Booking S.I.C

Quản lý Booking dịch vụ

Booking tour F.I.T | Báo giá | Chiết tính giá trẻ em

1. Tạo booking dịch vụ tour ( Tour S.I.C)

Để tạo Booking, bạn cần di chuyển tới Phân hệ TaCRM để thực hiện việc TẠO này, nếu bạn có vai trò (phân quyền là Kinh doanh) thì sau khi login, màn hình của bạn sẽ chính là TaCRM

Bước 1: Nhấn vào trên TOP màn hình chọn Booking (như hình dưới)

Bước 2: Nhập dữ liệu theo yêu cầu của form booking như hình dưới đây,

+ Không bỏ qua các yêu cầu dữ liệu

+ Dịch vụ yêu cầu: lựa chọn option Tour du lịch

+ Tick chọn nếu là S.I.C Tour

+ Tại dòng Dịch vụ tour: Gõ tên tour có ngày mở bán và "Nhấn Enter để tìm kiếm tour" sẽ hiển thị ra các tour đã Chiết tính đầy đủ, nhấn

Ví dụ: Tour Thiên Đường Miền Trung (5 SAO)

Lưu ý:

+ Các tour S.I.C này đều phải có ngày mở bán trong tương lai (Cấu hình tour mở bán)

Hình ảnh: Chọn 01 tour S.I.C có ngày mở bán

- Tại bảng Pop-up hiện ra, thực hiện theo các bước sau:

(1) Chọn ngày khởi hành (ngày đi tour). Để bổ sung thêm ngày mở bán cho tour S.I.C, truy cập Menu > Dịch vụ > Tour sản phẩm, nhấn chuột phải vào tour S.I.C và chọn Mở bán tour

(2) Chọn số lượng Khách: người lớn, trẻ em

(3) Chọn hạng tour.

(4) Giá dịch vụ: chọn Giá Nhận (Agent/Sales) | Giá bán (khách lẻ)

(5) Nhấn để chuyển sang bảng Chiết tính bán tour.

- Nếu trong tour có trẻ em (xem thêm hướng dẫn tại đây)

Hình ảnh: Thao tác cấu hình khi chọn 01 tour S.I.C

Lưu ý:

Trong trường hợp tour khách đặt vào ngày cuối tuần, cần thay đổi giá khách sạn vì hiện tại hệ thống đang mặc định theo giá ngày thường: Chọn để sửa giá phòng, sau đó nhấn

Màn hình PopUp bên dưới: Chiết tính bán tour DADHOIANDADD//Tour Thiên Đường Miền Trung (5 SAO)

Hình ảnh: Bảng Chiết tính Sale trong booking tour S.I.C

Trong đó:

+ Nhấn

để chọn dịch vụ của NCC (thao tác như Thêm dịch vụ trong bảng Chiết tính tour)

+ Nhấn tại dịch vụ muốn sửa và lựa chọn NCC (hoặc dịch vụ) khác

+ Nhấn

tại dịch vụ muốn Xóa và Xóa khỏi bảng Chiết tính Sale

Sau đó nhấn để cập nhật bảng Chiết tính bán tour chuyển về màn hình thông tin chung và nhấn góc trên

Hình bên dưới thể hiện Overview 01 booking tour S.I.C trước khi nhấn nút Lưu & Đóng lại

Trong đó:

(1) Danh sách đoàn: Thông tin thành viên đi trong đoàn

(2) Tạm ứng: Số tiền sale đề nghị khách hàng thanh toán tạm ứng khi đặt booking

(3) Click Lưu & Đóng lại để kết thúc để hoàn tất quá trình tạo mới Phiếu dịch vụ

==================

Một số lưu ý khi tạo Phiếu dịch vụ - Booking tour S.I.C

- Cần mở bán tour S.I.C trong Menu > Dịch vụ > Tour sản phẩm (Xem hướng dẫn)

- Dịch vụ trong tour cần Chiết tính đủ các dịch vụ;

- Không đi tour: Tick nếu người đặt tour không phải là khách đi tour, khi đó hệ thống sẽ không hiển thị tên này trong Danh sách đoàn. Ngược lại, tên người đặt tour sẽ hiển thị trong Danh sách đoàn.

- Tiền tệ: Đơn vị tiền tệ thanh toán trong booking.

+ Nếu đơn vị tiền tệ của booking trùng với Đơn vị tiền tệ mặc định của hệ thống, tỷ giá sẽ bằng 1.

+ Nếu khác đơn vị tiền tệ mặc định của hệ thống, thay đổi tỷ giá trong ô Tỷ giá hoặc nhấn và nhấn để cập nhật tỷ giá tự động

Khi nhấn THÔNG TIN THÊM

- Ghi chú: Ghi chú trong booking

- Booking đại lý: Nhập mã booking đại lý nếu đây là booking bán sỉ cho Đại lý của doanh nghiệp

- Thuế VAT 10%: Lựa chọn loại VAT (Giá không bao gồm thuế VAT, Giá chưa bao gồm thuế VAT, Giá đã bao gồm thuế VAT)

	Giá không bao gồm thuế VAT	Giá chưa bao gồm thuế VAT	Giá đã bao gồm thuế VAT
Diễn giải	Không tính VAT	Có tính VAT, VAT sẽ được cộng thêm vào Tổng giá trị booking	Có tính VAT, VAT đã được tính vào Tổng giá trị booking
Thành tiền trước thuế	Tổng giá trị booking	Tổng giá trị booking	GrandTotal / 1.1
Tiền thuế VAT 10%	0	Thành tiền trước thuế * 10%	Tổng giá trị booking / 1.1
GrandTotal	Tổng giá trị booking	Thành tiền trước thuế + Tiền thuế VAT 10%	Tổng giá trị booking
Dựa trên VAT = 10%

Hình ảnh: Lựa chọn Loại thuế VAT và ứng dụng trên tổng giá trị booking

2. Booking dịch vụ lẻ

Lựa chọn dịch vụ bạn cần bán: Khách sạn, Vé thắng cảnh, Nhà hàng, Xe ô tô, Train, Tàu, v.v.

Bước 1: Chọn dịch vụ yêu cầu

Bước 2: Tìm chọn nhà cung cấp, sau đó chọn dịch vụ mà bạn muốn bán của nhà cung cấp đó

Tích chọn dịch vụ
Tích chọn .
Tiếp theo, mở ra 1 bảng pop-up chọn Ngày bắt đầu, số lượng và các thông tin cần thiết khác,
Nhấn
Dưới đây là màn hình hoàn thiện. Điền khoản tạm ứng nếu có tại Deposit. Nhấn để hoàn tất.

Hình ảnh: Hoàn tất 01 booking có khoản tạm ứng

Lưu ý:

(1) Sau khi lưu booking, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu thu (gọi là Phiếu thu chờ). Nếu bạn nhấn nút bạn có thể thu phiếu thu đã tạo trước đó hoặc tạo thêm 1 phiếu thu khác (phiếu thu khác này sẽ tăng giá trị của booking)

Hình ảnh: Phiếu thu chờ tại booking

Nhấn để thu Phiếu thu đã tạo trước đó.
Nhấn để tạo thêm 1 phiếu thu khác (phiếu thu khác này sẽ tăng giá trị của booking)

(2) Khi nhập tạm ứng, hệ thống sẽ tự động thêm 01 phiếu thu tại booking này, bạn có thể kiểm tra và thực hiện thu theo hướng dẫn sau

- Truy cập tới booking vừa tạo

- Chuột phải vào phiếu thu > Sửa

Hình ảnh: Sửa một phiếu thu

- 01 phiếu thu chi tiết popup hiển thị, bạn cận Nhập tên người nộp tiền và click chọn

Màn hình phiếu thu tạm ứng 1 phần

3. Tìm kiếm Booking

Truy cập theo đường Menu -> Booking/Request -> Booking

Hình ảnh: Tìm kiếm booking

Tại đây, bạn có thể tìm kiếm các Booking khác nhau theo các tiêu chí

- Nhập từ khóa theo mã booking hoặc tên booking.

- Loại ngày tìm kiếm: Hệ thống cho phép lọc theo 2 loại:

+ Ngày tạo: Ngày booking được tạo

+ Ngày sử dụng: Ngày khởi hành của tour (đói với dịch vụ tour), ngày sử dụng dịch vụ (đối với dịch vụ ngoài).

- Từ ngày .... Đến...: Khoảng thời gian lọc từ ngày ... đến ngày ....

- Tình trạng cần tìm kiếm (Thực hiện, Hủy, Tạm dừng, v.v...)

- Người bán hàng: Tìm kiếm các booking theo tên nhân viên Sale

- Người điều hành: Tìm kiếm các booking theo tên nhân viên Điều hành booking đó.

* Muốn xem thông tin của một Booking, chúng ta nhấp chuột trái vào Booking đó. Bảng thông tin của Booking đó sẽ được hiện ra ngay phía dưới.

** Thêm nhanh thông tin của Booking bằng cách nhấp chuột vào Thêm mới hoặc Thêm mới... tại Tab tương ứng của Booking. Sau đó nhập nội dung theo các trường dữ liệu yêu cầu rồi nhấp Lưu lại

** Tham khảo cách chỉnh sửa và xóa thông tin của Booking tại đây

4. Các thao tác khi chuột phải lên một Booking

Hình ảnh: Các thao tác khi chuột phải lên một Booking

- Xem: Xem booking ở dạng Phiếu đặt dịch vụ

- Sửa: Sửa thông tin trong booking (thông tin khách hàng, ngày đi tour, dịch vụ tour,...)

- Xóa: Xóa booking (Chỉ có thể xóa booking khi trạng thái booking đó chưa chuyển sang "Thực hiện")

- Xuất bảng giá: Download bảng giá của booking theo 3 định dạng file: Word, Excel, PDF. Trong file sẽ hiển thị đầy đủ các dịch vụ sử dụng trong từng ngày tour kèm giá chi tiết từng dịch vụ.

Hình ảnh: File excel download của bảng giá

- Xuất chương trình: Download chương trình tour theo 2 định dạng file: Word, PDF.

- Phiếu dịch vụ: Download Phiếu yêu cầu dịch vụ theo dạng file PDF hoặc In Phiếu yêu cầu dịch vụ

- Tiện ích:

+ Chuyển điều hành: Chuyển cho bộ phận Điều hành để Điều hành viên thực hiện các bước đặt dịch vụ với Nhà cung cấp. Xem chi tiết tại đây

+ Thêm khoản thu khác: Thêm khoản thu mới, các dịch vụ/khoản thu sau khi thêm mới sẽ ảnh hưởng đến giá trị booking. Sau khi nhấn "Thêm khoản thu" thì hệ thống sẽ hiển thị ra phiếu thu dịch vụ, thao tác như sau:

(1) Tại mục "Thêm dịch vụ", chọn dịch vụ muốn thêm mới. Thêm lần lượt các dịch vụ cần thiết

Hình ảnh: Chọn dịch vụ thêm vào trong tour

(2) Chọn Nhà cung cấp, chỉnh sửa giá (nếu có), sau đó tick trạng thái đã thu (nếu dịch vụ chưa được thanh toán thì không tick vào ô này). Nhấn để hoàn tất thao tác.

Hình ảnh: Thêm mới dịch vụ cho booking/tour đã chuyển thực hiện

(3) Quay trở lại tab Điều hành (Menu > Điều hành > Điều hành dịch vụ > Tab Điều hành) để phê duyệt thay đổi

+ Thêm người thực hiện: Thêm người chịu trách nhiệm điều hành booking, thêm Điều hành viên cho booking. Thao tác này chỉ có thể thực hiện khi booking đó đã được chuyển thực hiện (chuyển điều hành)

+ Chuyển booking mới: Khi nhấn nút này, hệ thống sẽ mặc định HỦY booking hiện tại (booking gốc) và chuyển sang 1 booking mới với thông tin khách hàng và thông tin Dịch vụ tour vẫn được giữ nguyên theo booking gốc.

+ Thay đổi dịch vụ: Thay đổi dịch vụ đã có trong tour. Thao tác này chỉ có thể thực hiện khi booking đã được chuyển thực hiện (chuyển cho bộ phận Điều hành tour). Nếu booking vẫn ở trạng thái Đặt dịch vụ, bạn cần nhấn chuột phải vào booking đó và nhấn Sửa để chỉnh sửa các dịch vụ trong tour

+ Hủy Booking: Hủy booking đang thực hiện. (Lưu ý: Các booking chuyển thực hiện (chuyển điều hành) đã qua ngày khởi hành thì không thể Hủy được. Hệ thống sẽ có thông báo là "Dịch vụ trong booking này đã được thực hiện. Hủy không thành công" như ảnh dưới đây:

Hình ảnh: Cảnh báo khi Hủy Booking đã qua ngày khởi hành

- Lịch sử hoạt động: Liệt kê tất cả các thao tác liên quan đến booking đó

Lưu ý: Các mục không in đậm: Đề nghị ghi doanh số, Đòi nợ, Gửi Email, Gửi SMS, Trộn thư, Mẫu,.. VietISO đang xây dựng nên chưa có chức năng hoàn chỉnh.

5. Các trạng thái trong mỗi booking

Mỗi booking trong danh sách sẽ hiển thị trạng thái để Nhân viên Sale nắm được booking đó đang ở tình trạng nào, bao gồm 7 trạng thái chính: Chưa xác thực, Đặt dịch vụ, Điều hành, Đang đi tour, Kết thúc, Hủy, Quyết toán

Hình ảnh: Các trạng thái của một booking

(1) Chưa xác nhận : Trạng thái khi booking được tạo bằng cách "Thêm nhanh" hoặc Chuyển từ Báo giá sang. Đối với trường hợp này, cần phải nhấn "Chuyển Xác nhận", sau đó mới chuyển được sang Điều hành.

Để Chuyển Xác nhận, bạn nhấn chuột phải vào booking đó, trỏ vào Tiện ích rồi nhấn Chuyển xác nhận

(2) Đặt dịch vụ : Trạng thái booking vừa được tạo, có thể chỉnh sửa theo nhu cầu khách hàng. Hoặc là trạng thái sau khi nhấn Chuyển xác nhận từ trạng thái (1).

Để chuyển booking ở trạng thái Đặt dịch vụ sang Điều hành, bạn nhấn chuột phải vào booking đó, trỏ vào Tiện ích rồi nhấn Chuyển thực hiện

(3) Điều hành : Trạng thái booking đã được chuyển Điều hành, và ngày hiện tại chưa đến ngày trong hành trình tour

(4) Đang đi tour : Trạng thái booking đã được chuyển Điều hành, và ngày hiện tại là ngày trong hành trình tour đó.

(5) Kết thúc : Trạng thái booking đã được chuyển Điều hành, và ngày hiện tại đã qua so với ngày trong hành trình tour

(6) Hủy : Trạng thái booking bị Hủy do khách không sử dụng nữa hoặc lý do nào đó.

Lưu ý: Để Hủy booking thì ngày khởi hành của booking phải là ngày hiện tại hoặc ngày trong tương lai

(7) Quyết toán :Là trạng thái mà booking đã được chuyển Điều hành. Tour diễn ra hoàn tất và Điều hành viên chuyển trạng thái tour sang Quyết toán

Để chuyển Tour sang Quyết toán, tại danh sách Tour thực hiện, nhấn chuột phải vào tour muốn Quyết toán rồi nhấn Quyết toán, sau đó Xác nhận thao tác.

6. Các Tab thông tin tại mỗi booking

Khi nhấn vào mỗi booking, sẽ có các Tab thông tin hiển thị để sale có thể nắm được tình trạng của booking này

Hình ảnh: Các tab thông tin tại mỗi booking

Chi tiết và chức năng các Tab thông tin:

a. Tab Dịch vụ

Hiển thị danh sách các dịch vụ sử dụng trong booking (bao gồm 2 loại: Dịch vụ tour và Dịch vụ ngoài) kèm tổng giá trị booking và số lượng khách trong booking đó.

b. Tab Danh sách đoàn: Hiển thị danh sách khách hàng đi tour. Nhấn , bạn có thể thêm mới 01 khách hàng vào danh sách đoàn theo các cách sau:

Thêm một: Thêm từng khách hàng vào danh sách. Hệ thống hiển thị 1 hàng thông tin để bạn nhập.
Thêm nhiều: Thêm nhiều khách hàng vào danh sách. Hệ thống hiển thị nhiều hàng thông tin để bạn nhập.
Nhập Excel: Sử dụng file Excel để nhập danh sách đoàn lên hệ thống.
Xuất Excel: Xuất file Excel danh sách đoàn.

** Lưu ý:

+ Số hàng (dòng) được sinh ra trong bảng sẽ tương ứng với số khách trong booking. Ví dụ booking có 5 khách thì sẽ có 5 dòng được sinh ra.

+ Nếu muốn xóa thông tin một khách hàng nào đó, bạn nhấn chuột phải vào hàng đó và chọn Remove row.

c. Tab Thực thu:

- Thêm phiếu thu: Thêm phiếu thu mới, phiếu thu ngoài liên quan đến booking đang thao tác. Nhấn nút sau đó điền các thông tin cần thiết vào phiếu.

Lưu ý: Nếu Phiếu thu chính của booking chưa được thanh toán (chưa tick "đã thu") thì hệ thống sẽ hiển thị bảng thông báo Phiếu thu chờ như ảnh dưới đây:

Khi đó, nếu bạn muốn thanh toán phiếu thu chờ (phiếu thu chính) của booking thì nhấn . Nếu muốn thu ngoài giá trị booking, nhấn sau đó nhập các thông tin yêu cầu trong phiếu.