Add Quotation
Book/Request
Booking | Quotation | Child Price Calculation
Main Content
Quotation is a detailed price calculation of the costs for each service based on some criteria set by the Customer, and then sent to the Customer.
Access: Menu > Quotation
Image: List of Quotations
Main actions:
- Click 
in the upper right corner of the list to Add New Quote
- Right-click on the Quote you want to manipulate, then click:
+ 
: Edit Quote
+ 
: Create a new Quote with the same data as the original Quote.
+ 
: Export sales price and OP price excel sheet.
+ 
: Export sales program, OP program, split invoices as required.
* To calculate separate rates for each group of adults in the quote: Add adult group > Split bill by group.
+ 
: Transfer that Quote to the booking list, proceed to the next steps: Confirm booking, transfer to Operation,...
+ 
: Delete Quote
* If the Quote in progress has already been transferred to Booking, then the button 
will be blurred and not clickable.
1. Add new Quote
After clicking , The screen displays a request for input. Click 
at the end of each entered information field to save and move on to the next. Required fields include:
Image: Add new Quote
1.1. Quotation Information (Tab Overview)
CUSTOMER INFORMATION
+ Type: Subjects requesting Quotation (Customers, Partners, Suppliers)
+ Customer: Name of person requesting Quotation
QUOTE INFORMATION
+ Code
+ Quotation Name
+ Starting date: The first day of service (the departure date of the tour in an itinerary)
+ Days: Number of days using the service
+ Adult: Number of adult
+ FOC (Free Of Charge): The number of guests in groups is free of charge. The number of free guests in the group is according to the regulations of each tour (eg: tour leader). If no guest is free, please leave it blank
+ Add Group Adult: Divide the group into small groups of guests to serve the purpose split the bill for each group upon request.
+ Children: Number of children.
+ Curency: Currency applied for the tour (USD/VND)
+ Exchange rate: Currency rates. If the unit of the Quote is the same as the System Default Currency then the rate is 1. If the Unit of the Quote is different from the System Default Currency then click 
to open the rate table and change the rate (if necessary) or click 
for the system to update the exchange rate automatically.
+ DiscountPercent: Percentage (%) discounts in the tour, applicable to both adults and children.
MORE INFORMATION
+ Note
+ User assign
After adding the customer's name, the system will display information tabs including: Itinerary, Sales calculation, OP calculation.
1.2. Enter the tour itinerary (Itinerary tab)
There are 2 ways to enter the content of the Tour itinerary:
Method 1: Enter new tour itinerary data for each day
Click 
at each tour itinerary andclick "Destination". The system will display a pop-up as shown below
+ To Add Destination, click and select Country, City. Then click to Add More Destinations
+ To Delete Destination, click and Confirm.
At each tour itinerary, click 
to edit the itinerary name and click on the content to edit the itinerary for each tour date, then click 
Image: Edit itinerary name and itinerary content
at tour product you want to apply tour program for Quotation.
Including:
(1) The tour program of the Tour Product will be applied in the correct order from day 1 to day n for the Quotation.
(2) Select the product tour to be quoted. To Copy product tour itinerary or spreadsheet from Product Tour. The number of days in the Product Tour must be less than or equal to the number of days in the Quotation.
(3) Select "Full itineraries" if you want to copy the entire Tour itinerary; Select "ToCustomized" if you want to edit the order of the tour program.
(4) Click 
for the system to save the itinerary and display a Popup notification from the system about the option of Copying the worksheet of the Product Tour.
**Function "ToCustomized":
+ Option to arrange the itinerary of the Product Tour on any 1 day in the quote. When pressing "ToCustomized", the system will display as shown below.
+ At each itinerary, tick the box "Applicable date" to apply the Product Tour itinerary on the date ticked in the Quotation
+ Click to finish.
: The system will copy the extracted data according to the class of the selected tour. The price extraction data is displayed in the Estimated OP Tab.
to refuse copying.b) Thêm mới hành trình cho từng ngày
Applied with module tour (Full day tour) to combine multiple single itineraries into 1 long-term quote (Applicable only for private tours)
Step 1: Add a new tour itinerary as for the full tour.
Step 2: Click 
> Product Tour.
Step 3: After selecting the product tour, the system will display a table as shown below, click on the search box and then select the product tour.
When pairing a tour, the system will copy the entire OP calculation table, then click 
Note:
Fixed services such as Transportation, Guide system will automatically delete and the quote maker will need to recalculate. Because in a full day journey every day is 1 Guide, but when combined into 1 journey, it will usually be 1 Guide for the whole journey, the same goes for Transportation Services.
1.3. Calculate the detailed price of each service (Calculation Table)
1.3.1. Estimate Sale
In this Sales Worksheet, you can enter an optional General Quotation, is not required to take the exact price of the Supplier's service. This is the area where the Sales staff estimates the tour price based on the tour itinerary and requests sent to customers. Use it like how to do it manually in excel
- VAT 10%: Select type of VAT (Price does not include VAT, Price not yet including VAT, Price includes VAT)
| Price does not include VAT | Price not yet including VAT | Price includes VAT | |
| Description | No VAT | VAT included, VAT will be added to the total booking value | VAT is included, VAT has been included in the total booking value |
| Total pre-tax money | GrandTotal | GrandTotal | GrandTotal / 1.1 |
| VAT 10% | 0 | Total pre-tax money * 10% | GrandTotal / 1.1 |
| GrandTotal | GrandTotal | Total pre-tax money + VAT 10% | GrandTotal |
| Base on VAT = 10% | |||
- Mark up rate Services: Profit based on each service
- Mark up Rate Total: Profit based on total Nett price of Quotation
Note: VAT Type and Markup Rate will be synced to OP Worksheet
SERVICE ADULT
- Click 
to Add a new Provider Type, then enter the Estimated Service name in the Service column, enter the Estimated Cost in the column Nett Price, Enter the amount of services in the column Quantity, skip the column Contract to
- After adding new Suppliers and Services of Supplier, column Total -V (đ) display the Estimated Total Cost for the Quotation in 4 forms: Expense/Group (Total Cost), Sale Price/Group (Total Sales), Expense/Adult (T.Pax Cost), Sale Price/Adult (T.Pax Sales)
Image: Sales Calculation Table in Quotation
Note:
+ You can skip the Estimate Sale tab & just complete the Estimate OP tab
+ Single SUP on the price list is the additional fee collected by the customer in case the guest wants to stay in that room alone. Single room fee updated from Estimate OP
+ Operate in Estimate OP to select services by Supplier and calculate the correct price for the tour Quotes
+ Function when clicking at the bottom of each Supplier category
** Contract to: Get data from the Supplier (standard data at standard cost). Supplier data when operating Contract to will also be transferred to the Estimate OP tab
** Contract To:
- Supplier: Click & select Supplier
- The system displays the results as a list of services of the selected provider, click to quickly search for the service in the box Service name
- Select Service Quantity and fix Nett price (if any)
- Tick 10% VAT and Invoice if required by customer. The system will understand that this service price includes 10% VAT
- Tick select the applicable date and type of price applied to the service, the system will display the corresponding date in the Estimate OP tab
- Click to finish
** Cloning: Create a new Provider service with the same data as the original service, you can change it if needed
** Delete: Remove that Service and Supplier. If the service has been selected Standard Data Supplier in "Contract to" then it cannot be deleted at Estimate Sale tab
1.3.2. Estimate OP
MARK UP RATE
- VAT 10%: Select type of VAT (Price does not include VAT, Price not yet including VAT, Price includes VAT)
| Price does not include VAT | Price not yet including VAT | Price includes VAT | |
| Description | No VAT | VAT included, VAT will be added to the total booking value | VAT is included, VAT has been included in the total booking value |
| Total Cost | Total Nett Service Price | Total Nett Service Price (without VAT) | Total Nett Service Price (include VAT) |
| Profit | Amount converted after selecting Mark up rate service or Mark up rate total | ||
| Total VAT | 0 | (Total Cost + Profit) * 10% | Total Sales /1.1 |
| Total Sales | Total Cost + Profit | Total Cost + Profit + Total VAT | Total Cost + Profit |
| Base on VAT = 10% | |||
- Mark up rate Services: Profit based on each service
- Mark up Rate Total: Profit based on total Nett price of Quotation
Note: VAT Type and Markup Rate will be synced to OPs Worksheet
PRICE LIST
Tick select hotels with Single Supplement policy in SS column.
The system then displays the amount to be added (charge) if the guest needs to use the Single Supplement for the selected room type. The charge amount displayed in the Single SUP on the price list in the Total Cost column will be calculated according to the Nett price. You need to correct the amount of charge that guests have to pay in the Single SUP section column Total Sale
Image: Price calculation table Quotes for adults
There are 2 ways to add new services for each tour day:
+ Method 1: At Estimate Sale, clicki Contract to then select the Supplider, the Service provided and select the applicable date, the system will update to the Estimate OP
+ Method 2: Click to add a new Provider Type, Provider name, Service Provider,... then click to finish, in particular:
After clicking and select the Vendor type, the screen appears as shown below: (Example: Select the Supplier Type as Hotel)
Image: Service selection operation in the Quotation.
(1) Select a Supplier
(2) Select the applicable service type (Breakfast/Lunch/Dinner - only for Restaurant service)
(3) Nett price change (if any)
(4) Select the quantity of services to use.
(5) FOC (Free Of Charge): Enter the number of FOCs by service (if any)
Particularly for Hotel service, the system will calculate the total number of rooms to apply the FOC policy.
The remaining types of services can choose the FOC policy on each service
(6) Select Data Adult Group if Tour is required to separate bill per service (Applicable to Cruise and Hotel) for guest groups created at Overview.
(7) Tick the days of using the service (Note: The date when selecting the service cannot be unchecked)
(8) If the total is more than 2 days of service use, you need to select "Applicable Type" (See details on Variable and Fixed Price here)
(9) Other: Applicable to additional services associated with the service being operated, for example: Late Check-out fee, Early Check-in fee,....
If the tour has children:
+ The system displays the number of children entered at step Overview with the applicable service price according to the percentage entered at Supplier.
+ If the child age range is not entered in step Overview or Supplier you choose not to have a child rate policy, the default price applied will be 50% of the service price of 1 adult.
+ Click to finish
+ Repeat the same operations for the remaining Supplier Types.
Note:
(**) If you choose the Service Type as Scenic Ticket, the date of use must enter the Destination, because the system will base on the Destination to display the service. If Destination is not selected, the service panel will be empty. Manage Destination in each tour itinerary, view here
(**) Types of suppliers with the mark 
at the top is the type of Supplier that has been selected to use the service on that tour day. However, the system does not limit the number of times an Supplier can be selected, so you can still choose an already marked Supplier if needed.
** Giải thích các loại giá trong bảng chiết tính
+ Total Unit Cost: Total Nett price Quote based on total pax
+ Total Unit Sales: Total selling price Quote based on total pax
+ Total Pax Cost: Nett price for 1 pax
+ Total Pax Sales: Selling price for 1 pax
1.3.3. Child Price Calculation
At the OVERVIEW Tab, item QUOTE INFORMATION, select the number of children, the system will display a group of children.
+ Enter the number of children and their age range in a group
+ Click to add new age range of children
At ESTIMATE SALE, below the Adult service table, the Children's service table is displayed. Click to Add New Provider Type, Estimated Provider Name, Estimated Service Name, Service Quantity,.... Same operation as Adult Sales Calculation
At ESTIMATE OP, click 
to view detailed services and applicable rates for each child range.
In addition to the services that have been ticked according to the services of adults in Adult calculation, you can also add separate services for children, the same operation as Add services in each tour day. The system still applies the price for children according to the policy of each Supplier
1.4. Quote Item
Use Quote item in case the quote is for a specific group of guests and there are additional guests that are skewed in cost (Airfare is higher than the whole group, meals are specially adjusted, some services are changed according to individual needs...)
Principles of application:
+ In the quotation list, the total number of guests includes the number of guests of the original quote + the number of guests of all quote items
+ The number of people in the Overview tab is the number of guests of the original quote, excluding the number of guests arising in the Quote item
+ Estimate OP is the service used for the original quote, corresponding to the number of guests in the Overview tab
+ Calculation OP for each group of customers in the Quote item includes Fixed costs, the system has automatically divided according to the group of customers with the original quote and only displays services that vary according to arising customers for the seller to adjust accordingly.
+ When transferring booking, operating: All services of the original quotation, arising quotation are transferred according to the exact data of the previous calculation.
Add new Quote item
Step 1: In Quote detail > Quote item tab > Click
Step 2: Adjust name, number of guests, departure date for sub-quotes. Click 
to finish
Normally, the starting date and number of days the system automatically takes according to the original quote
Step 3: Click in the right corner of the quote, select Edit
Step 4: Tailor the services to the customer group in the Estimate OP tab
+ Fixed Service: Fees for fixed services based on original quotation
+ Services vary by quantity, the cost of sub-quotes. You can change providers and services according to your needs
Note to the Accommodation service (Hotel): The system only displays the Supplier's name according to the original quote, the sale needs to re-select the service to use in accordance with the customer group
** When transferring booking, operator: The system will transfer all information and services of the original quote and sub-quotes
2. Actions when right-clicking a Quote in the list
Image: Actions when right-clicking a Quote in the list
- Edit: Edit information or services created in Quotation
- Cloning: Make a copy of the Quote with the same content and services as the original Quote
- Export Price List Sale: Download the price list file to your computer according to the data entered at the " Estimate Sale" tab. File format: Excel, Word.
- Export Program Sale: Download the tour program file to your computer according to the data entered in the "Itinerary" tab. File format: Word
- Export Price List OP: Download the price list file to your computer according to the service data and prices entered in the tab "Estimate OP". The downloaded file will display all the services used in each tour day with the detailed price of each service. File format: Excel, Word.
- Export Program OP: Download the tour program file to your computer according to the data entered in the "Itinerary" tab. File format: Word, PDF (Note: With the selection of PDF format, the screen displays an interface that allows Separating invoices by group of adults calculated in the OP calculation (if any).
- Move to BOOKING: Transfer the Quote to Booking to operate the tour and perform the next steps. The system will create a new Booking according to the services and information contained in the Quote. The "Status" column of that Quote in the list will be changed to "Booking". View actions in Booking here.
- Delete: Delete 1 Quote from the list.
3. Change itineraries of tours and services of the days in the Quotation
In some cases, when the quotation has been completed, the customer needs to change the tour itinerary (for example, day 2 itineraries and services are changed to the top, then day 1 itineraries and services will move down to the 2nd day, ..). If you repeat the quotation, it is very time-consuming, so you can move the itinerary of the days in the tour to match customer requirements.
The TravelMaster system allows users to change the position of the tour itinerary flexibly by: Swap - Up - Down.
The operation to change / move the journey can be done in 2 areas: Itinerary Tab or Estimate OP Tab.
Image: Area of changing position of days in Quotes
Including:
- Up - Down: Click
to move it down or click 
to move that stroke up 1 line- Swap: Click
to select the change method.In Swap there are 3 extended features: Swap, Jump Before, and Jump After. Select the Date you want to change and choose 1 of 3 buttons Swap, Jump Before, Jump After.
+ Swap: The two selected dates will swap positions, the remaining days stay in place.
+ Jump Before: Move up just ahead of the selected date, the following dates will be pushed down 01 position compared to the original.
+ Jump After: Move down placed after the selected date, the previous date will be pushed up 01 position compared to the original.
Note:
1. Itinerary dates that are moved/relocated must contain separate services and are not related to other tour dates in order to be able to move/relocate.
2. In case the itinerary you want to transfer has services related to other journeys (1 service is shared for many days), the system will display a message that the services have been duplicated with a request to act:
+ Delete the replication service: The announced duplicated services will be removed from the date of the tour you want to move and the dates related to that service, and after deletion will move the tour date as required.
+ Cancel: Do not confirm delete and do not move the date anymore, Cancel the operation.
Image: Error when moving any 2 itineraries
4. Formula to calculate Profit (Markup Rate Total) in Quotation
Image: Enter % Profit in Quotation (Markup rate Total)
To calculate Profit in the Markup Rate Total section of the Quote, apply the following formula:
Profit = {[Total Sale(VAT) / (1+ VAT/100) / Total Nett(VAT)]-1}*100
Including:
- Profit: Unit %
- Total Sale(VAT): Total selling price includes VAT
- VAT: Value Added Tax
- Total Nett(VAT): Total Nett price includes VAT
If VAT = 10% then it can be shortened by the above formula as follows:
Profit = {[Total Sale (VAT)/1.1/Total Nett(VAT)]-1}*100
Update: 12/2022
Usage & Procedure
Marketing | Production | Booking service | Operation | Accounting | Finalization | System
More Information
Tab Thông tin chung bao gồm:
- Mã báo giá:
- Tên báo giá
- Ngày khởi hành khách mong muốn
- Độ dài tour
- Loại khách hàng: Chọn khách hàng trong danh sách phụ trách hoặc thêm mới 
- Số lượng người lớn, trẻ em
- Loại tiền tệ áp dụng
- % chiết khấu cho khách hàng nếu có
- User assign: Nếu bạn tạo báo giá hỗ trợ cho sale khác, thì ở đây hãy chọn tên của Sale đó để doanh thu ghi nhận cho sale được chỉ định chính
Nhấn 
để lưu thông tin và chuyển sang tab Hành trình
1. Điểm nổi bật
Bạn chỉ cần nhập các thông tin trong ô soạn thảo tương tự như word và trình bày theo nhu cầu. Bên cạnh đó bạn cũng có thể copy từ các nguồn khác và sử dụng tổ hợp phím Ctrl Shift V để paste vào các phần nội dung tương ứng
2. Hành trình
Nhấn vào biểu tượng 
để hoàn thiện thông tin theo từng ngày hành trình, các thông tin gồm:
- Tên hành trình theo ngày
- Tích chọn vào bữa ăn bao gồm theo hành trình
- Ảnh đại diện theo ngày hành trình tour
- Nội dung chi tiết của hành trình
- Điểm đến: Chọn điểm đến là tên Tỉnh nơi sử dụng dịch vụ vé thắng cảnh (Bỏ qua nếu hành trình ko sử dụng dịch vụ Vé thắng cảnh)
- Dịch vụ: Tích vào các dịch vụ sử dụng theo ngày
Sau đó nhấn 
, áp dụng tương tự cho các ngày hành trình tiếp theo.
Nhấn để lưu thông tin và chuyển sang tab Chiết tình OP
Hoặc bạn có thể sử dụng chức năng tìm tour để copy các tour sản phẩm mẫu/tour module trên hệ thống sang báo giá và tiến hành điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu khách hàng, cụ thể như sau:
Bạn nhấn vào 
Tại đây bạn có thể sử dụng 1 trong 2 chức năng:
Chức năng 1: Tìm tour sản phẩm áp dụng cho tất cả các ngày hành trình
Tìm kiếm tour theo tên, số ngày, phân hạng sao và nhấn 
tại tour sản phẩm muốn áp dụng chương trình tour cho Báo giá:
Theo thứ tự: Áp dụng các ngày hành trình tour trong báo giá theo đúng thứ tự của tour sản phẩm. Lựa chọn này hệ thống cũng sẽ copy được bảng chiết tính giá trong tour sản phẩm sang chiết tính OP trong báo giá.
(Lưu ý: Cần chọn tour sản phẩm có độ dài hành trình tương ứng với báo giá)
Tùy chọn: Bạn có thể áp dụng các ngày trong tour sản phẩm, tuy nhiên do đảo thứ tự các ngày hành trình nên hệ thống sẽ ko copy được bảng chiết tính giá các dịch vụ sử dụng
Sau khi copy từ tour sản phẩm, bạn có thể điều chỉnh lại theo nhu cầu và để hoàn tất.
Chức năng 2: Chọn tour module (các tour 1/2 ngày hoặc 1 ngày) áp dụng cho từng ngày
Chức năng tìm tour theo mỗi ngày giúp bạn ghép các tour nửa ngày hoặc 1 ngày vào từng hành trình trong báo giá. Tạo thành 1 báo giá hoàn chỉnh. Chức năng này cũng cho phép copy bảng chiết tính giá tương ứng của mỗi hành trình sang bảng Chiết tính OP
Nhấn và chuyển sang tab Chiết tính OP.
Chiết tính OP: là chiết tính chi tiết áp dụng cho quy trình điều hành sau này nếu tour được thực hiện. Bảng chiết tính này sử dụng dữ liệu kết nối các nhà cung cấp trên hệ thống để cho ra 1 bảng dự toán chính xác về các dịch vụ sử dụng trong tour, dữ liệu này được sử dụng cho quy trình điều hành tiếp theo.
Thao tác thực hiện Chiết tính OP
Tại màn hình này các dịch vụ sẽ được quản lý theo ngày hành trình.
Nếu bạn chọn copy theo thứ tự hoặc sử dụng Tour Module ở tab Hành trình thì lúc này bảng chiết tính sẽ được copy từ tour sản phẩm sang, bạn kiểm tra lại các dịch vụ, có thể điều chỉnh thêm/sửa/xóa.
Nhấn ở mỗi ngày để thêm dịch vụ hoặc gợi ý dịch vụ nhanh trên màn hình
Nhấn 
để chọn nhà cung cấp
Chọn số lượng ở dịch vụ bạn sử dụng. Bạn có thể tìm kiếm dịch vụ theo tên dịch vụ, theo khoảng thời gian áp dụng về giá.
Nhấn 
để xóa các điều kiện tìm kiếm. Toàn bộ dịch vụ trong nhà cung cấp sẽ hiển thị, các dịch vụ đã quá thời gian áp dụng giá so với thời gian hiện tại bạn đang tìm sẽ có icon 
tuy nhiên, bạn vẫn có thể lựa chọn sử dụng.
Thông tin cần lưu ý về dịch vụ:
- Ngày áp dụng: Nếu báo giá có 2 trở lên, dịch vụ nhà cung cấp sử dụng cho ngày nào trong hành trình thì bạn có thể tích vào các ngày đó
- Loại áp dụng:
- Biến đổi Áp dụng theo ngày: Giá nett FIT là đơn giá/ngày. Khi sử dụng nhiều hơn 1 ngày thì Thành tiền = đơn giá*số lượng
- Cố định áp dụng theo ngày: Giá nett FIT là tổng tiền dịch vụ, ko phụ thuộc vào số lượng ngày sử dụng. Khi sử dụng nhiều hơn 1 ngày thì Thành tiền = Giá nett FIT
- Giá Cố định (Áp dụng cho cả đoàn): Các dịch vụ cố định tính trên toàn đoàn
- Giá Biến đổi (Áp dụng cho 1 người): Các dịch vụ biến đổi theo số lượng người
Nhấn 
để hoàn tất, áp dụng tương tự với các dịch vụ khác.
Bạn có thể nhấn để Sửa/Nhân bản/Xóa 1 dịch vụ
Bảng giá
Hoàn tất về dự toán chi phí các dịch vụ, bạn sẽ thấy bảng giá tổng hợp gồm:
+ Thuế VAT:
- Giá không bao gồm Thuế VAT: Khách ko lấy Hóa đơn VAT
- Giá chưa bao gồm Thuế VAT: Khách có lấy hóa đơn VAT và giá này chưa bao gồm 10% thuế
- Giá đã bao gồm Thuế VAT: Giá bán này đã bao gồm thuế trong đó
+ Mark up Rate Services: Tính lợi nhuận trên từng dịch vụ
+ Mark up Rate Total: Tính lợi nhuận trên tổng chi phí dự toán
Bạn tích vào ô vuông ở Loại Mark Up Rate muốn áp dụng, nhấn vào icon để nhập đổi tỷ lệ/số tiền lợi nhuận trên mỗi khách mong muốn.
Sau khi người Bán hàng (saler) đã chốt được các dịch vụ bán cho khách hàng. Người Bán hàng sẽ thực hiện nghiệp vụ Chuyển booking giúp khẳng định Báo giá đã thành công.
Quyền truy cập: Giám đốc, Kinh doanh
Bước 1: Truy cập Menu > Bán hàng > Báo giá
Tại cuối mỗi dòng Báo giá trên danh sách màn hình List Báo giá có nút 3 chấm 
, nhấn Chuyển booking, sẽ có báo "Chuyển booking thành công" tại góc màn hình phải
Lúc này Báo giá sẽ chuyển trạng thái sang 
(Hình: Chuyển booking từ danh sách Báo giá)
Ghi chú:
- Báo giá đã qua ngày khởi hành sẽ không chuyển booking được
Update: 20/03/2024
