hoặc có ít nhất 1 dịch vụ được chuyển trạng thái - Hoàn thành (Completed): Trạng thái khi tour thực hiện có tất cả dịch vụ ở trạng thái Xác thực hoặc Hủy hoặc Không xác thực, không có dịch vụ nào đang ở trạng thái "Chờ phản hồi" hoặc "Chưa đặt".
Trạng thái Đóng/ Mở ở tour điều hành (Đóng/ Mở của tour SIC):
Ví dụ: Số chỗ mở bán tối đa cho tour A ngày 20/9/2022 là 90 pax. Tuy nhiên sẽ được tổ chức thành 2 đoàn, mỗi đoàn 45 pax. Lúc này khi các sale chuyển booking sang điều hành đã đủ 1 đoàn 45 pax, người điều hành sẽ chuyển tình trạng của tour điều hành đó từ Mở sang Đóng. Các booking tiếp sau đó sale chuyển sẽ được ghép vào 1 tour thực hiện thứ 2.
|
.Thao tác chuột phải vào 1 tour điều hành ở Danh sách tour điều hành, người điều hành có thể click chọn các công cụ: Xem | Sửa | Tiện ích | Quyết toán Tour
- Xem, Sửa:
Điều hành viên có thể xem hoặc điều chỉnh các thông tin trong tour như Thông tin chung, Chương trình tour, Cập nhật lại thông tin khách hàng trong danh sách đoàn, Tạo đề nghị thanh toán, Xem lịch sử đặt dịch vụ với NCC… - Quyết toán Tour:
Thao tác quyêt toán tour. Điều hành viên chuyển tour sang trạng thái Quyết toán sau khi đã hoàn tất công việc tổ chức, quyết toán hướng dẫn viên. Hệ thống tự động tính lợi nhuận thuần của tour dựa trên Thực thu, Thực chi, Thuế VAT (in, out). Điều kiện để có thể chuyển Quyết toán khi tất cả dịch vụ trong tour đã được đặt với nhà cung cấp và được confirm (Xác thực hoặc Không xác thực). Nếu còn dịch vụ ở trạng thái Chờ phản hồi, tour sẽ không thể chuyển Quyết toán. - Tiện ích:
Hệ thống File các dữ liệu liên quan của tour, hỗ trợ điều hành trong công tác tổ chức và bàn giao hồ sơ cho Hướng dẫn viên & Lái xe (nếu có)
+ Chương trình tour: Nội dung chương trình tour, điều hành có thể tải về để phục vụ in ấn.
+ Danh sách đoàn: Tất cả khách trong đoàn đã nhập vào hệ thống có thể in ra thành danh sách và bàn giao cho HDV dễ dàng
+ Duyệt chi HDV & LX: Sử dụng khi có 1 số dịch vụ doanh nghiệp tạm ứng cho HDV hoặc Lái xe thanh toán trực tiếp cho NCC khi sử dụng dịch vụ. Hướng dẫn chi tiết tại đây
+ Phiếu điều động hướng dẫn viên: Đây là file tổng hợp nội dung bao gồm: Điểm đến, Thông tin Khách sạn, Thông tin Nhà hàng và Nội dung chương trình tour theo ngày đi tour
(Hình: các tab nghiệp vụ trong mỗi tour điều hành mà điều hành viên sẽ thao tác)
Nhiệm vụ:
Thực hiện chức năng quản lý tổng thể các dịch vụ sử dụng trong tour điều hành như: Tên dịch vụ, tên nhà cung cấp, ngày sử dụng, số lượng, FOC theo chính sách NCC, tình trạng đặt với với nhà cung cấp, tình trạng thanh toán, điều hành viên phụ trách
- Bạn có thể thao tác điều chỉnh dịch vụ, nhấn vào 
chọn Sửa để sửa dịch vụ.
- Với các dịch vụ đã được đặt với NCC, nhấn chọn Xem để xem lịch xử giao dịch với NCC
Người điều hành thực hiện Book/Đặt dịch vụ tour trực tiếp trên hệ thống với nhà cung cấp.
- Bạn có thể sử dụng các Tiêu chí Lọc (1) (2) (3) (4) để hỗ trợ tìm kiếm dịch vụ theo nhà cung cấp, tình trạng đặt, tình trạng thanh toán.
- Số (5) bao gồm các thao tác quản lý tình trạng, đặt dịch vụ tự động với nhà cung cấp.
Quản lý các chi phí ước tính của tất cả dịch vụ sử dụng trong Tour thực hiện mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp
Điều hành viên có thể làm Đề nghị thanh toán gửi kế toán và các bộ phận liên quan khi các dịch vụ đã được NCC xác nhận
Lưu ý: Sau khi tạo Đề nghị thanh toán và dịch vụ đó chưa được Kế toán xác nhận thanh toán thì nó vẫn hiển thị thông tin ở Tab Chi phí ước tính là Chưa thanh toán và hiển thị bên tab Thực chi với tình trạng Chưa chi. Sau khi kế toán xác nhận đã thanh toán, dịch vụ sẽ ko còn hiển thị ở tab Chi phí ước tính nữa
Các khoản chi đã thanh toán với Nhà cung cấp trong Tab Chi Phí ước tính sẽ được chuyển sang Tab thực chi nhằm quản lý các dịch vụ đã thanh toán
Chức năng Thêm phiếu chi sử dụng khi điều hành cần tạo thêm các phiếu Đề nghị thanh toán, có thể thanh toán cho các dịch vụ đã được tạm ứng hoặc chi khác (Hoa hồng người giới thiệu...)
Thao tác trong phiếu Đề nghị thanh toán xem chi tiết tại đây
- Tour Private: Chỉ có 1 booking duy nhất, hiển thị các thông tin tour, số pax, thông tin khách hàng, nhân viên sale, ngày đặt booking
- Tour SIC: Theo tính chất đặc thù của loại hình tổ chức tour, dòng tour này sẽ được ghép bởi nhiều booking có cùng 1 ngày khởi hành tạo thành tour điều hành. Do đó, ở tab danh sách booking sẽ hiển thị tất cả các booking ghép tạo thành 1 tour điều hành để tổ chức thực hiện theo kế hoạch
- Nghiệp vụ chi tiết xem tại đây
Thống kê toàn bộ danh sách đoàn trong mỗi booking.
Trong trường hợp sale không nhập danh sách đoàn, ở đây sẽ chỉ hiển thị thông tin của người đặt tour (Thông tin khách hàng khi sale tạo booking)
Quản lý các đầu công việc thực hiện trong tour
Dự kiến chi phí để tổ chức tour từ khi Sale chuyển booking sang Điều hành. Người điều hành có thể so sánh với các chi phí thực tế khi tổ chức tour.
Quản lý các lịch hẹn làm việc với NCC, nhân sự công ty liên quan đến tour điều hành
Note lại những điều cần lưu ý trong quá trình điều hành tour. Hiển thị cả những ghi chú của Sale trước khi chuyển sang Điều hành.
Hệ thống ghi nhận Lịch sử thao tác liên quan đến các dịch vụ trong Điều hành dịch vụ
13. Tab Dịch vụ hủy
Khi khách hàng hủy booking, sale sẽ thao tác Hủy trên hệ thống, các dịch vụ sử dụng trong tour sẽ được chuyển toàn bộ qua tab này
