Tab Danh sách Booking

- Tour Private: Chỉ có 1 booking duy nhất, hiển thị các thông tin tour, số pax, thông tin khách hàng, nhân viên sale, ngày đặt booking

- Tour SIC: Theo tính chất đặc thù của loại hình tổ chức tour, dòng tour này sẽ được ghép bởi nhiều booking có cùng 1 ngày khởi hành tạo thành tour điều hành. Do đó, ở tab danh sách booking sẽ hiển thị tất cả các booking ghép tạo thành 1 tour điều hành để tổ chức thực hiện theo kế hoạch

Sử dụng các tác vụ để xem booking hoặc chuột phải vào 1 booking để Xem hoặc Thay đổi dịch vụ cho booking đó

a) Xem

Với thao tác này, người điều hành có thể xem lại các thông tin booking mà sale đã đặt, bao gồm:

- Thông tin khách hàng

- Thông tin tour... Sử dụng tác vụ và chọn Xem

- In chương trình tour, in phiếu đặt dịch vụ

b) Thay đổi dịch vụ

Truy cập chức năng này là bạn đang thưc hiện việc Thay đổi/Thêm/Bớt dịch vụ trong booking của bạn, điều này cũng sẽ làm Thay đổi/Thêm/Bớt dịch vụ mà sale đã sử dụng trong booking.

Nghiệp vụ thay đổi này thuộc về vai trò điều hành khi tiến hành các công việc chuẩn bị tổ chức tour. Việc Thêm/ sửa/ xóa dịch vụ không làm thay đổi giá trị booking (Tổng giá trị thanh toán) của khách hàng. (Ví dụ: Tăng thêm số lượng của 1 số dịch vụ cho Tour leader, hướng dẫn viên)

Nếu các yêu cầu Thêm dịch vụ được yêu cầu từ khách hàng thì đây là nghiệp vụ phát sinh từ sale tiếp nhận và có tính thêm phí vào tổng giá trị booking. Cần thao tác ở khu vực booking của sale, không thuộc vai trò người điều hành. (Ví dụ: Khách mua thêm vé thắng cảnh ngoài chương trình tour, mua thêm vé máy bay...)

Truy cập khu vực Thay đổi dịch vụ và thao tác: Thay đổi, Xóa dịch vụ, Thêm dịch vụ

- Nhấn để thay đổi 1 dịch vụ (Áp dụng khi dịch vụ đó chưa được đặt với NCC)

Các thông tin có thể thay đổi trong khu vực này bao gồm (Chỉ áp dụng với các dịch vụ chưa được đặt với NCC):

(1) Thay đổi Nhà cung cấp: Lựa chọn 1 nhà cung cấp khác thay thế cho nhà cung cấp ban đầu theo thông tin của Booking được sale chuyển sang. Trường hợp này phát sinh ví dụ như đặt phòng khách sạn bị hết cần đổi sang 1 khách sạn khác có chất lượng tương đương cho khách hàng

(2) Thay đổi dịch vụ cung cấp: Vẫn giữ nguyên nhà cung cấp ban đầu nhưng thay đổi dịch vụ trong đó. Ví dụ Nhà hàng, ban đầu dùng thực đơn giá 150.000đ, sau đó người điều hành có thể điều chỉnh chọn 1 thực đơn khác giá 130.000 mà vẫn đảm bảo chất lượng như cam kết.

(3) Thay đổi số lượng dịch vụ: Sử dụng khi đặt thêm 1 số dịch vụ cho HDV hoặc Tour Leader. Sau khi nhấn vào ô Số lượng, hệ thống sẽ hiển thị 1 ô pop-up mới với danh sách các Booking sử dụng dịch vụ Biến đổi này để bạn thay đổi số lượng trong booking phù hợp. Sau đó nhấn để hoàn tất thao tác

(4) Thay đổi giá nett của dịch vụ: Trường hợp tại thời điểm điều hành đặt dịch vụ, giá nhà cung cấp có sự biến động so với hợp đồng ban đầu. Có thể do mùa cao điểm, hoặc các chương trình khuyến mại của nhà cung cấp. Người điều hành điều chỉnh lại giá Nett cần thanh toán để chính xác với thực tế, hỗ trợ công tác làm đề nghị thanh toán chuyển bộ phận kế toán sau này.

(5) Tích vào ô Không dùng nếu không sử dụng dịch đó. Chức năng này có thể loại bỏ dịch vụ khỏi danh sách quyết toán, book/order dịch vụ.

(6) FOC: Chính sách FOC nhà cung cấp khi điều hành deal trực tiếp cho booking, được thay đổi so với FOC trong hợp đồng

(7) Khác: Các dịch vụ bổ sung thêm cho tour thuộc Nhà cung cấp đang thao tác. Nhấn ô "Nhập từ khóa" để lựa chọn dịch vụ, nếu chưa có dịch vụ mong muốn, có thể thêm nhanh bằng cách nhấn

(8) Thuế VAT 10 % hoặc Đề nghị xuất hóa đơn. Nếu tick vào 1 trong 2 ô này, hệ thống sẽ hiểu rằng giá dịch vụ đã bao gồm 10% VAT

Lưu ý:

(1) Riêng đối với dịch vụ Khách sạn, chính sách FOC sẽ áp dụng cho tổng số phòng đã chọn

Công thức: Tổng giá phòng = {[(giá phòng 1* số lượng + giá phòng 2 * số lượng +... + giá phòng n * số lượng)/tổng số lượng phòng] * số phòng còn lại sau khi trừ FOC} + giá extra

Ví dụ như ảnh trên, phòng 1 có giá: 3.000.000đ/phòng (extra: 1.000.000đ), phòng 2 có giá: 3.500.000đ/phòng, phòng 3 có giá: 2.000.000đ

FOC áp dụng: 4 phòng - 1 FOC (đặt 4 phòng được 1 phòng miễn phí)

Số lượng đặt: Phòng 1: 2 phòng | Phòng 2: 1 phòng | Phòng 3: 1 phòng, tổng = 4 phòng FOC được áp dụng

Tổng giá phòng bằng: {[(3.000.000* 2+ 3.500.000 *1 + 2.000.000 *1)/4]*3 }+1.000.000 = 9.625.000đ

(2) Nếu thay đổi số lượng phòng khách sạn, hệ thống sẽ load lại FOC dựa theo chính sách FOC đã nhập trong NCC (lấy phòng đầu tiên trong bảng làm căn cứ để load). Bạn có thể thay đổi số FOC này (nếu cần).

(3) Đối với tour SIC: Dịch vụ Cố định Guide, Xe oto áp dụng cho cả đoàn được thay đổi ở Tab Điều hành

Update: 18/08/2021