Services Operation
Main Content
The Operations Department organizes tours related to the service system included in each booking that sales transfer to
Go to Menu > Operation > Service Operation
1. General
+ Open: As an operator in progress Book a service or a new booking has been transferred
+ Close: When all the services in the Reservation tab have their Status set to Confirm and the Job Status to Complete
+ Operation: Displayed when the tour/Service is approaching the Departure date.
+ On tour: When the tour/service is in progress
+ Finish: The tour/Service has ended compared to the current date.
+ Finalization: The state in which the Tour performed has ended. The tour operator transfers the tour to the Finalization so that the accountant can control the revenue and profit of the tourNote:
- Ký hiệu ô màu trước tên tour/dịch vụ:
+ New: The state when the tour is done has no service booked with the Provider, or no service has been changed status.
+ Ordering: The state when the tour is done has at least 1 service booked with the Provider. Or at least 1 service is state transitioned
+ Complete: The state when the tour is done has all services in Confirm or Cancel or NoConfirm status, no services are in "Pending" or "NoOrder" status.
+ Close/Open status in the executive tour (Close/Open in the S.I.C tour): The system automatically merges bookings with the same departure date of the sale into one operating tour. In case the operator wants to stop pairing to separate bookings to another group, change the status from Open to Close. Action: Click
> Sửa > Status changed to Close 
.
Example: The maximum number of seats open for sale for tour A on September 20, 2022 is 90 pax. However, it will be organized into 2 groups, each group is 45 pax. At this time, when the sales transfer booking to operate has enough 45 pax group, the operator will change the status of that operating tour from Open to Close. Subsequent bookings after the transfer sale will be combined into a second tour.
b) Tools in tour/service operation
Right-click an operating tour in the List of operating tours, the operator can click on the tools: View | Edit | Utilities | Finalization
- View, Edit: The operator can view or adjust information in the tour such as General information, Tour program, Update customer information in the member list, Create payment proposal, View service booking history with Supplier...
- Final Tour: Operation of tour settlement. The tour operator switches the tour to the Finalization state after completing the work of organizing and finalizing the tour guide. The system automatically calculates the net profit of the tour based on Real Revenue, Real Expense, VAT (in, out). Conditions to be able to transfer the Finalization when all services in the tour have been booked with the supplier and confirmed (Confirm or NoConfirm). If the service is still in the Pending status, the tour will not be able to transfer the Settlement.
- Utilities: File system of relevant data of the tour, executive support in organizing and handing over documents to the tour guide
+ QRCode: This is a file containing the code of the group, the tour guide welcomes guests and guides customers on the tour to scan QR using Zalo application or phone camera.
After accessing the system will ask customers to enter their Full Name, Email or Phone Number. This information will be correctly updated in the data of the delegation list or if not in the delegation list, the system will insert information to serve remarketing. Data is saved at taCRM > Potential.After accessing the system will ask customers to enter their Full Name, Email or Phone Number. This information will be correctly updated in the data of the delegation list or if not in the delegation list, the system will insert information to serve remarketing. Data is saved at taCRM > Potential.
Customers can view:
Contact Tab: Pick up address, departure start date and drop off address and tour end date. Contact information: Information about the team leader, driver, guide, can be contacted when needed.
Program Tab: Show the tour program details, customers can grasp and track the itinerary
Service Tab: Full display of services used during the tour, customers can evaluate the quality of service during the experience. Operators can see details at Service Operations > Navigation > 
Note:
For services used during the tour, if:For services used during the tour, if:
- Each service head has only 1 unique supplier, the system will hide the supplier's name to keep the clue for the travel agency.
- For each service end with two or more providers, the system still displays the provider's name for customers to accurately assess the quality of service experience.
+ Tour program: This is a file that summarizes the tour program. Can be downloaded for print service.
+ Member list: This is a summary file of all guests in the group entered into the system, which can be printed and handed over to the tour guide for easy monitoring.
+ Approval for Guides & Drivers: Used when there are some business services in advance for Tour Guides or Drivers pay directly to Supplier when using the service. Detailed instructions here+ Approval for Guides & Drivers: Used when there are some business services in advance for Tour Guides or Drivers pay directly to Supplier when using the service. Detailed instructions here
+ Guide dispatch slip: This is a file that summarizes the content including: Destination, Hotel Information, Restaurant Information and Tour program content by tour date.
c) Main operations with 1 tour operator: Left click on the tour to be operatedLeft-click the tour you need to operate, observe the screen below, you will see detailed information tabs in the tour corresponding to the operations room operations.
Image: The tabs of each tour performed in the operating system
You can expand the screen below by moving the mouse on the horizontal line, this time the mouse pointer changes to a 2-way arrow. Next, hold down the left mouse button and drag the screen to the top to make it easier to manipulate in the process of working
2. Bookings Tab
- Private Tour: There is only 1 booking, showing tour information, pax number, customer information, sales staff, booking date
- S.I.C Tour: According to the specific nature of the type of tour organization, this tour line will be combined by many bookings with the same departure date to form an operating tour. Therefore, in the booking list tab, all the combined bookings will be displayed forming an operating tour to organize according to the plan.
- See details here
3. Members List Tab
Statistics of the entire group list in each booking.Statistics of the entire group list in each booking.
In case the sale does not enter the group list, here will only display the tour booking information (Customer information when the sale creates a booking)
4. Operation Tab
Duties: Perform the overall management function of services used in the tour operator such as: Service name, supplier name, use date, quantity, FOC according to Supplier policy, order status with supplier, payment status, operator in charge
- You can click choose Edit to edit services.
choose View to view transaction history with Supplier.
- See details here
5. Reservation Tab
The operator makes the tour booking directly on the system with the supplier.
- You can use the Filter Criteria (1) (2) (3) (4) to assist in finding services by supplier, booking status, payment status.
- (5) includes operations for managing status, ordering services automatically with providers.
- See details here
6. Task Tab
Manage the work done in the tour
7. Estimate Expense Tab
Manage the estimated costs of all services used in the Tour performed that the business must pay to the supplier.
The operator can make a Payment Request to the accountant and related departments when the services have been confirmed by the Supplier.
Note: After creating a Payment Request and the service has not been confirmed by the Accountant, it still displays the information in the Estimated Expense tab as Unpaid and on the Real Expense tab with the status Unpaid. After the accountant confirms payment, the service will no longer be displayed in the Estimated Expense tab
- See detail here
8. Real Expense Tab
Expenses paid to the Supplier in the Estimated Expense Tab will be moved to the Real Expenses Tab to manage the services paid
Function Add bills used when the operator needs to create more payment proposals, can pay for services that have been advanced or paid for other services (referrer commissions...)
- See detail here9. Payment Estimate Tab
Estimated cost to organize the tour from when Sale changes booking to Operations. The operator can compare with the actual costs when organizing the tour.
10. Appointment Tab
Manage working appointments with Suppliers, company personnel related to operating tours
11. Note Tab
Note the things to note during the tour operation. Displays Sale notes before switching to Operations.
12. Log Tab
The system records Operation History related to services in Service Operation
13. Services canceled Tab
When the customer cancels the booking, the sale will do Cancel on the system, the services used in the tour will be transferred to this tab.
Update: 01/2023
More Information
- Mở (Open): Là điều hành viên đang tiến hành Đặt dịch vụ hoặc booking mới chuyển Thực hiện
- Đóng (Close): Khi tất cả các dịch vụ tại tab Đặt dịch vụ có Tình trạng đặt là Xác thực và Tình trạng công việc là Hoàn thành
- Điều hành: Hiển thị khi hành trình tour/Dịch vụ sắp đến ngày Khởi hành.
- Đang đi tour (Going on): Khi hành trình tour/Dịch vụ đó đang diễn ra
- Kết thúc (Finish): hành trình tour/Dịch vụ đã kết thúc so với ngày hiện tại.
- Quyết toán (Finalization): Là trạng thái mà Tour thực hiện đó đã kết thúc. Điều hành viên chuyển tour sang Quyết toán để Kể toán viên kiểm soát doanh thu, lợi nhuận tour
Lưu ý:
- Ký hiệu ô màu trước tên tour/dịch vụ:
- Mới (New): Trạng thái khi tour thực hiện chưa có dịch vụ nào được thao tác đặt với Nhà cung cấp, hoặc chưa có dịch vụ nào được chuyển trạng thái.
- Đặt dịch vụ (Ordering): Trạng thái khi tour thực hiện đã có ít nhất 1 dịch vụ được thao tác đặt với Nhà cung cấp. Hoặc có ít nhất 1 dịch vụ được chuyển trạng thái
- Hoàn thành (Completed): Trạng thái khi tour thực hiện có tất cả dịch vụ ở trạng thái Xác thực hoặc Hủy hoặc Không xác thực, không có dịch vụ nào đang ở trạng thái "Chờ phản hồi" hoặc "Chưa đặt".
Trạng thái Đóng/ Mở ở tour điều hành (Đóng/ Mở của tour SIC):
Ví dụ: Số chỗ mở bán tối đa cho tour A ngày 20/9/2022 là 90 pax. Tuy nhiên sẽ được tổ chức thành 2 đoàn, mỗi đoàn 45 pax. Lúc này khi các sale chuyển booking sang điều hành đã đủ 1 đoàn 45 pax, người điều hành sẽ chuyển tình trạng của tour điều hành đó từ Mở sang Đóng. Các booking tiếp sau đó sale chuyển sẽ được ghép vào 1 tour thực hiện thứ 2.
|
Thao tác chuột phải vào 1 tour điều hành ở Danh sách tour điều hành, người điều hành có thể click chọn các công cụ: Xem | Sửa | Tiện ích | Quyết toán Tour
- Xem, Sửa: Điều hành viên có thể xem hoặc điều chỉnh các thông tin trong tour như Thông tin chung, Chương trình tour, Cập nhật lại thông tin khách hàng trong danh sách đoàn, Tạo đề nghị thanh toán, Xem lịch sử đặt dịch vụ với NCC…
- Quyết toán Tour: Thao tác quyêt toán tour. Điều hành viên chuyển tour sang trạng thái Quyết toán sau khi đã hoàn tất công việc tổ chức, quyết toán hướng dẫn viên. Hệ thống tự động tính lợi nhuận thuần của tour dựa trên Thực thu, Thực chi, Thuế VAT (in, out). Điều kiện để có thể chuyển Quyết toán khi tất cả dịch vụ trong tour đã được đặt với nhà cung cấp và được confirm (Xác thực hoặc Không xác thực). Nếu còn dịch vụ ở trạng thái Chờ phản hồi, tour sẽ không thể chuyển Quyết toán.
- Tiện ích: Hệ thống File các dữ liệu liên quan của tour, hỗ trợ điều hành trong công tác tổ chức và bàn giao hồ sơ cho Hướng dẫn viên
Sau khi truy cập hệ thống sẽ yêu cầu khách hàng nhập Họ và Tên, Email hoặc Số điện thoại. Thông tin này sẽ được update chính xác vào dữ liệu danh sách đoàn hoặc nếu chưa có trong danh sách đoàn hệ thống sẽ insert thông tin để phụ vụ Remarketing. Dữ liệu được lưu tại taCRM > Tiềm năng.
Khách hàng có thể xem được:
Tab liên hệ: Địa chỉ đón, ngày bắt đầu khởi hành và địa chỉ trả khách và ngày kết thúc tour. Thông tin liên hệ: Thông tin trưởng đoàn, lái xe, hướng dẫn viên, khi cần có thể liên hệ.
Tab chương trình: Thể hiện chi tiết chương trình tour, khách hàng có thể nắm được và theo dõi hành trình
Tab dịch vụ: Hiển thị đầy đủ các dịch vụ khách sử dụng trong tour, khách hàng có thể đánh giá chất lượng dịch vụ trong suốt quá trình trải nghiệm. Các đánh giá này người điều hành xem chi tiết tại Điều hành dịch vụ > Điều hướng > 
Lưu ý:
Đối với các đầu dịch vụ sử dụng trong chương trình tour, nếu:
- Mỗi đầu dịch vụ chỉ có 1 nhà cung cấp duy nhất thì hệ thống sẽ ẩn tên nhà cung cấp để giữ đầu mối cho công ty lữ hành.
- Mỗi đầu dịch vụ có hai nhà cung cấp trở lên thì hệ thống vẫn hiển thị tên nhà cung cấp để khách hàng đánh giá chính xác chất lượng trải nghiệm dịch vụ.
+ Chương trình tour: Đây là file tổng hợp chương trình tour. Có thể tải về để phục vụ in ấn.
+ Danh sách đoàn: Đây là file tổng hợp tất cả khách trong đoàn đã nhập vào hệ thống có thể in ra bàn giao cho HDV dễ dàng theo dõi
+ Duyệt chi HDV & LX: Sử dụng khi có 1 số dịch vụ doanh nghiệp tạm ứng cho HDV hoặc Lái xe thanh toán trực tiếp cho NCC khi sử dụng dịch vụ. Hướng dẫn chi tiết tại đây
+ Phiếu điều động hướng dẫn viên: Đây là file tổng hợp nội dung bao gồm: Điểm đến, Thông tin Khách sạn, Thông tin Nhà hàng và Nội dung chương trình tour theo ngày đi tour
Nhấn chuột trái vào tour bạn cần điều hành, quan sát phần màn hình bên dưới sẽ thấy các tab thông tin chi tiết trong tour tương ứng với các nghiệp vụ phòng điều hành
Nhiệm vụ:
Thực hiện chức năng quản lý tổng thể các dịch vụ sử dụng trong tour điều hành như: Tên dịch vụ, tên nhà cung cấp, ngày sử dụng, số lượng, FOC theo chính sách NCC, tình trạng đặt với với nhà cung cấp, tình trạng thanh toán, điều hành viên phụ trách
- Bạn có thể thao tác điều chỉnh dịch vụ, nhấn vào chọn Sửa để sửa dịch vụ.
- Với các dịch vụ đã được đặt với NCC, nhấn chọn Xem để xem lịch xử giao dịch với NCC
Người điều hành thực hiện Book/Đặt dịch vụ tour trực tiếp trên hệ thống với nhà cung cấp.
- Bạn có thể sử dụng các Tiêu chí Lọc (1) (2) (3) (4) để hỗ trợ tìm kiếm dịch vụ theo nhà cung cấp, tình trạng đặt, tình trạng thanh toán.
- Số (5) bao gồm các thao tác quản lý tình trạng, đặt dịch vụ tự động với nhà cung cấp.
Quản lý các chi phí ước tính của tất cả dịch vụ sử dụng trong Tour thực hiện mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp
Điều hành viên có thể làm Đề nghị thanh toán gửi kế toán và các bộ phận liên quan khi các dịch vụ đã được NCC xác nhận
Lưu ý: Sau khi tạo Đề nghị thanh toán và dịch vụ đó chưa được Kế toán xác nhận thanh toán thì nó vẫn hiển thị thông tin ở Tab Chi phí ước tính là Chưa thanh toán và hiển thị bên tab Thực chi với tình trạng Chưa chi. Sau khi kế toán xác nhận đã thanh toán, dịch vụ sẽ ko còn hiển thị ở tab Chi phí ước tính nữa
Các khoản chi đã thanh toán với Nhà cung cấp trong Tab Chi Phí ước tính sẽ được chuyển sang Tab thực chi nhằm quản lý các dịch vụ đã thanh toán
Chức năng Thêm phiếu chi sử dụng khi điều hành cần tạo thêm các phiếu Đề nghị thanh toán, có thể thanh toán cho các dịch vụ đã được tạm ứng hoặc chi khác (Hoa hồng người giới thiệu...)
Thao tác trong phiếu Đề nghị thanh toán xem chi tiết tại đây
- Tour Private: Chỉ có 1 booking duy nhất, hiển thị các thông tin tour, số pax, thông tin khách hàng, nhân viên sale, ngày đặt booking
- Tour SIC: Theo tính chất đặc thù của loại hình tổ chức tour, dòng tour này sẽ được ghép bởi nhiều booking có cùng 1 ngày khởi hành tạo thành tour điều hành. Do đó, ở tab danh sách booking sẽ hiển thị tất cả các booking ghép tạo thành 1 tour điều hành để tổ chức thực hiện theo kế hoạch
- Nghiệp vụ chi tiết xem tại đây
Thống kê toàn bộ danh sách đoàn trong mỗi booking.
Trong trường hợp sale không nhập danh sách đoàn, ở đây sẽ chỉ hiển thị thông tin của người đặt tour (Thông tin khách hàng khi sale tạo booking)
Quản lý các đầu công việc thực hiện trong tour
Dự kiến chi phí để tổ chức tour từ khi Sale chuyển booking sang Điều hành. Người điều hành có thể so sánh với các chi phí thực tế khi tổ chức tour.
Quản lý các lịch hẹn làm việc với NCC, nhân sự công ty liên quan đến tour điều hành
Note lại những điều cần lưu ý trong quá trình điều hành tour. Hiển thị cả những ghi chú của Sale trước khi chuyển sang Điều hành.
Hệ thống ghi nhận Lịch sử thao tác liên quan đến các dịch vụ trong Điều hành dịch vụ
13. Tab Dịch vụ hủy
Khi khách hàng hủy booking, sale sẽ thao tác Hủy trên hệ thống, các dịch vụ sử dụng trong tour sẽ được chuyển toàn bộ qua tab này
