Thuật ngữ thường gặp

Dưới đây là một số thuật ngữ thường dùng trong tổ chức sự kiện chúng tôi cung cấp hy vọng có thể giúp cho sự kiện của bạn thành công hơn:

Audio visual aids: Phụ kiện nghe nhìn, ví dụ phim, projector, loa, flip chart….

Banquet hall: phòng tiệc lớn - Banquet room: phòng tiệc.

BEO (Banquet event order): tạm hiểu là 1 bản tóm tắt liệt kê chi tiết các vật dụng chuẩn bị cho event ví dụ set up phòng thế nào, đồ ăn thức uống ra sao. Nom na là anh chị em làm event hay gọi là "check list" vật dụng cần chuẩn bị cho sự kiện đó, cái này cần lắm nha, nó giúp ta không bỏ xót vật dụng cần thiết.

BP (Budgetary philosophy): Bản tính toán tài chính, dự trù về lời, lỗ… trong 1 event.

Cash bar: quầy bar set up riêng cho những khách có nhu cầu dùng đồ uống riêng, dùng xong thì phải tự trả xiền, phân biệt với host bar, còn gọi là open bar hay sponsored bar uống free.

Confetti canon: Máy bắn kim tuyến.

Contingency plan: Kế hoạch sơ cua có thể thay thế kế hoạch ban đầu nếu bất ngờ có thay đổi gì đó.

Greeting gate: Cổng chào.

In-kind: Việc đóng góp hàng hoá, vật chất không phải là tiền, có thể là sản phẩm/dịch vụ của nhà tài trợ. Khi đi xin tài trợ, các bạn event sẽ nghe các từ này mà người ta hay gọi là patter. Tức là nhà tài trợ thay vì tài trợ 100% tiền mặt, họ chỉ tài trợ 1/2 tiền mặt, 1/2 còn lại quy ra sản phẩm/dịch vụ của công ty họ.

Indirect cost: là chi phí gián tiếp hay còn gọi là overhead cost mà trong bảng dự trù chi phí của dân event gọi là "dự trù chi phí phát sinh", loại chi phí này thường nằm trong khoảng 10% của tổng dự trù chi phí cho 1 sự kiện.

Lav mic: (lavalier microphone, hay pendant mic, necklace mic, lapel mic) Mic ko dây tí hon đeo ở cổ hoặc ve áo.

Liability: Trách nhiệm pháp lý, liên quan đến các thiệt hại hay thương vong trong 1 event.

Marshalling yard: nơi xe tải có thể vào và đợi trước khi chuyển hàng vào khu vực triển lãm.

Move – in: Quy trình dựng lên 1 triển lãm, move – out quy trình tháo dỡ.

Onsite: tại nơi diễn ra event.

Onsite registration: Đăng ký ngay tại chỗ tại nơi diễn ra event hoặc ngày diễn ra event, khác với pre registration: đăng ký trước.

Physical requirements: Những yêu cầu liên quan đến kiến trúc, bài trí, nhiệt độ… để đáp ứng yêu cầu của 1 event.

Place cards: Vật chỉ dẫn dành để ghi tên khách tham dự, để trên bàn, thường có dạng cards.

Post event meeting: Họp sau chương trình, pre event meeting: họp trước chương trình.

Print broker: Người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến in ấn.

Projector: Máy chiếu, có overhead projecter là máy chiếu dùng phim, giờ ít xài, LCD projector là loại phổ biến hay dùng ở hội thảo, sự kiện, DLP projector dùng công nghệ DLP, cơ động, hình mịn nhưng màu sắc ko đẹp, thường dùng chiếu phim ở nhà.

Reader board: bảng hay bảng điện tử liệt kê các event trong ngày tại địa điểm.

Rider: Chi phí chi trả hoặc sự đáp ứng các yêu cầu cho nghệ sĩ bên ngoài hợp đồng, để họ đến diễn trong event, bao gồm chi phí đi lại, ăn uống, yêu cầu về sân khấu…

Rounds: bàn tiệc tròn, thường ngồi 8 – 10 người.

Theme event: Event có chủ đề, trong đó đồ ăn,design, giải trí đều theo 1 mô típ riêng

Turnover: Tái set up lại căn phòng theo 1 kiểu khác, ví dụ khách họp xong thì set up phòng họp theo kiểu khác để làm phòng tiệc.

Wings: Cánh gà sân khấu.