Tab Đặt dịch vụ
Người điều hành thực hiện Book/Đặt dịch vụ tour trực tiếp trên hệ thống với nhà cung cấp.
Bạn có thể sử dụng các Tiêu chí Lọc (1) (2) (4) (4) để hỗ trợ tìm kiếm dịch vụ theo nhà cung cấp, tình trạng đặt, tình trạng thanh toán.
Các nghiệp vụ chính trong tab Đặt dịch vụ bao gồm:
1. Đặt dịch vụ với Nhà cung cấp (NCC)
Trong đặt dịch vụ với Nhà cung cấp, chúng ta có 2 trường hợp đó là: Mỗi nhà cung cấp chỉ sử dụng 1 dịch vụ hoặc Trong một nhà cung cấp sử dụng nhiều dịch vụ (Khách sạn cung cấp thêm dịch vụ Nhà Hàng, xe điện cho tour). Để hỗ trợ người điều hành có thể đặt dịch vụ 1 cách nhanh chóng và chính xác, chúng tôi hướng dẫn thao tác trên hệ thống tương ứng thao tác với 2 nghiệp vụ như sau:
a) Đặt từng dịch vụ với nhà cung cấp
Lưu ý: Đối với dữ liệu NCC sẽ có các dịch vụ do đối tác cung cấp và 1 số dịch vụ do chính doanh nghiệp chúng ta cung cấp. Những dịch vụ do chúng ta chủ động cung cấp, điều hành viên không cần gửi email đặt dịch vụ, thay vào đó sẽ Xác thực được luôn tình trạng cung cấp. Cấu hình NCC của doanh nghiệp trong hệ thống xem tại đây
Bước 1: Di chuột đến dịch vụ cần đặt, nhấn vào 
và chọn Đặt dịch vụ
Bước 2: Hệ thống hiển thị popup nội dung email gửi cho NCC, Số lượng, ngày sử dụng dịch vụ...
Các thông tin phía nhà cung cấp như Tên, Email được lấy tư động ở khu vực NCC chúng ta đã số hóa dữ liệu trước đó.
Điều hành viên kiểm tra lại và có thể note thêm các thông tin cần lưu ý. Nhấn "Xem trước" để kiểm tra toàn bộ nội dung email 1 cách dễ dàng, nhấn "Đặt dịch vụ" để gửi email cho nhà cung cấp.
Bước 3:
- Về phía người điều hành: Lúc này dịch vụ bạn đã gửi email đặt được chuyển sang trạng thái Chờ phản hồi, và tình trạng công việc người điều hành đối với công việc đó là Đang thực hiện
- Về phía Nhà cung cấp: Nhà cung cấp nhận được 1 email đặt dịch vụ như nội dung người điều hành đã gửi ở bước 2, trong đó có 2 cách để phản hồi như sau:
+ Cách 1: Reply lại email thông thường trả lời về việc có thể cung cấp được dịch vụ hay không...và Email này được gửi về Hộp thư đến trong email của người điều hành viên đã đặt (Email login vào TravelMaster để đặt dịch vụ). Người điều hành cần check email và cập nhật tình trạng này vào phần mềm TravelMaster
+ Cách 2: Trong email có đặt dịch vụ có đính kèm link
Khi NCC nhấn vào đường link trong email, NCC sẽ được dẫn đến một Tab mới như dưới đây. Tick "Đồng ý" hoặc "Không đồng ý", nhập nội dung, đính kèm file (nếu có) sau đó nhấn 
.
Tình trạng của dịch vụ sẽ được thay đổi luôn trên hệ thống mà Điều hành viên không cần phải truy cập hệ thống và thay đổi trạng thái dịch vụ. Ngoài ra, hệ thống cũng sẽ gửi email thông báo về nội dung phản hồi của NCC để Điều hành viên nắm được.
b) Đặt nhiều dịch vụ của cùng 1 nhà cung cấp
Nhấn vào 
để tiến hành đặt nhiều dịch vụ khi sử dụng của cùng 1 nhà cung cấp. Hệ thống hiển thị toàn bộ dịch vụ sử dụng trong tour.
Bạn có thể sử dụng các tiêu chí search để tìm kiếm dịch vụ theo Trạng thái hoặc Nhà cung cấp 1 cách nhanh chóng
Thao tác đặt dịch vụ như sau:
Bước 1: Ô Trạng thái, chọn Chưa đặt. Tiếp đến ô Nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp đang cung cấp các dịch vụ cho tour
Hệ thống tự động tìm kiếm các dịch vụ thỏa mãn với 2 điều kiện trên.
Bước 2: Tích vào ô vuông ở trước mỗi dịch vụ bạn muốn đặt với Nhà cung cấp sau đó nhấn nút 
Quy trình đặt, confirm dịch vụ tương tự như ở trường hợp đặt 1 dịch vụ phía trên
(Trong nội dung email đặt dịch vụ được thống kê toàn bộ các dịch vụ, số lượng, thời gian sử dụng các dịch vụ đã chọn ở bước 1)
Nhà cung cấp nhận được 1 email đặt dịch vụ như nội dung người điều hành đã gửi.
Nếu NCC phản hồi theo Link đính kèm thì hệ thống tự động thay đổi trạng thái dịch vụ sang Xác thực hoặc Không xác thực tương đương nút tích Đồng ý hoặc Không đồng ý của NCC đã phản hồi
Nội dung phản hồi từ NCC được hiển thị tại Tab Lịch sử công việc
Nếu NCC reply lại email theo cách truyền thống, điều hành viên cần truy cập TravelMaster để thay đổi trạng thái dịch vụ, thao tác như sau:
Chọn 1 trong 3 trạng thái (1) (2) (3) tương ứng với tình trạng nhà cung cấp đã phản hồi qua email
Sau khi đã đặt dịch vụ và nhà cung cấp phản hồi đồng ý thì lúc này trạng thái dịch vụ chuyển sang Xác nhận và trạng thái công việc của người điều hành là Hoàn thành
Nhấn vào (4) để xem các thông tin về dịch vụ đó, bao gồm:
- Tình trạng dịch vụ: Bạn cũng có thể thay đổi ở đây sau đó nhấn Lưu lại để hoàn tất
- Tab Mô tả công việc: Xem lại nội dung email đã gửi NCC
- Tab Lịch sử công việc: Hệ thống ghi log về thời gian, tình trạng dịch vụ được thay đổi khi người điều hành thao tác trên hệ thống. Bạn cũng có thể xem nội dung phản hồi của NCC khi confirm dịch vụ qua Link ở tab này.
4.1 Hướng dẫn viên
Dịch vụ hướng dẫn viên ở Việt Nam hiện nay thường chia làm HDV tự do và HDV cơ hữu của doanh nghiệp Lữ hành.
- Đối với HDV Tự do: Điều hành liên hệ theo thông tin HDV, gửi email đặt dịch vụ như các dịch vụ khác
- Đối với HDV Cơ hữu: Điều hành viên Click vào 
và chọn "Xem" để xác nhận tình trạng dịch vụ.
(Hệ thống đánh dấu màu vàng với các dịch vụ được cấu hình trước đó để nhận biết do doanh nghiệp chủ động cung cấp)
Sau đó chọn "Xếp guide" để điều động hướng dẫn viên cho tour. Nhấn "Lưu và Đóng" lại để hoàn tất
4.2 Lái xe
Thuê dịch vụ xe của đối tác: Gửi email đặt dịch vụ như thông thường
Dịch vụ xe oto do doanh nghiệp Lữ hành cung cấp: Điều hành viên Click vào và chọn "Xem" để xác nhận tình trạng dịch vụ.
(Hệ thống đánh dấu màu vàng với các dịch vụ được cấu hình trước đó để nhận biết do doanh nghiệp chủ động cung cấp)
Sau đó chọn "Xếp xe" để điều động Lái Xe và Xếp chỗ trên xe cho tour. Nhấn "Lưu và Đóng" lại để hoàn tất
Update: 18/08/2021
